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Première étape : réduire les frais de gestion

Avril 2007
Le Particulier Immobilier n° 230, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Le syndic

Depuis 2001, trois syndics se sont succédé dans la gestion de la résidence : le premier a spontanément renoncé à son mandat, après de nombreux rappels à l'ordre demeurés inefficaces. Le second s'est honorablement acquitté de sa mission, mais les choses se sont gâtées lorsqu'il s'est refusé à adhérer au projet de mise en ligne des données développé par le conseil syndical. Le troisième était le bon : Laurent Carlier, gestionnaire de l'immeuble au sein du cabinet Marabel, en place depuis 2005, a non seulement accepté de miser sur la carte Internet, mais il a également accepté de tenir compte du fort degré d'implication du conseil syndical. Au point de renoncer à une partie de ses honoraires, passés de 13000 euros en 2000 à 9500 euros en 2006. "Le cabinet Marabel – au terme, il est vrai, de quelques négociations –, estimant que sa mission se décomposait en trois volets (administration, comptabilité et entretien/travaux), a accepté de nous ristourner cette dernière partie", commente Christian Delalande. Pour sa part, Laurent Carlier affirme s'accommoder parfaitement de ce modus vivendi. "A condition de respecter une règle intangible, précise-t-il : membres du conseil et syndic ne prennent aucune disposition sans s'en aviser mutuellement."

Un tel mode de fonctionnement est évidemment lié à la qualité du gestionnaire. Aussi, comme le souligne Christian Delalande, est-il primordial de disposer d'un "plan B". Dans l'hypothèse où la prestation ne donnerait plus satisfaction, ne serait-ce que pour cause de départ du gestionnaire actuel, la solution de repli peut consister à confier la comptabilité du syndicat à un expert comptable et à assurer en direct le reste de la gestion.

Notre conseil : l'idée d'une gestion "partagée" commence à poindre tant chez les copropriétaires que chez les syndics. Certains professionnels – encore rares – ont mis au point des contrats où la tâche dévolue au syndic est limitée à la gestion comptable et à la tenue de l'assemblée générale moyennant des honoraires ajustés en conséquence.

La gardienne

A l'instar des missions respectives du syndic et du conseil syndical, les tâches de la gardienne ont été redéfinies à partir du contrat de travail existant. Comme dans bien des cas, certaines tâches mentionnées n'étaient pas effectuées tandis que d'autres, n'y figurant pas, méritaient de l'être. Sans modifier le nombre des unités de valeur (pour un employé logé) ni la rémunération, il est possible de procéder à des aménagements. En l'occurrence, c'est une société extérieure qui assure désormais le nettoyage des parties communes, tandis que la gardienne, Martine Chabas, s'est vue confier un rôle proche de celui d'un régisseur. Pour ce faire, elle a suivi une formation en informatique financée par l'organisme collecteur de la taxe d'apprentissage. Recueillant questions, remarques et doléances des résidents, elle s'efforce d'y répondre ou d'y trouver remède. En cas de doute, elle se tourne vers un membre du conseil syndical. Elle tient un cahier de loge enregistrant toutes les interventions : heure d'arrivée et de départ des prestataires (à confronter ultérieurement avec les factures), demandes, questions et observations des résidents, déménagements et emménagements... Elle repère les dysfonctionnements, effectue les rappels à l'ordre nécessaires, fait en sorte que tous les appartements soient accessibles le jour où il faut effectuer des travaux nécessitant le passage par les parties privatives. De manière à éviter toute perte de temps, et partant, les facturations excessives.

$ Notre conseil : n'hésitez pas à passer au crible le contrat de votre gardien, en repérant le cas échéant les tâches qu'il n'a plus à accomplir (surveillance de la chaufferie, de l'ascenseur). Vous ne pourrez pas réduire son salaire (sauf à supprimer l'ancienne astreinte de nuit, soit 115,52 E/mois) mais, avec son accord, il est possible de modifier sa mission. Par ailleurs, selon les associations de copropriétaires, il est fréquent que les bulletins de salaires comportent des anomalies, notamment sur le montant des cotisations, les indemnisations en cas de maladie, la prise en compte des avantages en nature... A vérifier.

