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Assemblée générale de copropriété : prenez part aux décisions

Assemblée générale de copropriété : prenez part aux décisions
Février 2014
Le Particulier n° 1094, article complet.
Auteur : LE SCORNET (Laure)

Convoquée au moins une fois par an, l’assemblée générale (AG) est le seul moment où les copropriétaires sont rassemblés pour prendre toutes les décisions importantes pour leur immeuble. Voici ce que vous devez savoir pour vous y préparer.

Une assemblée générale, ça se prépare. Or, certains copropriétaires s’y rendent sans même avoir pris connaissance de l’ordre du jour ! C’est fort dommage, car l’AG est l’organe de décision de la copropriété, le moment où chacun peut débattre et exprimer sa volonté en votant. Ne pas s'en soucier revient à confier un blanc-seing aux autres copropriétaires pour la gestion de votre patrimoine immobilier. Nous passons en revue les 6 points essentiels à connaître avant votre prochaine assemblée. Ayez toutes les cartes en main afin de prendre les bonnes décisions en connaissance de cause, devenir un acteur essentiel du destin de votre immeuble et anticiper les charges à payer.

La convocation à l’ag doit être remise au moins 21 jours avant sa tenue

L’assemblée générale fait l’objet d’une convocation préalable, soumise à des règles précises. Vous devez recevoir cette convocation au moins 21 jours avant la date prévue, sauf urgence justifiée par l’intérêt collectif. C’est le cas, par exemple, si le syndic a dû lancer des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (en cas de fuite importante, par exemple) sans attendre la tenue d’une assemblée générale. Le règlement de copropriété peut toutefois prévoir un délai plus long. En général, la convocation est envoyée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR). Mais elle peut aussi être remise en main propre contre récépissé ou signature ou encore par télécopie avec récépissé. Le projet de loi pour l’Accès au logement et un urbanisme rénové (Alur) (voir n° 1090 du Particulier, p. 48), qui devrait être voté au printemps, pourrait autoriser l’envoi de la convocation par courrier électronique.
Le point de départ du délai de 21 jours (ou davantage, si le règlement le prévoit) court à partir du jour de la remise en main propre ou du lendemain du jour de la première présentation du courrier recommandé par le facteur au domicile du copropriétaire (pour une télécopie, le lendemain du jour de sa réception). Peu importe que ce dernier refuse la lettre ou qu’il n’aille pas la chercher à la poste.

La convocation vous informe précisément

La convocation doit indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour, c’est-à-dire les questions (aussi appelées résolutions) soumises au vote. Vous devez, en effet, connaître à l’avance les sujets qui seront débattus lors de l’assemblée. Notez qu’il n’existe pas d’obligation de mentionner la majorité applicable aux différents votes (voir p. 45).
Lorsque l’assemblée doit approuver les comptes de l’année écoulée, la convocation doit rappeler que vous pouvez consulter les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fourniture et d’exploitation…), avant l’AG. Ces pièces doivent être tenues à votre disposition par le syndic au moins un jour ouvré (sauf samedis et dimanches), selon des modalités décidées en assemblée générale. N’hésitez pas à faire usage de ce droit.
L’AG peut se dérouler n’importe quel jour, y compris un dimanche, sauf si le règlement l’interdit. Elle a lieu généralement dans la commune où se situe l’immeuble. Attention, l’endroit doit être accessible à tous les copropriétaires, y compris ceux en situation de handicap.

Les documents obligatoirement annexés

Pour vous permettre d’apprécier la portée des décisions à prendre, un certain nombre de documents et de renseignements doivent vous parvenir, au plus tard, en même temps que l’ordre du jour. Vérifiez-le systématiquement, car certaines de ces informations conditionnent la validité de la décision. Autrement dit, une résolution votée peut être annulée si les documents qui devaient lui être associés n’ont pas été envoyés aux copropriétaires dans les formes et délais légaux. L’article 11 du décret du 17 mars 1967 énumère les documents portant sur la situation financière de l’immeuble et la gestion du syndicat (voir lexique p. 46) dont l’absence peut être un motif d’annulation d’une décision (voir notre Guide du copropriétaire, n° 1050b de juin 2010, p. 56). Par exemple, pour permettre la validation des comptes, le syndic (voir lexique ci-contre) doit fournir 5 tableaux : l’état financier de la copropriété, le compte de gestion général, le compte d’opérations courantes, le compte des travaux réalisés et l’état des travaux en cours.
D’autres documents ne sont envoyés qu’à titre informatif : annexes du budget prévisionnel, état détaillé des rémunérations perçues durant l’année écoulée par le syndic, avis du conseil syndical quand sa consultation est obligatoire, compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical, projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l’approbation des comptes, etc.

