Changer de syndic, les nouvelles règles du jeu

Les copropriétaires qui se plaignent de leur syndic sont légion. À tort ou à raison, d’ailleurs, mais peu importe, ils doivent pouvoir en changer dans des conditions optimales. Le législateur, comme le gouvernement, ont fait beaucoup pour mettre en place un cadre permettant aux copropriétés d’organiser la comparaison des prestations offertes par les syndics et rationaliser leurs pratiques tarifaires. Dernier texte en date, la loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové (Alur) du 24 mars 2014, entrée en vigueur le 27, a adopté deux mesures essentielles. La première est à ce jour inapplicable, car elle est soumise à un décret qui n’est pas encore paru. Il s’agit de la création d’un contrat de syndic type, qui s'accompagne de l'énoncé d’un principe clair de fixation des honoraires destinée à éviter les débordements: «La rémunération des syndics est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique complémentaire peut être perçue à l'occasion de prestations particulières» (art. 18-1 A de la loi de 1965), qui seront définies par le décret tant attendu. Autrement dit, le forfait de gestion s'entend «tout sauf»… Reste la deuxième mesure, entrée, elle, en vigueur dès le 27 mars 2014: «Au cas où l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, celle-ci est précédée d'une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic (…), effectuée par le conseil syndical» (art. 21, al. 3). En pratique, c’est une véritable nouveauté, car si la possibilité de produire plusieurs projets de contrats de syndic au moment de la convocation à l’assemblée générale (AG) était déjà prévue dans les textes (art. 11 I 4° du décret du 17.3.67), leur mise en concurrence était quasi inexistante dans les faits. Alors que les autres contrats et les marchés de travaux devaient, eux, en faire l’objet à partir d’un certain montant voté par l’AG.

Or, pour faire baisser les tarifs des syndics et obtenir les prestations les mieux adaptées à son profil, une copropriété a tout intérêt à lancer un appel d’offres. La loi Alur a mis en place un cadre à cette démarche, en la confiant explicitement au conseil syndical, en dehors de toute décision de l’assemblée générale. Autrement dit, l’AG ne peut pas voter une dispense de mise en concurrence, même si la décision était prise à l’unanimité des copropriétaires. Seul bémol, cette avancée apparente est limitée dans les faits tant que les décrets établissant un contrat type de syndic et la liste des prestations complémentaires facturables en sus du forfait de gestion ne sont pas parus. Qui plus est, cette «obligation» de mise en concurrence est déjà accusée de créer, dans certains cas, des difficultés inutiles.

La mise en concurrence doit-elle être systématique?

Le principe est néanmoins inscrit dans la loi de 1965: la mise en concurrence du syndic est de rigueur lors de sa «désignation». La confrontation de plusieurs projets de contrats devient donc nécessaire, que cette désignation soit consécutive à un non-renouvellement du contrat du syndic en place, ou à sa révocation. Mais l’emploi du terme «désignation», insuffisamment explicite, sème le trouble dans les copropriétés. La question se pose en effet de savoir si la mise en concurrence doit être organisée systématiquement à l’occasion du renouvellement du mandat du syndic. C’est-à-dire avant chaque assemblée générale appelée à se prononcer sur la question: en clair, tous les ans si le mandat a été conclu pour un an, ou plus, selon la durée de ce mandat. Si la réponse est positive, la tâche des conseils syndicaux va sérieusement s’alourdir, ce qui fait déjà grincer des dents. À l’Association des responsables de copropriété (ARC), notamment, l’on ne voit pas pourquoi le conseil syndical devrait, chaque année - rythme habituel de renouvellement des mandats - entreprendre un tour du marché, même si les copropriétaires n’ont pas l’intention de changer le syndic en place, qui fait parfaitement l’affaire. «C’est une aberration. Cette disposition est non seulement inutile mais perverse. Les syndics vont dorénavant tous vouloir être élus pour un mandat de trois ans afin de ne pas être remis sur la sellette chaque année. Le sacre du “trois ans ou rien” en quelque sorte, alors même que les contrats de trois ans sont contraires à l’intérêt des copropriétés, déplore Bruno Dhont, directeur de l’ARC, qui soulève un autre effet négatif. «Des conseillers syndicaux nous alertent qu’ils sont interpellés par des copropriétaires lorsqu’ils n’ont pas pu présenter des projets de contrats de syndics concurrents. Pour couper court aux critiques, je recommande dans ce cas-là de répondre que les syndics contactés n’ont pas répondu aux demandes de devis.» À ce titre, il faut savoir que la loi n’impose aucune obligation de résultat au conseil syndical, qui a simplement le devoir de réaliser une mise en concurrence. Nous sommes un peu moins catégoriques que l’ARC: même si la copropriété ne souhaite pas changer de syndic, le renouvellement de son mandat peut être l’occasion de remettre à plat les termes du contrat et de les renégocier… ou de se rendre compte que sa prestation et ses honoraires s’avèrent plutôt compétitifs. Et puis, qui sait comment les choses peuvent tourner en assemblée générale… Il vaut donc mieux avoir prévu un projet de contrat de syndic pour lequel voter afin de pallier un éventuel défaut de renouvellement de celui en place.

