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Soyez fin prêt pour votre assemblée générale !

Soyez fin prêt pour votre assemblée générale !
Avril 2016
Le Particulier immobilier n° 329, article complet.
Auteur : BERTRAND (Marianne)

C’est le moment le plus important de la vie des copropriétés. Pourtant, nombreux sont les copropriétaires qui s’abstiennent d’assister à l’assemblée générale. Le plus souvent découragés par la teneur des débats… Un absentéisme qui risque, cette année, de leur jouer des tours. Car en 2016, de nombreux points nouveaux vont faire leur apparition à l’ordre du jour. Décryptage.

«L’une de mes proches amies est bien décidée à se faire porter pâle lors de sa prochaine assemblée géné­rale, prévue début juin. Pour la première fois depuis onze ans ! Elle a l’impression que tout est décidé d’avance, que le syndic fait ce qu’il veut et que son vote ne fera pas la différence. Personnellement, je n’ai jamais raté une AG, et je compte bien assister à celle de ma copropriété, programmée début septembre. Fraîchement retraitée, je souhaiterais même m’impliquer davantage, peut-être en me présentant au conseil syndical pour mieux contrôler les dépenses de l’immeuble et être à même d’apprécier ce que le ­syndic est en droit de réclamer comme hono­raires supplémentaires. Il faut plus que jamais être vigilants », nous raconte Émilienne, une copropriétaire niçoise. Alexis, habitant l’Ouest parisien, se souvient, désabusé, de sa toute dernière assemblée, tenue il y a presque un an : « Notre AG s’est résumée à un débat houleux de plus d’une heure sur la suppression du poste de gardien. Aucun autre point d’envergure n’avait été porté à l’ordre du jour. C’est regrettable, car notre copropriété aurait bien besoin de se saisir du problème, bien plus urgent, des travaux. Un ravalement s’impose et vu notre facture de chauffage, il est temps de se poser la question de l’isolation ! » Autant de retours d’expérience plutôt négatifs, qui doivent inciter les copropriétaires, non pas à déserter leur AG, mais à mieux la préparer. L’assemblée générale, ce n’est pas uniquement l’af­faire du syndic. Les copropriétaires, et tout particulièrement les conseillers syndicaux, ont un vrai rôle à jouer. Encore faut-il savoir comment s’y prendre…

Un ordre du jour, ça se discute

C’est bien en amont de l’AG qu’il faut commencer à se préoccuper de celle à venir. Sachant que la convocation doit contenir l’ordre du jour, qui fixe la liste des questions à débattre et sur lesquelles les coproprié­taires vont être appelés à voter, il faut s’assurer que rien n’a été omis. Son élaboration ne doit pas être le domaine réservé du syndic, comme cela arrive trop souvent. Certes, c’est lui qui fixe cet ordre du jour, puisqu’il convoque en principe l’AG. Mais il doit agir pour l’établir « en concertation avec le conseil syndical » (art. 26 al. 6 du décret du 17.3.67). À ce dernier de s’assurer que le syndic ne se contente pas de simplement le lui ­faire valider. Cette concertation passe concrètement par une réunion préparatoire entre conseil syndical et syndic. « Cette rencontre est à fixer au minimum six semaines avant la date prévue pour l’assemblée générale, idéalement huit semaines avant », assure Cyril Sabatié, avocat spécialisé en immobilier.
Au conseil syndical de vérifier, bien sûr, que les questions obliga­toires sont bien inscrites à l’ordre du jour. C’est le cas de l’approbation des comptes et du vote du budget prévisionnel. C’est aussi celui du vote du renouvellement du contrat du syndic si son mandat vient à échéance pour la première fois depuis le 2 juillet 2015, date de l’entrée en vigueur du contrat- type. « Certains syndics vont être ­tentés de faire voter des résolutions abus­ives, voire illégales, afin de contourner les nouvelles mesures réglementaires en application de la loi Alur », s’inquiète Émile Hagège, directeur de l’Association des responsables de copropriété (ARC). C’est au conseil syndical de s’assurer que le contenu du contrat du syndic en place (et, le cas échéant, de son challenger) est bien conforme au contrat-type. Sachant que le conseil syndical est tenu de mettre en concurrence le syndic en place, au moins tous les trois ans – et, pour la pre­mière fois, au moment du premier renouvellement de mandat depuis le 8 août 2015 (entrée en vigueur de la loi Macron). L’exercice est complexe, car il faut bien reconnaître que le contrat-type, un document de 13 pages, est assez illisible. Pour autant, c’est indispensable. Témoin, ce qui s’est produit dans la copropriété d’Émilienne, où l’AG a voté la souscription d’un contrat de maintenance garantissant, en dehors des heures ouvrables du cabinet, la prise en charge des urgences dans les parties communes. Sans savoir que cette prestation, bien qu’assez courante, devrait avoir disparu des ordres du jour depuis la mise en place du ­contrat-type, comme le souligne encore Émile Hagège : « L’organisation de dépannages par un presta­taire, qui s’avère souvent être une filiale du syndic – dont l’efficacité pratique serait d’ailleurs à démontrer –, ne peut être ­facturée en sus au syndicat des coproprié­taires. Ce service est déjà englobé dans les prestations particulières du syndic. »

