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À qui confier la gestion de vos archives ?

À qui confier la gestion de vos archives ?
Novembre 2015
Le Particulier Immobilier n° 324, article résumé.
Auteur : BERTRAND (Marianne)

En attendant le tout numérique, les cabinets de syndics se retrouvent englués dans des archives devenues trop volumineuses. Ils recourent de plus en plus à des sociétés de sous-traitance pour stocker les papiers des immeubles qu’ils gèrent. La souscription d’un contrat d’archivage nécessite désormais l’accord du syndicat des copropriétaires. Pas si simple…

Résumé de l'article

Face au volume croissant des archives de la copropriété, nombre de syndics recourent à des sous-traitants pour stocker les papiers des immeubles qu’ils gèrent. Conseils pour réussir au mieux cette externalisation des archives de la copropriété :

  • La délégation de la gestion des archives doit être votée en assemblée générale.
  • Importance de l’inventaire des archives de l’immeuble, même si celui-ci atteint vite ses limites.
  • Une externalisation des archives dont le coût reste faible.
  • Une police d’assurance spécifique destinée à couvrir les risques que pourraient subir les archives.
  • L’externalisation favorise la conservation des documents (différents délias de conservation peuvent intervenir).
  • La numérisation progressive des archives en vue de leur stockage électronique.

Encadrés :

  • Le syndicat des copropriétaires a-t-il intérêt à voter le transfert de la gestion des archives vers une société spécialisée ?
  • Zoom : de nouvelles règles pour externaliser les archives.
  • Archives de copropriété, de quoi parle-t-on ?
  • Trois sociétés d’archives passées au crible (tableau comparatif).
Le dossier en version complète fait 8 pages papier. Il comporte l’ensemble des articles du sommaire, les textes de lois, jurisprudences et compléments associés.

Mots-clés :

COPROPRIETE , DOCUMENT ADMINISTRATIF , SYNDIC DE COPROPRIETE




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