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Vérifiez les comptes de votre copropriété : notre méthode de contrôle en cinq étapes

Vérifiez les comptes de votre copropriété : notre méthode de contrôle en cinq étapes
Octobre 2012
Le Particulier Immobilier n° 290, article complet.
Auteur : CARASSO (Jorge)

Lire les comptes, cela s’apprend. Il ne s’agit pas seulement de vérifier que les opérations sont justes mais qu’elles sont justifiées. La nomenclature comptable expliquée, nos conseils à l’appui.

Le contrôle des comptes de la copropriété est l’une des missions essentielles du Conseil syndical (art. 18 de la loi du 10.7.65). Et depuis le décret comptable et l’arrêté du 14 mars 2005 édictant des principes de tenue des comptes et de présentation spécifiques, les syndics sont astreints, dans les copropriétés de dix lots et plus, au respect de ces règles strictes. Bonne nouvelle, la récente nomenclature (voir La comptabilité d’engagement décryptée) permet d’identifier plus rapidement les postes de dépenses et les produits, facilitant, en théorie, le travail de contrôle du conseil syndical. Encore faut-il savoir ce que l’on doit y chercher. « La plupart des copropriétés, faute de compétences dans ce domaine, se contentent de faire correspondre les factures avec les dépenses. Mais c’est un examen plus ciblé qui permettra de relever d’éventuelles anomalies et de dégager des économies pour les copropriétaires », signale Francis Bourriaud, président D’ADB Conseils. Certes, les cinq annexes comptables reçues par les copropriétaires avant la tenue de l’assemblée générale (AG) peuvent faire office de tableau de bord pour avoir une vue plus précise des postes de charge, mais il est, dans de nombreux cas, nécessaire de se saisir de tous les documents exigibles pour peaufiner son contrôle (voir "Les documents indispensables pour effectuer un contrôle efficace"). En procédant avec méthode et à condition de disposer de suffisamment de temps pour cette mission, un grand nombre de vérifications, dans une copropriété de taille moyenne, sont réalisables par un conseil syndical volontariste. Une fois que celui-ci est rodé à l’exercice, il peut, factures à l’appui, sonder les comptes de charges (chauffage, ascenseur, honoraires de syndics) et, in fine, espérer réduire les dépenses de la copropriété, autant que possible.

Un contrôle des comptes se prépare en amont

Un minimum de deux mois est nécessaire entre la fin de l’année comptable et la tenue de l’AG afin de réaliser les vérifications d’usage, de repérer d’éventuelles anomalies et de les faire corriger avant l’approbation des comptes. En effet, à défaut d’opposition du conseil syndical, le syndic peut être tenté d’envoyer la convocation à l’AG et les annexes comptables dès les comptes clôturés, laissant parfois le minimum légal (vingt et un jours) aux copropriétaires concernés pour les étudier avant « approbation ». Selon la taille de la copropriété, le contrôle demande logiquement plus ou moins de temps. Si une copropriété d’une cinquantaine de lots, sans équipements particuliers, peut se satisfaire à la rigueur d’un contrôle annuel, ce sera probablement insuffisant pour une copropriété plus grande. « Il est conseillé de contrôler les comptes trimestriellement. Cela évite au conseil syndical de se retrouver submergé et de passer à côté d’éléments importants », rappelle Albin Philips, auditeur de gestion pour l’Association des responsables de copropriété (ARC). Lorsqu’il n’est pas rodé à l’exercice, le conseil syndical a la possibilité, dans l’exercice de sa mission, de se faire assister par un tiers (art. 27 du décret du 17.3. 67), ne serait-ce qu’une journée par an, que ce soit un professionnel ou un copropriétaire compétent. Il peut aussi procéder par étapes afin d’appréhender progressivement la nomenclature comptable et d’avoir une vision de plus en plus fine de la gestion de son immeuble. « La première année, le conseil syndical peut se concentrer sur la bonne tenue des comptes et suivre les travaux s’il y en a ; la seconde il regardera la répartition des charges et s’attellera aux dépenses de chauffage et d’ascenseur ; l’année d’après, il se concentrera sur les honoraires de syndics », conseille Francis Bourriaud, président d’ADB Conseils. La lecture des comptes demande un apprentissage.