Pour faire inscrire une question,  il faut s’y prendre à temps

Hormis les questions obligatoires vues plus haut, l’ordre du jour peut contenir des projets de résolution très variés concernant la vie de la copropriété, ajoutés soit à l’initiative du syndic, soit à celle d’un ou de plusieurs copropriétaires (art. 10 du décret du 17.3.67). « Cette faculté, mal connue des copropriétaires eux-mêmes, est peu exercée. C’est pourtant une occasion, qui ne doit pas être négligée, de faire valoir ses droits », remarque Catherine Blanc-Tardy, avocate présidente de Syndec, un syndicat de défense des propriétaires et copropriétaires siégeant à Marseille. En effet, le syndic n’a pas d’autre choix que d’accéder à leur demande et n’a pas à être juge de son opportunité. En pratique, les copropriétaires prennent l’initiative lorsqu’ils ont un projet personnel de travaux qu’ils doivent soumettre à l’autorisation de l’assemblée parce qu’il touche aux parties communes ou à l’aspect extérieur de l’immeuble. Le plus souvent, cependant, c’est le conseil syndical qui fait inscrire un point à l’ordre du jour, typiquement lorsqu’il s’agit de faire voter des travaux concernant l’ensemble de l’immeuble. Il arrive également que le syndic n’ait pas intérêt à mentionner un point particulier. Une stratégie d’évitement qu’il ne faut pas hésiter à contrer via l’ordre du jour. Par exemple, la possibilité qu’ont les copropriétaires de choisir, pour des raisons de coût, une autre banque que celle du syndic pour y déposer les fonds du syndicat sur le compte séparé ouvert au nom de la copropriété (obligatoire dans les immeubles de plus 15 lots principaux).
Faire inscrire une question est possible à tout moment. La loi n’impose aucun délai, mais il vaut mieux que la demande d’inscription arrive au plus tard quelques jours avant que le syndic ait établi la convocation à l’AG et qu’elle soit ­prête à être envoyée aux copropriétaires. Si possible par lettre recommandée (c’est désormais faisable aussi par voie électronique) pour s’en ménager la preuve. Le risque, sinon, est que le syndic déclare l’avoir reçue trop tard et que l’examen de la question soit repoussé d’un an, à l’assemblée générale suivante. A fortiori si le projet de résolution porte sur le non-renouvellement du mandat du syndic en place. Ou sur la présentation par un copropriétaire d’un projet de contrat émanant d’un syndic alternatif, si le conseil syndical n’a pas respecté, pour une raison ou pour une autre, son obligation de mettre en concurrence le syndic en place. Rappelons que l’obligation du conseil syndical consiste à présenter a minima un contrat d’un concurrent à l’assemblée générale au moins une fois tous les trois ans, sauf impossibilité liée aux conditions locales du marché des syndics ou si l’AG elle-même le dispense de cette obligation par un vote à la majorité de l’article 25.