Quoi qu’il en soit, quelle serait la conséquence d’une absence de mise en concurrence? La validité de la résolution désignant le syndic pourrait-elle être remise en cause? Ce n’est certainement pas prévu par la loi, qui n’envisage aucune sanction. Toutefois, comme le souligne à propos l’association de défense des consommateurs Consommation Logement Cadre de Vie (CLCV), «la jurisprudence contrôle régulièrement si les copropriétaires ont pu se prononcer en toute connaissance de cause et si, pour cela, les informations nécessaires ont été portées à leur connaissance». Elle en conclut que l’annulation de la résolution désignant le syndic pourrait être prononcée si le conseil syndical ne satisfait pas à l’obligation de mise en concurrence. Il faudra attendre les premières décisions de justice pour avoir la moindre certitude.

A savoir: le syndic non professionnel (ou syndic bénévole) doit, lui aussi, fournir un projet de contrat de syndic pour participer à la mise en concurrence, même si cela paraît inadapté et peu en accord avec l’esprit des copropriétés qui font ce choix de gestion.

Le conseil syndical joue un rôle essentiel

En attendant, le principe instauré par le législateur est le suivant. La mise en concurrence est réalisée par le conseil syndical, tout au moins dans les copropriétés qui en sont pourvues, et elle ne s’impose qu’en présence de ce dernier.

Le conseil syndical joue donc un rôle majeur dans la sélection du futur syndic. C’est lui qui doit recenser les candidats, demander les devis, analyser et comparer les offres reçues puis, au final, négocier le contrat avec le ou les candidat(s) retenu(s) pour proposer sa nomination en assemblée générale. Autant dire que ce travail de mise en concurrence exige une forte implication des conseillers syndicaux (tous bénévoles, rappelons-le) et nécessite des compétences techniques et juridiques qui ne sont pas nécessairement à la portée de tous. D’autant plus que les contrats de syndics sont difficiles à comparer les uns avec les autres, faute, là encore, à ce jour d’une présentation uniformisée. S’il a la main, il n’est cependant pas le seul maître à bord. L’article 21 alinéa 3 de la loi de 1965 lui confie la mission de mise en concurrence «sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet». Le syndicat ne pourra guère, dans ces conditions, prétendre qu’il a renouvelé le contrat de son syndic «à l’insu de son plein gré».

Notre conseil: avant de partir en quête de syndics potentiels, le conseil syndical doit définir ses critères de sélection. Pour cela, il a tout intérêt à identifier avec précision les besoins de la copropriété. Si l’immeuble est neuf, il vaudra mieux mandater un syndic habitué à gérer des immeubles neufs et familier de l’assurance dommages-ouvrage, dans l’hypothèse où un désordre surviendrait, couvert par la garantie décennale.

Si la copropriété est dotée d’un gardien, il est préférable que le syndic soit habitué à gérer ce type de personnel. La typologie de la copropriété est également importante: elle peut être petite, moyenne ou grande, plus ou moins pourvue d’équipements collectifs qu’il faut gérer, et ses copropriétaires peuvent être globalement plutôt bons ou mauvais payeurs. Dans tous les cas, le syndic devra avoir la capacité de prendre en charge les problématiques propres à l'immeuble.

A savoir: une copropriété n’est dépourvue de conseil syndical que si les copropriétaires ont voté son absence ou si aucun candidat n’a été élu (absence de candidat ou majorité non atteinte). Bien sûr, en l’absence de conseil syndical, rien n’empêche les copropriétaires de démarcher des syndics.

Devant l’assemblée générale…

La mise en concurrence se fait en amont et sans le concours de l’assemblée générale. L’article 21 de la loi ne précise pas si, par la suite, tous les projets de contrat doivent être joints à la convocation et présentés à l’assemblée générale. L’article 11 I, 4° du décret du 17 mars 1967 indique simplement: «Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat». Par définition, le conseil syndical a donc la possibilité de faire son choix en amont, au vu des contrats mis en concurrence, et ne présenter qu’un candidat. C’est d’ailleurs ce que n’hésite pas à préconiser Rachid Laaraj, fondateur du courtier en syndics Syneval, «pour éviter, explique-t-il, l’éparpillement des voix et donc le risque de se retrouver sans syndic faute de ne pas atteindre le quorum».

La loi permet aussi au conseil syndical, s’il le juge utile, de donner un avis écrit sur les projets de contrat qu’il a reçus. Auquel cas, cet avis devra être joint à la convocation des copropriétaires à l’assemblée générale, en même temps que le ou les projets de contrat. L'avis n’est pas obligatoire et le conseil peut aussi ne pas rédiger d’écrit mais faire, en assemblée, une présentation des différents contrats qu’il a recueillis en expliquant ses préférences.