Première étape : les comptes sont-ils bien tenus ?

Même pour un comptable de formation, il peut être difficile de contrôler des comptes quand ces derniers ne sont pas correctement tenus. En revanche, il est simple de détecter leur bonne ou leur mauvaise tenue. En effet, les syndics sont obligés d’enregistrer leurs opérations au jour le jour. Ainsi, une facture reçue le 31 décembre 2012 mais payée le 2 janvier 2013 devra figurer dans la comptabilité 2012. Cette comptabilité dite « d’engagement », telle qu’elle est définie par le décret comptable, permet au conseil syndical d’avoir une vision complète d’un exercice. Dans un premier temps, il est donc nécessaire de vérifier les dates d’enregistrement des factures. Dans le « livre journal », tenu de façon chronologique (voir encadré ci-contre), il est assez facile de le vérifier. « Si des dates de saisie informatique sont identiques pour un grand nombre de factures, cela veut dire que le syndic a probablement antidaté l’enregistrement de la facture », note Albin Philips auditeur à l’ARC. Or, le respect des règles comptables est l’une des obligations de base d’un syndic, imposées par l’article 18. Il faut donc exiger le livre journal et le vérifier fréquemment. De même, le « grand livre », qui regroupe le détail des comptes de la copropriété, doit être clair et lisible. « Parfois, on trouve des pages et des pages d’annulation et de rectification. Exiger d’avoir des comptes clairs est un minimum », estime Laurent Delcamp, directeur commercial de Copropresta. Que cette confusion soit due à de la négligence ou à un logiciel peu performant, elle doit être évitée. Il est nécessaire que les fournisseurs soient clairement nommés, et leurs interventions clairement indiquées.
Une bonne tenue des comptes implique qu'ils soient suffisamment détaillés. Ainsi, dans le cas où un syndic regrouperait l’ensemble des fournisseurs dans un même compte (401), il faudra veiller à ce que chaque prestataire dispose d’un compte propre (Par exemple, 40101 : GDF, 40102 : Veolia, 40103 : EDF, etc.). Certes, ces subdivisions ne font pas partie des obligations comptables du syndic, mais si vous l’exigez, le contrôle des opérations sur ces comptes en sera renforcé. Vous devez également réclamer le détail des prestataires en ce qui concerne les comptes des charges (classe 6 de la nomenclature comptable, voir La comptabilité d’engagement décryptée), notamment le poste entretien et petites réparations (615), où la mise en place de sous-comptes vous permettra d’y voir plus clair. Les comptes débiteurs divers et créditeurs divers (46), tout comme les comptes d’attente (47) devront faire l’objet d’une attention particulière. Ils sont facilement repérables dans le poste créance de l’annexe I (État financier de la copropriété envoyé aux copropriétaires avant l’assemblée) et dans le grand livre, en suivant la nomenclature comptable. Ainsi le poste débiteur divers indique que la copropriété a un ou des tiers débiteurs. En connaître l’identité paraît indispensable. « Ce sont souvent d'anciens copropriétaires avec une dette. Dans ce cas, comment se fait-il que le gestionnaire ait laissé partir un copropriétaire présentant un solde débiteur ? La copropriété ne devra pas supporter financièrement cette faute, qui peut être imputée au professionnel ayant traité le dossier », rappelle Albin Philips. Ce poste peut tout aussi bien cacher des honoraires de syndic, il faut s’en assurer. À l’inverse, le compte créditeur divers (46) peut regrouper des copropriétaires vendeurs ayant laissé un crédit à la copropriété. Au-delà de cinq ans, la copropriété peut invoquer la prescription et récupérer cet argent dormant. En deçà, il convient d’identifier et de restituer ces sommes. Enfin, attention aux comptes d’attentes. L’utilisation de ces comptes est fréquente, pourtant, elle doit rester exceptionnelle et ne vivre que pendant l’exercice, pour être soldée à la fin de l’année. Et si ce n’est pas fait, il faut encore une fois l’exiger. « C’est une anomalie comptable, et il faut impérativement demander le détail de ce compte. Parfois, ce sont des erreurs très anciennes qui n’ont jamais été remises à plat », constate Francis Bourriaud d’ADB Conseils.