Les contrats de maintenance et de fourniture

La première phase du travail a consisté à recenser les contrats existants et à résilier ceux qui ont été jugés superflus : ainsi du contrat ayant trait au digicode ou au ferme-porte automatique, pour lesquels des interventions ponctuelles, en cas de panne, s'avèrent moins onéreuses. Le conseil syndical s'est même rendu compte, à cette occasion, que deux contrats d'entretien des extincteurs coexistaient, un nouveau prestataire ayant été désigné, sans que le contrat en cours ait été dénoncé

Maintenance

Impitoyable, Christian Delalande impose une révision systématique de chaque contrat tous les trois ans. "Si le prestataire en place accepte une révision du prix, nous repartons avec lui, sinon nous lançons un appel d'offres", précise-t-il tout en soulignant qu'il ne peut y avoir renégociation des contrats sur des équipements à bout de souffle et qu'il faut savoir rénover à temps. De même qu'il faut savoir remettre en question non seulement les prix pratiqués mais aussi la fréquence des visites programmées, voire l'étendue des services, si l'on veut parvenir à des accords "gagnant-gagnant" (voir encadré p.15).

$ Notre conseil : vérifiez dans vos contrats en cours que la clause d'indexation indiquée est bien respectée. Il n'est pas rare que l'indexation effectivement appliquée soit supérieure à celle prévue au contrat.

Energie

Dès que la réfection de la chaufferie a été envisagée et le changement de combustible décidé (passage du fuel au gaz), le prix de fourniture du gaz a été négocié au tarif "professionnel", aux termes d'un contrat qui arrivera à échéance en 2008. D'ici là, Emmanuel le ­Sassier Boisauné fait le pari que la concurrence qui, depuis la libéralisation du marché, commence à se mettre en place entre les différents fournisseurs sera effective et que les prix s'en ressentiront. Comme en Angleterre, où les tarifs du gaz ont chuté de 18 % depuis le début de l'année. Pour ce qui est de la fourniture d'électricité, la copropriété avait déjà conclu dans les années 1990 un contrat dit "effacement jours de pointe" (EJP) avec EDF, pour bénéficier des meilleurs tarifs. Par ailleurs, ce sont les membres du conseil syndical qui décident de la date de mise en service et d'arrêt du chauffage, le syndic ayant pour consigne de ne pas tenir compte des demandes individuelles. C'est aussi le conseil syndical qui se charge de maintenir le niveau de température convenu : 19°C, comme l'impose le Code de la construction et de l'habitation.

$ Notre conseil : contrôler de près la température conduit rapidement à des économies substantielles, sachant qu'un 1°C de moins fait baisser de 7 % la facture énergétique. Par ailleurs, il n'est pas inhabituel que les contrats souscrits le soient pour une puissance surdimensionnée par rapport aux besoins, engendrant ainsi un surcoût inutile (contrats EDF, mais aussi contrats de fourniture de chaleur pour les immeubles desservis par le chauffage urbain).

Equipements

Les deux conseillers syndicaux sont formels : il ne faut pas hésiter, lorsqu'un équipement présente un ratio service rendu/coût de fonctionnement non satisfaisant, à le remplacer, voire à le supprimer. Le meilleur exemple : la condamnation du vide-ordures, qui générait des frais d'entretien et de débouchage et dont la présence ne se justifiait plus depuis la mise en place de la collecte sélective des déchets. Une décision prise à la majorité absolue de l'article 25 et qui génère aujourd'hui 1000  euros d'économies par an.

$ Notre conseil : il pourrait aussi s'agir de supprimer un adoucisseur d'eau ou, plus délicat à voter, mais économies assurées à la clé : condamner l'un des deux ascenseurs desservant la même cage d'escalier (si le nombre d'appartements le permet). Dans les années 1960-1970, les constructeurs étaient, en effet, peu avares en équipements parfois superflus.


Mots-clés :

CHARGE DE COPROPRIETE , CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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