Être informé, un droit à exercer

La convocation à l’assemblée générale, le plus souvent envoyée sous forme recommandée avec avis de réception (art. 64 du décret du 17.3.67), s’accompagne de toute une série de documents obligatoires adressés aux copropriétaires (liste à l’article 11 du décret du 17.3.67), ajustables en fonction des questions soumises à leur vote. Une liasse qui peut être assez conséquente. Si la pratique de l’envoi dématérialisé (par mail) de la convocation, permise par le décret du 21 octobre 2015 (n° 2015-1325), devait se généraliser, la consultation de ces documents et leur archivage seraient ­certes simplifiés pour les copropriétaires. En pratique, ce n’est pas encore aussi simple, ainsi que le résume Cyril Sabatié : « Cela suppose le consentement écrit et individuel du copropriétaire concerné, si bien que le syndic ne peut l’imposer au syndicat, ni le faire voter dans le cadre d’une offre globale. Ensuite, cela suppose que ce copropriétaire soit bien pourvu d’une adresse électronique qui constitue une identité numérique. » Parmi les documents qui doivent être joints à la convocation à l’AG, le budget prévisionnel – que le syndic doit élaborer en concertation avec le conseil syndical –, le projet de contrat de syndic, ou encore la présentation de devis et contrats en cas de projets de travaux. Leur absence entacherait la validité de la décision. D’autres documents, non destinés à être soumis à un vote, sont néanmoins importants pour l’information des copropriétaires. En particulier l’« état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération » (art. 11 II, 2° du décret du 17.03.67), puisqu’il permet de savoir avec exactitude ce que rapporte la copropriété au syndic en honoraires et recettes diverses. « Ce document est presque toujours omis au moment de l’envoi des convocations par les syndics, alors que sa ­délivrance est obligatoire. C’est pourtant un support sur lequel il est important de se baser pour renégocier au mieux le contrat de syndic », pointe Émile Hagège. De même, les annexes au budget prévisionnel ou le tableau d’évolution de charges par exemple, parlent parfois davantage que les comptes eux-mêmes…
Tout copropriétaire dispose également d’un droit d’accès aux pièces justificatives de charges supportées par le syndicat dans l’année (art. 18-1 de la loi du 10.7.65) : entre autres, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges ; le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs… Un droit de consultation toutefois circonscrit au délai qui s’écoule entre la convocation à l’AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci. À la différence du conseil syndical qui peut, lui, exercer son droit de regard sur les justificatifs de charges toute l’année.
Depuis le 1er avril 2016, c’est le syndic qui informe les coproprié­taires de la possibilité de consulter ces ­pièces comptables, en même temps qu’il envoie la convocation à l’AG, soit vingt et un jours au moins avant sa tenue (décret n° 2015-1907 du 30.12.15). Les plages horaires et le temps de consultation, a minima un jour ouvré, doivent correspondre au créneau fixé dans le contrat de ­syndic. Une durée censée être « appropriée à la dimension de la copropriété », si bien que pour un gros immeuble ­cette consultation devrait pouvoir s’étaler sur plusieurs jours… Le copropriétaire a la faculté de se faire as­sister dans sa démarche par un membre du conseil syndical. Se faire conseiller par un comptable ou un avocat est toujours pos­sible, en réclamant une copie des documents consultés, aux frais des copropriétaires. Certains documents obligatoires sont régulièrement  omis par le syndic dans l’envoi de la convocation à l’AG.

Se faire représenter,  pour gagner en efficacité

L’assemblée générale étant l’organe décisionnaire de la copropriété, et vu la teneur de certaines résolutions à voter, l’abstention to­tale est la pire des stratégies. Mieux vaut se faire représenter (art. 22 al. 3 de la loi du 10.7.65). Le choix d’un mandataire, en charge d’exercer votre droit de vote le jour de l’AG, est libre. Contrairement à une idée encore répandue, il dépasse le cercle des membres du syndicat, même dans un petit immeuble. Et le règlement de copropriété ne peut prévoir de restrictions. Votre locataire ou un membre de votre famille ont le droit de vous représenter. Impossible en revanche de donner procuration au syndic, à son conjoint ou à l’un de ses employés. Il suffit de remplir le modèle de pouvoir, joint le plus souvent à la convocation, en indiquant le nom du mandataire (ou de plusieurs, mais en prenant soin de préciser que si le premier est absent, le mandat ira au second, et ainsi de suite). À savoir : la pratique de la « subdélégation » – autrement dit le mandataire, lui-même empêché, confie le pouvoir qui lui a été délivré à une tierce personne –, est valable, sauf si le copropriétaire mandant s’y oppose à l’avance. Quant au « pouvoir en blanc », mieux vaut l’adresser au président du conseil syndical afin qu’il le remette au président de l’assemblée, plutôt que de l’envoyer directement au syndic. « Celui-ci risque de redistribuer les mandats en blanc aux copropriétaires présents acquis à sa cause… », souligne David Rodrigues, de la Confédération de la consommation, du Logement et du Cadre de vie (CLCV). Le pouvoir doit être signé de la main du coproprié­taire lui-même, la mention « pour ordre » étant irrégulière et donc pouvant entraîner l’annulation de l’AG. La procuration, le plus souvent, ne donne pas de consigne de vote au mandataire. Il est toujours possible de donner ses instructions, résolution par résolution. Mais si le mandataire ne les respecte pas, cela n’entache pas la validité des décisions prises au cours de l’assemblée. Pour mémoire, un mandataire ne peut recevoir plus de trois pouvoirs. À moins que le total des voix dont il dispose (y compris la sienne) soit inférieur à 5 % des voix de la copropriété, soit 50/1000e si la copropriété compte 1000 tantièmes.

Marianne Bertrand


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COPROPRIETE




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