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Gestion courante : encore trop de prestations exclues du forfait de base

Avril 2011
Le Particulier n° 1060, article complet.
Auteurs : JUERY (Françoise), SABARLY (Colette)

Le forfait de base sert à rétribuer les missions courantes du syndic dont la liste est annexée à l’arrêté Novelli. Celle-ci est minimale. Le syndic a donc la faculté d’y introduire d’autres prestations, mais il ne peut pas en retirer.

Entre 2009 et 2010, le forfait de base a subi une hausse de 2,32 % en moyenne. Celle-ci atteint même 4,89 % en Rhône-Alpes. Les petites copropriétés sont les plus touchées : 3,71 % pour les moins de 20 lots contre 0,68 % pour celles de plus de 60 lots. Il en coûte ainsi en moyenne 149,33 €/lot/an aux copropriétaires, et jusqu’à 194,73 € aux Parisiens. Cependant, ce forfait se révèle souvent n’être que le fruit d’un tour de passe-passe, comme le précise la CLCV : « Le syndic reprend la liste des prestations de l’arrêté Novelli à laquelle il en ajoute d’autres de son cru : “forfait administratif” ou “forfait AG”, le tout résultant d’un empilement de prestations, facturées à part, qui devraient être comprises dans le forfait de base. » Opportunément, ce supplément figure rarement à proximité de la rubrique « gestion courante », obligeant les copropriétaires à une lecture minutieuse pour connaître le montant véritable de la rémunération correspondante. L’ARC relève ainsi toutes sortes de prestations « exotiques » indûment extraites de la gestion courante. On peut citer des prestations particulières entraînant des honoraires de préparation de l’assemblée générale (AG) pour questions « spéciales », pour « recherche » de devis présentés au conseil syndical, pour souscription d’assurance dommages-ouvrage, pour « appels de fonds trimestriels », « création de fichier de nouveaux arrivants » ou « gestion du compte acquéreur » (dans ces derniers cas, il s’agit de la mise à jour de la liste des copropriétaires !). Toutes ces tâches relèvent pourtant strictement du forfait de base. Parfois, la prestation en question figure bien sous l’intitulé « gestion courante », ce qui n’empêche pas de la retrouver formulée différemment dans la rubrique « prestations particulières »…

Des dérives notables sur certains postes

Normalement incluses dans le forfait de base, trois missions sont particulièrement sujettes à dérives : la présence du syndic (ou de son représentant) à l’AG, la conservation des archives et la gestion des sinistres. Si la préparation de l’assemblée générale annuelle fait bien partie de la mission de base du syndic, les honoraires relatifs à sa tenue suscitent toujours un vif débat. Entre d’une part les professionnels, qui n’acceptent de les inclure dans leur forfait de base qu’à la condition qu’elles se tiennent durant les heures ouvrables, et, d’autre part, les associations, qui voudraient les voir incluses dans ce forfait quel que soit le créneau horaire. L’ARC suggère un compromis : faire accepter au syndic que ses honoraires soient inclus jusqu’à 20 heures avec facturation à la vacation horaire au-delà. Il en est de même pour la présence du professionnel à la réunion de conseil syndical préparatoire à l’AG.
C’est au conseil syndical qu’il appartient de se procurer le contrat du syndic bien avant l’envoi des convocations à l’AG afin de pouvoir l’étudier attentivement et de faire des contre-propositions au syndic. Le jour de l’AG, il sera trop tard : le syndic aura beau jeu d’arguer qu’il est impossible de bâtir un contrat sur mesure pour chaque copropriété ou le gestionnaire d’affirmer qu’il ne peut amender le contrat sans en référer à son supérieur.

Déclaration des sinistres et règlement des indemnités

38,21 % des syndics sortent cette prestation du contrat

C’est au syndic de déclarer un sinistre à l’assurance de l’immeuble et de suivre le dossier jusqu’à ce que les copropriétaires obtiennent réparation. Or, l’arrêté Novelli est très clair : la souscription de toutes les polices d’assurance, y compris celle de l’assurance dommages-ouvrage, est considérée comme faisant partie de la gestion courante et entre dans le forfait annuel du syndic. De même que les déclarations en cas de sinistres dans les parties communes ou privatives (s’ils proviennent des parties communes) et le règlement des indemnisations. Pourtant, les syndics sont loin d’être irréprochables, facturant des honoraires au forfait, à la vacation ou encore sous forme d’un pourcentage prélevé sur l’indemnité. De notre enquête, il ressort que seulement 61,79 % des syndics incluent ces prestations dans leur gestion courante. Un léger mieux par rapport à l’année dernière (58,30 %). Mais de gros efforts restent à faire, puisque près d’un tiers des syndics pratiquent une facturation illégale, à l’instar de ceux en réseaux (61,98 %).

Notre conseil : si le syndic maintient dans la liste des prestations particulières une ligne « gestion des sinistres », celle-ci ne doit concerner que des tâches très précises, telle la présence du syndic aux réunions d’expertise. Relisez bien le contrat d’assurance de l’immeuble : il est fréquent qu’il couvre déjà les honoraires du syndic pour suivi des sinistres au titre des « pertes indirectes ». Le syndic ne doit alors pas percevoir, bien sûr, la moindre somme de la copropriété.

