Bulletin de paie électronique: les règles applicables en 2017
Dès 2017, l'employeur pourra décider de remettre les bulletins de paie sous forme électronique, sauf si les salariés s'y opposent. Pour ceux qui acceptent la dématérialisation, les documents devront rester disponibles pendant une durée minimale de 50 ans.
La loi Travail, également appelée "loi El Khomri, autorise l'employeur à remettre un bulletin de paie sous forme électronique à ses salariés, à partir de 2017. Ces derniers peuvent toutefois s'opposer à cette remise dématérialisée et réclamer une version papier. Mais, sans une demande formelle, le support électronique sera validé.
Concrètement, c'est l'inverse de ce qui se passe aujourd'hui, puisqu'actuellement, pour fournir une fiche de paie en version numérique au salarié, l'employeur doit obtenir son accord au préalable.
Prévenir les salariés un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé
L'employeur qui souhaite instaurer le bulletin de paie sous forme électronique doit cependant informer le salarié de son droit d'opposition à cette dématérialisation, par tout moyen permettant de conférer date certaine, un mois avant la première émission du bulletin ou au moment de l'embauche.
Même dans l'hypothèse où le salarié accepterait cette remise dématérialisée, il reste libre de revenir sur son choix et peut faire part de son opposition à tout moment. Pour cela, il lui suffit de notifier son refus à son employeur, qui, dans ce cas, sera contraint d'éditer les bulletins du salarié au format papier "dans les meilleurs délais" et au plus tard trois mois suivant la notification de l'opposition.
Conservation des bulletins de paie pendant au moins 50 ans
Le gouvernement précise que les salariés doivent pouvoir récupérer à tout moment l'intégralité des bulletins de paie dématérialisés, "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé". À cet effet, l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié.
Et en cas de cessation d'activité de l'entreprise ou du service de stockage des fiches de paie, l'employeur doit informer ses salariés au moins trois mois avant la fermeture du service, afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Accès via un service associé au compte personnel d'activité
Comme le préconisait le rapport Sciberras, le document sera hébergé dans un espace sécurisé associé au compte personnel d'activité, dont la gestion a été confiée à la Caisse des dépôts et consignations. Il revient à l'employeur ou au prestataire de service de garantir au salarié cette accessibilité par le biais de ce service en ligne.