Deuxième étape : détectez les anomalies

Certaines anomalies sont rapidement identifiables. Il s’agit dans un premier temps d’observer l’équilibre entre les débits et les crédits. C’est plus facilement réalisable dans la balance générale. « Le total général des débits doit être égal au total général des crédits. Si ce n’est pas le cas, il faut demander des explications et exiger les justificatifs », rappelle Cécile Barnasson, de Copro Plus. Des opérations qui ont été effectuées, mais ont été mal enregistrées en fin d’année comptable, sont parfois également source d’erreurs. Comparez dès lors le solde de l’année N-1 avec celui de l’année N de l’exercice précédent. « Normalement ces montants ne doivent pas différer. Si ce n’est pas le cas, on peut se poser des questions sur le sérieux de la tenue des comptes », poursuit Cécile Barnasson. L’équilibre des comptes implique que certains d’entre eux sont naturellement créditeurs, comme le compte fournisseur (401), ou débiteurs, par exemple le compte banque (512). Par ailleurs, pour une juste ventilation des dépenses entre copropriétaires, la répartition des tantièmes doit être exacte, ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas. Lorsque la copropriété comporte plusieurs bâtiments, avec des équipements nombreux, faire appel à un spécialiste pour le vérifier peut être nécessaire. En revanche, sur une petite copropriété, cela peut être tout à fait réalisable. Il faudra examiner les règles de répartition inscrites dans le règlement de copropriété pour les comparer à celles appliquées. « Bien sûr, les règlements de copropriété, parfois anciens, ne vont pas forcément parler d’interphones, mais d’équipements dont l’usage peut être commun à tous. Ces imprécisions suffisent pour que les pratiques diffèrent de ce qu’impliquent les textes du règlement de copropriété ». Une fois les répartitions correctement ventilées, le logiciel de comptabilité du syndic recalculera automatiquement les parts de chacun dans la gestion de la résidence. Enfin, et même si les conseils syndicaux ne le font pas toujours, il faudra profiter de ces audits pour détecter les erreurs individuelles. « Le conseil ne le fait pas, parce qu’il considère que c’est individuel. Mais c’est de son ressort, puisque le syndic est responsable des comptes et de leur répartition. En cas d’erreur dommageable à un copropriétaire, celui-ci pourra légitimement attaquer le syndicat au tribunal », rappelle Laurent Delcamp.

