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D'un syndic à l'autre la transmission des archives

Juillet-Août 2012
Le Particulier Immobilier n° 288, article complet.
Auteur : LE SCORNET (Laure)

 

Lors d’un changement de syndic, les litiges liés à la transmission des documents de la copropriété au successeur sont fréquents. Il arrive, en effet, que le syndic sortant fasse de la rétention au prétexte que la copropriété ne lui a pas réglé tout ce qu’elle lui devait.

La loi est pourtant claire. Dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, l’ancien syndic doit remettre au nouveau, la situation de trésorerie, la totalité des fonds disponibles et les documents et archives du syndicat (procès-verbaux, documents comptables, la liste de tous les copropriétaires ainsi que la détermination de leur lot, etc.) accompagnés d’un bordereau récapitulatif de ces pièces, dont une copie est remise au conseil syndical. Lorsque l’ancien syndic a sous-traité tout ou partie du stockage des archives à un prestataire spécialisé, il doit, dans ce même délai, informer le prestataire de ce changement et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic. Puis le syndic sortant dispose de deux mois supplémentaires pour verser à son remplaçant le solde des fonds après apurement des comptes, et lui donner l’état des comptes de la copropriété et des copropriétaires. Si besoin est, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut, après une mise en demeure restée infructueuse, demander au président du tribunal de grande instance, selon une procédure d’urgence (le référé) et sous astreinte (paiement de x euros par jour de retard), la remise des documents et des fonds. Le juge peut également allouer des dommages-intérêts au syndicat des copropriétaires.

La Cour de cassation est relativement sévère à l’égard des syndics qui font de la rétention de documents, et les condamnations sous astreinte sont nombreuses. Ainsi, l’ancien syndic doit rapporter la preuve qu’il ne détient pas les documents qui lui sont réclamés, soit parce qu’ils n’existent pas, soit parce qu’ils ne sont pas en sa possession et qu’il ne peut les obtenir (cass. civ. 3e, 5.12.07, n° 06-11564). Dans ce dernier cas, la Cour a énoncé qu’il appartient à l’ancien syndic de démontrer qu’il n’a jamais eu en sa possession les pièces réclamées par son remplaçant. A priori, la preuve peut être difficile à établir. Néanmoins, la solution retenue peut s’expliquer dans cette affaire où la défense du syndic connu sur la place,  n’était ni sérieuse ni crédible, ce dernier soutenant qu’il n’avait pas établi l’état des comptes des copropriétaires…

Plus récemment, la cour d’appel de Paris a affirmé que la charge de la preuve repose bien sur le syndic sortant, estimant qu’un professionnel ne peut « se retrancher derrière l’affirmation selon laquelle [il] ne détient plus les documents sans donner d’explication convaincante alors que la détention de ces pièces constitue une des obligations de base du syndic » (CA de Paris du 9.1.08, 14e ch. sect. A). La Cour de cassation est du même avis puisqu’elle a indiqué que le syndic « ne pouvait pour s’affranchir de son obligation, se contenter d’affirmer qu’il n’était pas en possession des documents ou que ceux-ci étaient détenus par un tiers, auquel cas il lui appartenait, si nécessaire, de les réclamer » (cass. civ. 3e du 3.11.11, n° 10-21009). La Cour de cassation estime aussi qu’il appartient « à l’ancien syndic de démontrer qu’il avait remis l’ensemble des documents et fonds qu’il détenait pour le compte du syndicat des copropriétaires » (cass. civ. 3e du 29.3.11, n° 10-14159). Elle a été plus souple dans une autre affaire, indiquant que le syndic sortant n’est pas tenu à transmission quand, en l’absence de fautes, il certifie que les pièces réclamées sont introuvables (cass. civ. 3e du 14.1.09, n° 05-11985).  

La jurisprudence considère, en général, qu’on ne peut contraindre le syndic sortant à établir postérieurement à son dessaisissement des documents qu’il n’avait pas tenus préalablement, même s’il le devait (cass. civ. 3e, 4.6.09, n° 08-15737). En effet, à l’impossible, nul n’est tenu. Le même syndic peut toutefois être condamné à dédommager le syndicat pour la faute qu’il a commise en n’établissant pas les documents conformément à la législation.

Attention, la transmission des archives au syndic successeur ne peut donner lieu à une facturation supplémentaire. Elle fait partie des prestations de gestion courante comprises dans le forfait annuel (arrêté Novelli du 19.3.10 réglementant les tarifs des syndics).

Laure Le Scornet

 


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COPROPRIETE , DOCUMENT ADMINISTRATIF , HONORAIRE , SYNDIC DE COPROPRIETE , SYNDICAT DE COPROPRIETAIRES




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