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Changez de syndic, vous y pensez ?

Mai 2009
Le Particulier Immo n° 253., article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Assurez-vous qu’il n’existe aucun moyen ­de « réparer » la relation avec le syndic en place. Mais si vous êtes résolus à changer de mandataire, armez-vous de patience et ne négligez aucun détail.

Changer de syndic…, rares sont les copropriétaires qui n’ont jamais envisagé cette éventualité ou jamais été sollicités pour ce faire. Mais passer à l’acte ne s’improvise pas, et le syndicat n’a pas droit à l’échec. Toute tentative infructueuse risque de faire évoluer la situation dans un sens encore plus défavorable : détérioration des relations avec le syndic demeuré en place et formation de clans au sein de la copropriété sont à craindre. Et, dans ces conditions, il est peu probable que la gestion de l’immeuble s’améliore…

Faire un diagnostic préalable

Première démarche à envisager avant de déclencher tout processus de changement : il faut se livrer à un diagnostic critique, mais aussi autocritique, de la situation. Et même si cela semble paradoxal, compte tenu de la difficulté à débusquer le syndic idéal, se demander s’il n’est pas plus simple de tenter de conserver le sien, quitte à lui imposer de revoir certaines de ses pratiques. Les griefs exprimés par les copro­priétaires sont rarement tous imputables au professionnel, et la rupture définitive n’est que l’une des options à considérer. On peut en effet envisager un ultime avertissement, un changement du gestionnaire affecté à l’immeuble, une remise à plat des procédures de collaboration… S’obliger à énumérer les missions respectives du syndic et du conseil syndical peut mettre en évidence les points faibles et les doublons, aider à aplanir les difficultés et à faire émerger des solutions. Analyser les causes des désaccords les plus fréquents avec le syndic en place permettra, au mieux, de trouver un terrain d’entente pour poursuivre avec lui, au pire, d’identifier les écueils à éviter et donc les qualités à privilégier chez son successeur…

S’assurer de la coopération des autres copropriétaire

Si la rupture est inévitable, il faut s’attacher à préparer le changement avec diplomatie, sans envenimer les conflits latents et en préservant les intérêts de la copropriété. Hormis dans les immeubles de taille très modeste où la tendance générale est facile à jauger, il est conseillé aux éléments moteurs de commencer par organiser une réunion pour sonder l’état d’esprit des copropriétaires. Sachant que, comme dans tout groupe, on trouvera des leaders dont l’opinion sera suivie et qui recueilleront des pouvoirs pour l’assemblée générale (AG). Dans les grandes copropriétés, il faut parfois plusieurs années pour préparer un renouvellement réussi.

Les copropriétaires désireux de voir s’opérer ce changement devront s’investir dans une sorte de campagne « préélectorale » auprès des autres copropriétaires, afin d’exposer les motifs de leur démarche et les bénéfices à en attendre. Car même si tout copropriétaire est en droit de demander que soit inscrite à l’ordre du jour la candidature d’un ou de plusieurs nouveaux syndics, une initiative individuelle, sans communication à la clé, a peu de chance d’aboutir. Le plus souvent, la démarche amorçant le remplacement est menée par le conseil syndical, mais il existe aussi des cas où ce dernier étant jugé trop proche du syndic, un groupe de copropriétaires déclenche le processus. L’intérêt d’une démarche collective est évident. Outre une probabilité majorée de succès, un partage des tâches pourra s’organiser, tant pour relayer l’information auprès des autres copropriétaires que pour « enquêter » sur les syndics pressentis : mieux vaut croiser les informations obtenues, non seulement pour s’assurer qu’elles sont convergentes, mais aussi pour éviter que la personne qui aurait recommandé un syndic ne s’avérant pas, à l’usage, satisfaisant, se trouve stigmatisée.

Vérifier la date d’expiration du mandat du syndic en place

Changer de syndic requiert un certain sens de l’opportunité, sachant que non seulement il faudra respecter scrupuleusement les trois semaines de délai incom­pressibles pour convoquer l’assemblée générale mais aussi, se donner le temps de sélectionner le ou les candidats à présenter en remplacement. Et se ménager celui de mener une campagne efficace auprès des autres copropriétaires.
La durée maximale d’un mandat de ­syndic étant de trois ans, il faut d’abord s’assurer que l’échéance du contrat du syndic en place coïncidera bien avec l’assemblée générale à venir. Si tel n’est pas le cas, il faut prendre son mal en patience ou envisager la révocation (voir encadré, p. 38). Mais si la date d’échéance est proche, il faut veiller à ne pas la dépasser, sous peine de se trouver dans une situation où un administrateur provisoire devra être nommé. Ce qui n’est évidemment pas souhaitable, car il s’agit d’un épisode coûteux durant lequel les copropriétaires perdent la maîtrise de la gestion de leur immeuble (voir LPI n° 250).