Ensuite, la mise en concurrence n’est pas une prérogative exclusive du conseil syndical. Rien n'interdit aux copropriétaires, on l'a vu, de demander au syndic de faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée l’examen d’autres projets de contrats, qu’il lui communique. Seulement, cette initiative personnelle ne se substitue pas à la mise en concurrence par le conseil syndical.

Par ailleurs, le copropriétaire qui souhaiterait proposer un projet de contrat de syndic au vote de l’assemblée générale, parce qu’il a été écarté par le conseil syndical, sans ou après examen, par exemple, peut parfaitement le faire. En revanche, il devra être particulièrement vigilant quant au calendrier. En effet, s’il veut que sa proposition accompagnée du projet de contrat soit inscrite à l’ordre du jour, il doit la faire parvenir au syndic avant que ce dernier n’ait établi les convocations et qu’elles soient prêtes à être envoyées. En cas d’envoi tardif, le syndic peut légitimement refuser d’inscrire la question à l’ordre du jour.

Afin de renforcer les modalités de cette mise en concurrence, l’ARC avait réclamé, lors de l’examen du projet de loi Alur, le rétablissement du mécanisme de «l’ordre du jour complémentaire» que tout copropriétaire pouvait demander dans les six jours de la convocation à l’assemblée générale (disposition supprimée par un décret en 2004). Cette revendication n'a pas été exaucée.

A savoir: les copropriétés de moins de 10 lots (logements, bureaux ou commerces) ayant un budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs inférieur à 15 000 €, qui décident d’adopter la forme coopérative, peuvent voter, à la majorité absolue de l’article 25, de ne pas constituer de conseil syndical et de procéder directement à la désignation du syndic parmi leurs membres (art. 17-1-1 de la loi de 1965).

Une dispense légale

L’article 21 de la loi de 1965 décharge le conseil syndical de son obligation de mise en concurrence «lorsque le marché local des syndics» ne la permet pas. Pour la CLCV, «le texte est avare en précisions et n’indique pas ce qu’il faut entendre par marché local. On peut toutefois penser qu’il s’agit de zones où il n’existe que peu de syndics et dans lesquelles il est difficile de trouver des candidats pour effectuer une mise en concurrence digne de ce nom. On peut également imaginer le cas où des cabinets appartenant à une même franchise seraient majoritairement présents localement. Mais ici encore, des précisions de la jurisprudence paraissent nécessaires». Quoi qu’il en soit, c’est loin d’être un cas d’école. «Les 12 000 syndics présents en France sont concentrés à 80 % dans les grandes agglomérations, c’est-à-dire la région Ile-de-France, Lille, Lyon, Marseille, Nice. Dans les villes de 20 000 à 30 000 habitants, il n’y a souvent qu’un seul ou deux syndics, sans parler des petites villes où il n’y en a parfois aucun», souligne Rachid Laaraj.

Si le marché local des syndics est insuffisamment concurrentiel, le conseil syndical peut proposer de ne pas procéder à la mise en concurrence. Ce que le syndic doit alors notifier à chaque copropriétaire, par lettre recommandée avec avis de réception, dans un délai suffisant pour leur permettre de communiquer eux-mêmes des projets de contrats de syndic en vue de leur inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale. À noter, la proposition du conseil syndical de renoncer à la mise en concurrence n’est pas inscrite elle-même à l’ordre du jour. Cette décision est laissée à son entière discrétion.

Désigner son syndic en assemblée

La mise en concurrence ne doit pas faire oublier le nécessaire respect des délais de convocation et de tenue de l’assemblée générale qui va désigner l’un des candidats. Pour rappel, l’élection du syndic, qu’il s’agisse d’un renouvellement ou d’une nouvelle désignation, s’effectue à la majorité des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat (art. 25 de la loi de 1965). L’assemblée se prononce sur chacune des candidatures. Lorsque la majorité absolue n’a pas été dégagée, l’organisation d’un deuxième vote est possible: si le projet recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés. Si le projet recueille moins du tiers des voix, une nouvelle assemblée générale peut être convoquée dans les trois mois pour statuer, là encore, à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés. Le syndic en place doit convoquer cette seconde assemblée, même s’il est en ballottage. À défaut, la copropriété pourrait se retrouver sans syndic et sa responsabilité serait alors engagée. Néanmoins, s’il ne s’exécute pas, il faut savoir que le président du conseil syndical peut valablement convoquer l’assemblée, après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours (art. 8 du décret de 1967). C’est pourquoi il faut veiller à ce que l’assemblée générale se tienne bien en amont de la date d’échéance du mandat du syndic. En effet, si le syndic cesse ses fonctions sans que son successeur ait été élu, il faudra recourir à un administrateur provisoire désigné en justice. Quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. (art. 18 V de la loi de 1965).

Laure Le Scornet

» Le calcul des charges de copropriété avec Droit Finances.net