Tenue du carnet d’entretien et suivi des travaux courants

25,28 % des syndics facturent des suppléments pour ces tâches

Selon notre enquête, seulement  74,72 % des syndics (74,6 % dans notre précédente étude) incluent dans leur forfait de base la tenue du carnet d’entretien, qui répertorie les gros travaux effectués dans l’immeuble. Les syndics des petites copropriétés sont moins rigoureux (69,71 %) que ceux des copropriétés plus importantes (81,18 % des syndics gérant de 40 à 59 lots incluent cette tâche dans le forfait de base, contre 76,99 % pour ceux gérant plus de 60 lots) ; tout comme les indépendants (73,03 %) par rapport aux adhérents à un réseau (77,19 %) ; ou même certains réseaux : 83,93 % chez Lamy contre 75,17 % chez Foncia. Pour les travaux d’entretien courant et de maintenance, ce n’est guère mieux : près de 20 % des syndics sont hors des clous en matière de suivi des prestataires (négociation, passation et suivi des contrats), alors que la loi Boutin les oblige depuis le 27 mars 2009 à inclure ces prestations dans le forfait de base. Enfin, plus de 25 % des syndics continuent à facturer la renégociation de contrats de maintenance.

Notre conseil : seule la tenue du carnet d’entretien de base est, en principe, incluse dans le forfait de gestion courante. Aussi, refusez le carnet « étendu », sans grand intérêt, qui est toujours facturé.

Réunion avec le conseil syndical précédant l’AG

7,44 % de hausse pour ce poste abusivement facturé

Les syndics incluent tous dans leur forfait de base la tenue de l’AG, pendant les heures ouvrables, et les tâches en découlant : établissement de l’ordre du jour, mise à disposition des différents documents, envoi des convocations, établissement de la feuille de présence, des procès-verbaux, etc. Mais pour la réunion entre le syndic et le conseil syndical qui précède l’AG et fixe son ordre du jour, c’est différent. Les syndics ne sont encore que 82,59 % à inclure cette tâche dans leur forfait. Si Paris s’approche de la moyenne, le reste de l’Île-de-France est la mauvaise élève de notre étude avec seulement 77,12 % se conformant à l’arrêté Novelli. En Paca, le résultat est meilleur (79,47 %), et plus encore en Rhône-Alpes (86,47 %). Notre enquête révèle aussi que les copropriétés moyennes (de 20 à 59 lots) sont celles qui intègrent le plus cette prestation dans leurs honoraires de gestion courante (87,94 %). Syndics indépendants et syndics en réseaux sont dans la moyenne (autour de 82 %). Lamy étant toutefois en tête du peloton (86,60 %). À noter encore que lorsqu’elle est facturée en supplément, cette prestation coûte le plus cher en Île-de-France, soit 123,39 € de l’heure (hors petite couronne) contre 87,03 € ailleurs.

Notre conseil : même si l’échange de mails remplace souvent la réunion pour l’établissement de l’ordre du jour, faites en sorte que les conditions des réunions de préparation de l’AG soient précisées : durée incluse dans le forfait, jours ouvrables, horaires… Ainsi, le syndic ne pourra pas vous facturer des frais supplémentaires.

Relevé des compteurs d’eau froide et d’eau chaude

31,87 % des syndics facturent deux fois cette prestation

Vous ne pouvez contester la rétribution du syndic pour la pose de nouveaux appareils. En revanche, soyez vigilant sur les relevés des compteurs, souvent facturés en double : d’abord par le prestataire chargé de cette opération, puis par le syndic qui l’ajoute à la facturation des consommations. Cette pratique est encore trop fréquente, même si elle tend à diminuer. Sur notre échantillon, 68,13 % seulement des syndics incluent cette prestation dans leur forfait de gestion courante. Certes, c’est sensiblement mieux qu’en 2009 (61,10 %). Mais, là encore, les régions ne sont pas toutes à égalité. Ainsi Paris et la petite couronne présentent le plus mauvais score avec, respectivement, 53,60 % et 66,66 % seulement de syndics vertueux. Le reste de la France fait mieux avec 70,07 %. À noter toutefois que les régions Paca (66,88 %) et Rhône-Alpes (65,29 %) affichent des résultats inférieurs. Une fois encore, les syndics indépendants (65,79 %) font moins bien que les syndics en réseau (70,74 %), mais Lamy reste en deçà de la moyenne (68,62 %). Notez qu’en cas de facturation par le syndic, ce coût est loin d’être dérisoire : 20,50 € par compteur en moyenne, et jusqu’à 28,71 € en Rhône-Alpes !

Notre conseil : si votre syndic vous facture des relevés de compteurs d’eau, rappelez-lui que l’arrêté Novelli stipule que l’imputation des consommations individuelles de fluides ou d’énergie entre dans le cadre de la gestion courante. Refusez de payer un quelconque surplus, d’autant que c’est, le plus souvent, le prestataire qui se charge de faire la répartition des consommations entre copropriétaires.


Mots-clés :

CHARGE DE COPROPRIETE , COPROPRIETE , HONORAIRE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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