Planifier la demande d’inscription à l’ordre du jour

Si la date de la prochaine AG a déjà été fixée d’un commun accord avec le syndic, il ne faut pas perdre de temps. Il n’est en effet plus possible aujourd’hui de demander l’inscription d’un point supplémentaire à l’ordre du jour après réception de la convocation. Et, faute de jurisprudence, une incertitude demeure quant à la date limite de prise en compte de la demande d’inscription supplémentaire. Le syndic peut invoquer diverses raisons, plus ou moins légitimes, pour renvoyer l’inscription à l’AG suivante : la convocation est déjà partie, elle a déjà été rédigée, photocopiée, etc. Mieux vaut donc anticiper… Idéalement, il faudrait même fixer la date de l’AG de manière à pouvoir tenir une seconde assemblée avant l’expiration du mandat du syndic en place, au cas où aucune décision ne pourrait être prise au cours de la première, faute pour l’un des candidats d’obtenir le minimum de voix exigé (voir encadré, p. 37).
Le choix du moment est aussi crucial que délicat. Si les copropriétaires ne se montrent pas assez diligents, le syndic sentant la menace peser sur son renouvellement risque de les prendre de court en convoquant l’AG sans prévenir qui que ce soit. Si vous êtes membre du conseil syndical, exigez (ce qui devrait être la norme) de recevoir le projet d’ordre du jour pour validation, avant diffusion, de manière à pouvoir introduire la résolution du changement de syndic. Faute de quoi, en l’absence de concurrent introduit dans les règles, le syndicat se verrait contraint de renouveler le mandat du syndic en place.
À l’inverse, si les copropriétaires agissent prématurément, ils encourent le risque de voir le syndic en place, soit se désintéresser totalement de la copropriété durant de longs mois, soit tenter de se racheter, fût-ce temporairement, voire d’organiser une contre-offensive en ralliant le plus de copropriétaires possible à sa cause.
Il existe un dernier cas de figure qu’il ne faut pas négliger : si le syndic en place ne semble pas se soucier de la fixation de la date de l’AG, les copropriétaires ne doivent pas hésiter à se substituer à lui. Le conseil syndical (ou, à défaut, un ou plusieurs copropriétaires réunissant au moins le quart des tantièmes de la copropriété) peut exiger la convocation de l’AG avant l’expiration du mandat. Après mise en demeure du syndic restée infructueuse durant au moins huit jours (art. 8 du décret de 1967), le président du conseil syndical peut, à son tour, ­prendre l’initiative de cette convocation.

Présélectionner plusieurs syndics

Avant de pouvoir faire inscrire la question à l’ordre du jour, il faut avoir sélectionné au moins un candidat à opposer au syndic en place. À moins d’avoir en vue un syndic dont la compétence ne fait aucun doute et dont la candidature s’impose d’emblée, il faudra obtenir des propositions de plusieurs professionnels, les étudier une à une puis les comparer.
Pour ce faire, il est recommandé d’établir un descriptif de l’immeuble : nombre de bâtiments, nombre de lots commerciaux et d’habitation, principaux et secon­daires, nombre de copropriétaires (certains copropriétaires peuvent posséder plus d’un lot principal, d’autres n’être propriétaires que d’un parking ou d’une cave), d’équipements collectifs (chaufferie, ascenseur, compteurs individuels), présence ou non d’un gardien, budget annuel. Et y mentionner les desiderata du conseil syndical en matière de collaboration : passage systématique du professionnel dans l’immeuble, réunion du conseil syndical en présence du syndic à une certaine fréquence… Tous ces paramètres sont susceptibles d’influer sur le montant du forfait de base que va proposer le syndic, voire sur l’acceptation ou le refus de l’immeuble, certains syndics se refusant à gérer moins de dix, parfois moins de 20 ou 30 lots.
Muni de ce « cahier des charges », le conseil syndical doit solliciter plusieurs syndics. Un repérage difficile. Il est toujours possible d’effectuer une enquête de proximité, après avoir identifié les immeubles en apparence bien gérés, interrogé leurs occupants, mais aussi des prestataires tels que architectes, bureaux d’études, chauffagistes, etc., qui pratiquent nombre de syndics… avec le risque de se voir recommander un gestionnaire avec lequel ils ont des liens d’affaire.
Quoi qu’il en soit, il faut toujours vérifier auprès de la préfecture que le ou les professionnels sollicités détiennent bien la carte professionnelle et ont bien souscrit à une caisse de garantie, de préférence nationale (Fnaim ou Socaf, par exemple). Certains copropriétaires ont éprouvé à leurs dépens l’absence de répondant des Lloyds, et d’une certaine fiduciaire italienne, face à un sinistre.

