Copropriété: un pas de plus vers la fin du papier
Un décret rendra bientôt possible l'envoi électronique des convocations aux assemblées générales de copropriété. A la clé, moins de contraintes et des économies.
Un nouveau pas sera franchi sous peu vers la dématérialisation des documents de la copropriété. Après la mise en place de services extranet, les syndics pourront prochainement faire parvenir aux copropriétaires les convocations aux assemblées générales (AG) par voie électronique. Un projet de décret sur la «dématérialisation des notifications» en copropriété est actuellement entre les mains du ministre de la Justice. Son application est prévue pour le 1er octobre. «Cela fait plusieurs années que l'on attend. Les offres sont aujourd'hui techniquement au point. Ne manquait que la possibilité légale de les mettre en place», explique Xavier Dekock, directeur marketing de l'administrateur de biens Sergic.
Le décret, encore à l'état de projet et dont Le Particulier Immobilier s'est procuré une copie, rend désormais valable la notification électronique comme mode de convocation d'AG, au même titre que l'envoi par recommandé ou une remise contre émargement. Il complète ainsi une disposition introduite par la loi Alur l'an dernier (Loi 65-557, art. 42-1), mais dont les contours juridiques restaient flous. Manquaient notamment les modalités de consentement des copropriétaires, principal obstacle à l'application de la convocation électronique. L'accord des copropriétaires devra désormais être consigné par écrit et conservé par le syndic sur un registre. Les copropriétaires qui auront opté pour cette solution pourront alors accéder à leur convocation d'AG annuelle sans se déplacer à la poste. A charge pour eux ensuite d'imprimer leurs documents s'ils souhaitent en conserver une copie papier. Rien d'irréversible, néanmoins: les signataires pourront à tout moment revenir au papier, s'ils en font la demande en recommandé.
Des économies de 50 à 60 %
Qui profitera des économies générées par un envoi numérique, de l'ordre de 50 à 60 % si l'on en croit les professionnels? Principalement les syndics, pour qui ces documents représentent fréquemment plusieurs milliers de photocopies par immeuble. Or, depuis le 1er juillet 2015, les administrateurs de biens ont l'interdiction de facturer les frais de photocopie à leurs clients. Ils doivent les inclure dans leur forfait au titre de leurs prestations de gestion courante. De leur côté, les copropriétaires pourront bénéficier de la baisse des coûts d'affranchissement, à leur charge.
Des syndics trop pressés?
Alors qu'elle n'est pas encore légalement possible, certains syndics proposent déjà la convocation électronique dans leur offre, parfois par méconnaissance de la loi. À leurs risques et périls. «Un copropriétaire qui n'aurait pas donné son accord écrit à un tel envoi pourrait valablement faire annuler une AG dont les décisions lui seraient défavorables», avertit Agnès Lebatteux, du cabinet Zurfluh, Lebatteux, Sizaire. Moins risquée pour le syndic, mais tout aussi illégale, la transmission des appels de charges par courriel. En début d'année, l'administrateur de biens Citya a été épinglé par l'Association des responsables de copropriété (Arc) pour avoir abandonné l'envoi papier de ces documents au profit du numérique, sans l'accord de ses clients.