Étudiez l’ordre du jour

L’assemblée ne peut voter que sur des questions qui sont inscrites à l’ordre du jour. Les juges annulent systématiquement les décisions prises sur des questions n’y figurant pas. En pratique, rien ne s’oppose à ce qu’un sujet non prévu fasse l’objet de discussions. Mais il ne peut pas donner lieu à un vote. Si les copropriétaires veulent voter, la question devra être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine AG.
Chaque résolution soumise au vote doit apparaître séparément dans l’ordre du jour. Il est interdit de rassembler des questions distinctes dans une même résolution. Attention aussi aux termes vagues ou équivoques : la décision risque d’être remise en cause.
Vous devez examiner attentivement les questions qui seront débattues. Prenez le temps de lire les documents joints, car ils contiennent de précieuses informations sur la gestion de la copropriété. Il est vivement conseillé d’étudier à la loupe les devis de travaux, pour réagir lors des débats. N’hésitez pas à interroger le conseil syndical (voir lexique p. 44) si un point de l’ordre du jour vous paraît obscur.
Vous devez vous informer avant la réunion pour vous forger une opinion et savoir comment voter. Cela vous permettra, le cas échéant, de transmettre vos consignes de vote si vous vous faites représenter (voir point 5). Si vous assistez à l’AG, préparez-vous à intervenir de manière constructive dans les débats. N’oubliez pas que, pour être percutantes, vos interventions doivent être concises et synthétiques.
Notez que tout copropriétaire peut demander par LRAR au syndic l’inscription d’une ou de plusieurs questions à l’ordre du jour de la prochaine AG. Le syndic doit consigner les questions qui lui ont été adressées par les copropriétaires ou le conseil syndical avant l’envoi de la convocation sans juger de leur opportunité. Toutefois, les questions doivent être parvenues au syndic avant qu’il n’ait établi les convocations et que celles-ci soient prêtes à être envoyées. En cas d’envoi tardif, les questions seront posées à l’AG suivante. Il est conseillé d’adresser sa demande au syndic environ 6 semaines avant la date prévisible de l’AG. Attention, vos questions doivent être précises et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif. Pour la clarté des débats, mieux vaut produire tous les documents nécessaires à la prise de décision : devis, conditions essentielles d’un contrat, etc.

Si vous êtes empêché, faites-vous représenter

Le vote par correspondance est interdit. En revanche, si vous ne pouvez pas assister à l’AG, vous pouvez vous faire représenter, en donnant une procuration (un pouvoir ou un mandat) à la personne de votre choix : un autre copropriétaire ou un tiers (un membre de votre famille ou votre locataire, par exemple). Il ne peut pas, toutefois, s’agir du syndic (professionnel ou bénévole), de son conjoint ou partenaire de pacs ou de l’un de ses employés. Un pouvoir vierge est toujours joint à la convocation, à compléter et à retourner.
Le pouvoir peut être rédigé en termes généraux, c’est-à-dire sans donner de consignes de vote. Dans ce cas, votre représentant est libre de voter comme bon lui semble et vous êtes engagé par ses positions. Mais rien ne vous empêche de préciser dans le mandat comment voter pour chacune des résolutions inscrites à l’ordre du jour. En revanche, si votre mandataire ne respecte pas vos consignes de vote, cela n’entachera pas la validité des décisions de l’AG.
Une même personne ne peut pas recevoir plus de 3 mandats, sauf si le total des voix dont elle dispose, ajouté à celui des voix des copropriétaires qu’elle représente, ne dépasse pas 5 % des voix du syndicat. Cette règle de non-cumul a pour but d’éviter qu’un mandataire muni de nombreuses procurations n’influe trop sur le résultat du vote. Il peut donc être opportun de prévoir dans le mandat une clause autorisant le mandataire à se faire remplacer par une personne de son choix, présente à l’AG.
La pratique des pouvoirs « en blanc » – sans mention de mandataire – est admise. Les pouvoirs sont alors distribués aux copropriétaires présents. Il est déconseillé de les donner au syndic, qui pourrait être tenté de les confier à des copropriétaires « choisis » par ses soins dans le but d’arranger un vote à son avantage. Mieux vaut confier leur répartition au président du conseil syndical ou au président de séance. Les pouvoirs en blanc doivent tous être distribués. Sinon, l’assemblée pourrait être annulée si les copropriétaires ainsi privés de leur droit de vote, engageaient une action.

Vous avez 2 mois pour contester une décision

En principe, une décision prise lors de l’AG s’impose à tous les copropriétaires. Mais un copropriétaire opposant (qui a voté contre) ou défaillant (ni présent ni représenté à l’AG) peut en demander l’annulation. Il lui suffit pour cela de démontrer que les règles d’organisation et de fonctionnement de l’AG n’ont pas été respectées. Par exemple, une décision peut être annulée si elle n’a pas été adoptée à la bonne majorité, si elle ne figurait pas à l’ordre du jour ou encore si les documents nécessaires à la prise de décision n’ont pas été joints à la convocation. L’assemblée peut aussi être annulée dans son ensemble si la convocation n’a pas été faite dans les règles (voir p. 43, 44) ou si le syndic a omis de convoquer un copropriétaire.
Attention, l’annulation n’est pas automatique. Elle doit être demandée devant le tribunal de grande instance (TGI), par l’intermédiaire d’un avocat, dans les 2 mois suivant l’envoi par le syndic du procès-verbal de l’AG. Passé ce délai, les décisions non contestées prises au cours d’une assemblée, même convoquée irrégulièrement, s’imposeront à tous les copropriétaires.
Il en va de même lorsque l’assemblée n’a fait l’objet d’aucune convocation, ce qui arrive dans des petites copropriétés où les copropriétaires se réunissent de façon informelle. La Cour de cassation a jugé récemment que « les irrégularités d’une AG, tenant à une absence de convocation ou à une convocation irrégulière (…) ne rendent pas les décisions prises inexistantes mais annulables » (cass. civ. 3e du 13.11.13, n° 12-12084). Comprenez par là qu’une AG informelle donne lieu à de véritables décisions qui s’imposent aux copropriétaires, tant qu’elles ne sont pas annulées en justice.

Laure Le Scornet


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE , VOTE




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