Rencontrer le ou les candidats pressentis

Se déplacer pour rencontrer les candidats potentiels en leur cabinet est indispensable. Une tâche que peuvent se partager les membres du conseil syndical. La qualité de l’accueil, la tenue des locaux, le comportement des collaborateurs du syndic, in situ, permettent d’effectuer une première sélection. Une visite à l’improviste peut, de ce point de vue, s’avérer riche en enseignements. Les syndics sollicités ne se formaliseront pas de se voir demander une liste de références, et fourniront les coordonnées des présidents de conseil syndical de quelques ­immeubles qu’ils ont en portefeuille. Il y a cependant une limite à cet exercice : les « références » communiquées étant pré­sélectionnées par le syndic sollicité, il faut s’attendre à un discours non dénué de subjectivité.
Au final, prévoyez de ne retenir qu’un seul candidat à opposer au syndic en place – deux, tout au plus, si vous ne parvenez pas à les départager –, sous peine de désorienter et de diviser les participants à l’AG et d’aboutir ainsi à la réélection du syndic en place. Voire, dans le moins favorable des cas, à la nomination d’un administrateur provisoire.

Prendre contact avec le futur gestionnaire

« L’erreur à ne pas commettre serait de s’en tenir à l’agence ou à son enseigne et d’oublier les hommes », prévient Thierry Savy, consultant senior chez Hays, le numéro un du recrutement immobilier. « Indépendamment de toute considération de compétence professionnelle, la personnalité du ­gestionnaire va compter pour beaucoup dans la réussite des relations du syndic avec les copropriétaires et particulièrement avec les membres du conseil syndical. Demandez à rencontrer celui qui sera assigné à votre copropriété si son cabinet est retenu. Assurez-vous également que la composition de son portefeuille est en rapport avec le type d’im­meuble qui est le vôtre, un “paquebot” de 300 lots ne s’administrant pas de la même manière que la quinzaine d’appartements d’un immeuble haussmannien. Et interrogez-le sur le nombre d’immeubles et de lots qu’il gère. Le chiffre de 1 500 lots est raisonnable pour un junior (les juniors sont très nombreux aujourd’hui, en raison de la pénurie sévissant dans la profession, ndlr), tandis qu’un senior pourra se voir confier jusqu’à 2 500 lots dans le cadre du trio classique gestionnaire/assistant/comptable. »
Autre conseil du consultant : s’informer sur le parcours du dirigeant du cabinet. Sa compétence première est-elle financière ou immobilière ? La première a souvent, ces temps derniers, été privilégiée – à tort, selon lui –, au détriment de la seconde. Sans oublier les questions élémentaires : ancienneté et chiffre d’affaires du cabinet, partage des activités respectives de syndic, de transaction, et de gestion locative. Les cabinets qui ont pour fer de lance la transaction sont parfois moins attentifs à la gestion des copropriétés, réputée moins lucrative.

Etudiez, comparez et négociez les contrats proposés

Il faudra également comparer, et si nécessaire négocier les honoraires des syndics sollicités. En principe, ces derniers indiqueront une fourchette d’honoraires, mais ne s’engageront sur un forfait définitif qu’après avoir visité l’immeuble. Une demande de leur part en ce sens est, d’ailleurs, un gage de leur sérieux et de leur intérêt pour la copropriété.
Une fois obtenues les propositions de contrat, encore faut-il pouvoir les comparer. Tous les syndics n’utilisent pas le même type de contrat. Et même si la Fnaim et l’Unis, qui regroupent un grand nombre de professionnels, ont mis au point un contrat commun, ses douze pages ne sont pas d’une lecture aisée. Pour rapporter au même dénominateur, il faut d’abord s’assurer que toutes les prestations courantes et prévisibles sont bien incluses dans le forfait de base. Puis comparer, à prestations égales, le montant du forfait proposé par chaque syndic. Ensuite, reporter sur un tableau le montant de chaque prestation particulière (voir le tableau, p. 34). Certaines ­rubriques seront faciles à comparer (prix unitaire de la photocopie). Pour d’autres, l’exercice est difficile. Ainsi, quelle est l’étendue de la prestation « gestion des sinistres » : s’agit-il d’ouvrir un dossier pour y rassembler les documents utiles ou d’assister aux réunions d’expertise ? Cette seconde démarche peut être facturée en sus à la vacation dans un cas, alors qu’elle sera comprise dans le forfait de base dans un autre. Dans le doute, il vaut mieux le faire préciser.
Certaines prestations peuvent encore être négociées (pour avoir des références de prix, consulter le Particulier n° 1036). Un exercice auquel le conseil syndical doit se livrer avant la tenue de l’AG. Plusieurs points méritent une attention particulière : la facturation de la tenue d’un compte séparé, tout d’abord. Elle peut parfois donner lieu à un supplément allant jusqu’à 30 % du forfait de base. Le pourcentage d’honoraires sur les indemnités d’assurances, ensuite, qui peuvent très vite représenter des sommes conséquentes appliquées à des dommages importants. Les honoraires sur travaux sont aujourd’hui encadrés par la récente loi Boutin (voir p. 52 de ce numéro). Soyez toutefois attentifs : les pourcentages avancés dans les contrats actuels serviront de base à la négociation à venir, au coup par coup, des ­honoraires, lors du vote de chaque intervention pour travaux. Enfin, doivent être éliminés impitoyablement les honoraires injustifiés pour envoi de mail, consultation des comptes sur Internet, mise à disposition du carnet d’entretien, etc.