Troisième étape : assurez-vous de la validité des factures et des paiements

C’est une démarche que les copropriétaires connaissent bien, mais qui n’est pas toujours réalisée dans les règles. « Pointer le montant des factures est bien sûr utile, mais reste insuffisant. Il faut également vérifier que les dates indiquées correspondent aux dates d’écriture, que la raison sociale, l’adresse et la nature de l’intervention sont clairement explicitées, que le taux de TVA appliqué est correct. » Ce qui n’est pas toujours le cas. Par exemple, un architecte mandaté pour un audit verra son taux de TVA ramené de 19,6 à 7 % s’il supervise ensuite les travaux (Instruction du 8.12.06, 3 C-7-06 nos 138 et 139, art. 279-0 bis du CGI). Pourtant la rétrocession de la TVA est rarement appliquée.
De même, il est utile de vérifier que les indices d’indexation des prix mentionnés dans les contrats de maintenance, notamment d’ascenseur ou de chauffage (P3) sont corrects et respectés. Dans certains cas, des erreurs d’écriture peuvent être commises, attribuant à une copropriété des travaux effectués à une autre adresse, ou dans un bâtiment ne concernant pas l’ensemble des copropriétaires. « Dans cette partie du contrôle, les copropriétaires ont un atout, que le meilleur des comptables n’a pas. Ils connaissent l’immeuble. S’il y a trois factures pour la descente d’eau et que les copropriétaires savent qu’il n’y a qu’une descente d’eau, ils le verront instantanément s’ils y prêtent attention », estime Cécile Barnasson. De même, en cas de doute sur les délais des paiements réalisés par le syndic, le conseil peut s’en enquérir auprès des fournisseurs par demande écrite. Demande à laquelle ils ont l’obligation de répondre. « Un délai de paiement raisonnable, c’est trente jours. Au-delà, soit le syndic fait face à des problèmes de liquidités, par exemple en cas de nombreux impayés, soit il fait travailler l’argent placé », rappelle Francis Bourriaud. Il est dans ce cas possible de procéder à des vérifications par sondage, en choisissant par exemple de cibler les principaux prestataires. Enfin, le compte banque (512) doit faire l’objet d’une attention particulière, même si l’absence de compte séparé peut être pénalisante lors du contrôle de ce poste. Un extrait bancaire spécifique ou une attestation de la banque s’avéreront nécessaires, un simple relevé de banque étant insuffisant. « Lorsque le syndic utilise son propre compte en banque, ou un sous-compte attribué à la copropriété, les documents que le syndic a obligation de vous fournir sont insuffisants, ce qui rend l’exercice réellement délicat pour un non-comptable », regrette Cécile Barnasson. Il s’agit de vérifier que les dépenses inscrites ont bien été honorées, et que les dates de paiement enregistrées sont justifiées. En fin d’exercice comptable, les décalages dus au temps d’encaissement des chèques devront être justifiés.

Quatrième étape : contrôlez l'affectation de vos avances

En l’absence de compte bancaire séparé, les sommes non utilisées sont la plupart du temps placées par le syndic pour les faire fructifier. Mais ces sommes ne profitent pas aux copropriétaires. « Dans certains cas, et lorsque le portefeuille du syndic est très étoffé, ces montants représentent près de 30 % de ses recettes sur l’année », estime Albin Philipps, auditeur de compte à l’ARC. Vérifier la bonne utilisation des fonds de la copropriété est donc primordial. Cela nécessite de confronter le montant des sommes provisionnées avec celui des dépenses de l’exercice (les provisions, avances, subventions et emprunts sont regroupés dans la classe 1). En ce qui concerne le poste provisions pour travaux décidés (102), il faut, factures à l’appui, s’assurer que le solde de la campagne travaux est bien rétrocédé en fin d’année et ne dort pas sur un compte d’attente. Cette exigence vaut tout autant pour le poste des avances (103), qui enregistre les avances de trésorerie. Ainsi, le montant des avances de trésorerie (ou fonds de roulement rétrocédé aux copropriétaires en cas de vente : compte 1031), ne doit pas dépasser 1/6e du budget prévisionnel de la copropriété, comme l’exige la loi. Attention également à la bonne affectation des avances pour travaux (10302) réalisés dans un délai de trois ans. Il faut vérifier que ces sommes sont bien utilisées lorsque des travaux sont décidés. « C’est loin d’être toujours le cas. Certains syndics ont tendance à multiplier les comptes d’avances sans en avoir une gestion active. En l’absence de compte séparé, ces sommes profitent davantage à votre syndic qu’aux copropriétaires. Sans parler de l’impossibilité juridique pour le syndicat de récupérer les fonds des copropriétaires en cas de faillite d’un cabinet qui ne pratique pas le compte bancaire séparé », poursuit Albin Philipps.
Lorsque les travaux sont lancés il faut bien sûr s’assurer qu'ils sont menés à terme. « Des travaux votés et jamais finis sous prétexte d’impayés ou de retard, cela existe. Si la copropriété ­dispose des fonds nécessaires pour terminer les travaux, il ­faudra l’exiger », note quant à lui ­Francis Bourriaud.

Jorge Carasso

Avec notre partenaire Droit Finances : » AG de copropriété : les règles de majorité


Mots-clés :

COMPTABILITE , COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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