Préparer l’assemblée générale à venir

Dès que le ou les candidats sont sélectionnés, il faut adresser au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, une demande d’inscription de leur candidature à l’ordre du jour de l’assemblée générale à venir ; en joignant impérativement le ou les contrats à cette demande. Le syndic les notifiera à chaque copropriétaire. Reste ensuite à régler tous les détails pratiques.
­– Le syndic pressenti (ou l’un de ses collaborateurs) sera-t-il disponible le jour de l’AG ?
Il devra en effet attendre en coulisses jusqu’à ce qu’il soit sollicité pour se présenter. Une fois élu, il devra poursuivre l’AG.
­– Où doit se tenir l’AG ?
Mieux vaut éviter les locaux du syndic en place, car les copropriétaires n’y seront plus les bienvenus une fois celui-ci évincé. Opter pour une salle extérieure (à réserver) ou, éventuellement, les locaux d’un copropriétaire.
– Les comptes sont-ils en ordre ?
C’est le moment de contrôler rigoureusement les comptes et de demander explications et justificatifs manquants, afin d’être, si possible, en mesure de les approuver sans réserves au moment de l’AG. Faute de quoi, le syndic à venir est susceptible d’être confronté à des ­difficultés (et de facturer des honoraires en conséquence) pour remettre la comptabilité d’aplomb et à des contestations de la part de certains copropriétaires. Par ailleurs, il est préférable de faire circuler la consigne de ne pas donner quitus au syndic sortant : un quitus, non seulement ne serait pas cohérent avec le non-renouvellement de son mandat, mais encore priverait le syndicat d’éventuels recours.
– Où sont stockées les archives de la copropriété ?
Certains syndics sous-traitent le stockage des archives dites « dormantes » (plus de deux ans). Même si le professionnel sortant doit remettre les archives de l’immeuble à son successeur dans un délai qui varie entre un et trois mois selon les documents, il n’est pas toujours aisé pour ce dernier de les récupérer. Assurez-vous de leur lieu de stockage. Si le syndic sortant manque à son obligation – introduite pas la loi Boutin – d’informer le prestataire chargé de l’archivage de la perte de son mandat et de lui communiquer les coordonnées de son successeur, le conseil syndical sera ainsi en mesure d’y pourvoir.
– Chacun connaît-il bien son rôle ?
L’assemblée générale à venir risque de s’avérer une épreuve. Mieux vaut s’y préparer. Francis Bourriaud, ancien syndic et aujourd’hui gérant d’ADB Conseils, assiste les conseillers syndicaux perplexes quant à la conduite à tenir face à leur gestionnaire professionnel. Il lui arrive d’organiser à leur demande une répétition de l’AG à venir après avoir distribué les rôles : président de séance, secrétaire de séance (cette fois, ce rôle ne sera, pour des raisons évidentes, pas dévolu au syndic), scrutateurs. La vigilance de tous sera nécessaire pour éviter que le syndic ne se comporte en président de séance, qu’il n’emporte la feuille de présence en quittant la salle. Il est possible de prévoir une prérédaction du procès-verbal, afin de faciliter la tâche du secrétaire. Et il faut se tenir prêt à modifier (sur demande du président de séance) l’ordre des points inscrits à l’ordre du jour, si celui fixé par le syndic sortant ne convient pas. Tout est bon pour garder le contrôle de l’assemblée, qui risque à tout moment d’échapper aux copropriétaires mal préparés. « Nous nous efforçons d’anticiper, en conseillant nos adhérents, pour désamorcer les tentatives d’intimidation du syndic sortant, notamment s’il s’avise de recourir à la menace de l’administration judiciaire. Il faut savoir déjouer les tentatives de retournement pouvant avoir prise sur des personnes ­influençables », confirme Nathalie Painnot, juriste à ­l’Association nationale de la copropriété et des copropriétaires.


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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