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Faut-il donner quitus à son syndic?

Faut-il donner quitus à son syndic?
Mai 2012
Le Particulier Immo n° 286, article complet.
Auteur : PHILIBERT (Maud)

L’assemblée générale annuelle consacrée à l’approbation des comptes est l’occasion pour le syndic de demander aux copropriétaires de lui donner quitus de sa gestion. Cette pratique n’est pas encadrée par la loi. À quoi le syndicat s’engage-t-il en votant ce quitus ? Agit-il bien dans l’intérêt de la copropriété ? Une question très controversée.

Le mot latin quitus désigne le fait de quitter une obligation, d’en être quitte. Lorsqu’un mandataire demande quitus à son mandant, il lui demande d’approuver ses actes de gestion. Parce que le syndic est mandataire du syndicat des copropriétaires, parce qu’il lui rend compte chaque année en assemblée générale de la gestion de son mandat – en théorie du moins –, lui donner quitus signifie que l’ensemble des copropriétaires approuve les actes de gestion du syndic portés à sa connaissance. C’est plus qu’une formalité, dans la mesure où le quitus libère le syndic d’une partie de sa responsabilité. Pourtant, il n’est pas réglementé. Dans la pratique, il est voté au moment de l’assemblée annuelle – à la majorité simple de l’article 24, c’est-à-dire à la majorité des suffrages exprimés –, et porte habituellement sur l’exercice écoulé.

Le quitus exonère le syndic de sa responsabilité

Inconnu du Code civil comme de la loi du 10 juillet 1965, le quitus est pourtant indissociable des rapports entre mandataire et mandant. Sa délivrance par l’assemblée générale vaut ratification globale des actes de gestion portés à sa connaissance. Autrement dit, le syndic se trouve déchargé de sa responsabilité dès lors que le quitus est voté, et cela pour l’ensemble de ses actes sur la période donnée (CA d’Aix-en-Provence, 1re ch., du 10.5.06, n° 05/04576) : entretien, travaux, recouvrement d’impayés, etc. Une ratification qui va loin, puisque la Cour de cassation a admis, dès les années 1960, qu’elle s’étendait aux actes excédant les pouvoirs du syndic. Toutefois, le quitus peut ne porter que sur un ou plusieurs actes de gestion et ne pas les couvrir dans leur ensemble, même si, en pratique, le syndic fait plus volontiers porter le vote sur la globalité de sa gestion. En donnant quitus à son syndic, le syndicat des copropriétaires se met donc dans une position délicate, puisqu’il se prive d’une action éventuelle en responsabilité contractuelle contre ce dernier. Or, les conséquences des actes du syndic peuvent se révéler bien après le vote du quitus : le défaut de paiement de la prime d’assurance sera découvert à l’occasion d’un sinistre ; une dette non réglée resurgira lorsqu’un fournisseur refusera d’exécuter une prestation, etc.

Le quitus ne joue que sur les actes dont les copropriétaires sont informés

Le quitus n’exonère le syndic que pour les actes portés à la connaissance de l’assemblée générale. Il ne couvre pas les actes dont le syndicat des copropriétaires n’avait pas connaissance et dont il n’aurait pas été à même, lors du vote, d’apprécier les conséquences. Pas plus qu’il ne peut concerner un litige en cours (CA d’Aix-en-Provence, 4e ch., du 1.6.07, n° 2007/287). Le quitus perd, de même, son caractère exonératoire lorsque le syndic a tenu les copropriétaires dans l’ignorance par des manœuvres frauduleuses. A contrario, si le syndic a informé complètement et loyalement le syndicat d’un manquement ou d’une difficulté, le quitus le libère, même s’il a commis une faute. Par conséquent, si sa responsabilité est recherchée, il ne lui suffira pas d’invoquer le quitus : il devra rapporter la preuve qu’il a bien informé les copropriétaires sur les faits qui lui sont reprochés. Ce qui ne va pas sans poser problème : dans la mesure où le quitus n’est pas prévu par les textes, le syndic n’a pas l’obligation de fournir le moindre document concernant ce point lors de l’envoi des convocations à l’assemblée générale. Par ailleurs, la plupart des actes de gestion ayant une traduction comptable, il sera facile, pour le syndic, de démontrer qu’en approuvant les comptes, les copropriétaires, cette fois documents à l’appui, en ont nécessairement eu connaissance. Informés sans le savoir, en quelque sorte. C’est bien évidemment au juge qu’il incombera d’apprécier souverainement, en examinant les faits de la cause, si le syndic a apporté une information loyale et complète à l’assemblée générale.

Il reste que le quitus ne porte bien entendu que sur les faits correspondant à la période pour laquelle il a été donné (CA de Paris, 23e ch., du 23.10.03, n° 2003/05407). Le syndic ne pourrait donc pas invoquer la délivrance d’un quitus pour un exercice antérieur aux faits incriminés dans le but de se disculper. Par ailleurs, il faut savoir que le quitus donné par l’assemblée générale ne joue que sur le terrain contractuel, le fondement du lien de droit entre le syndic et la copropriété étant un mandat, qui est un contrat. Il ne prive donc pas un copropriétaire d’engager la responsabilité délictuelle ou quasi délictuelle du syndic pour une faute commise par ce dernier, qui lui aurait causé un préjudice personnel (CA de Paris, 23e ch., du 10.2.05, n° 04/07762). Encore faut-il qu’il puisse en apporter la preuve. Par ailleurs, certains auteurs soulignent que si un copropriétaire compte agir individuellement contre le syndic, il est ­préférable qu’il ne vote pas le quitus lors de l’assemblée générale. Enfin, un quitus n’est valablement exonératoire que s’il a été donné sans réserve. En cas de doute, les copropriétaires peuvent très bien donner quitus au syndic sous réserve de tel ou tel acte de gestion.

Ne pas confondre quitus et approbation des comptes

Bien que demandés lors de la même assemblée générale par le syndic, le quitus et l’approbation des comptes ne sont pas nécessairement liés. Le quitus concerne l’ensemble de la gestion du syndic. Il englobe les aspects tant administratifs que comptables de sa mission. Il est donc plus large. Il doit faire l’objet d’une inscription distincte à l’ordre du jour, et donner lieu à un vote séparé, même si ce dernier intervient lors de la même assemblée générale que l’approbation des comptes. Cela permet à l’assemblée d’approuver les comptes d’un exercice donné, tout en différant le quitus, ou en le limitant à certains actes de gestion. Les copropriétaires doivent être particulièrement vigilants. Si le quitus n’est pas inscrit à l’ordre du jour, l’approbation des comptes ne vaudra pas quitus, car seules les questions inscrites à l’ordre du jour sont valablement votées par l’assemblée. En revanche, si les deux questions sont inscrites à l’ordre du jour, elles doivent donner lieu à deux votes séparés afin que l’approbation des comptes n’emporte pas quitus et que l’annulation de l’une n’ait pas d’effet automatique sur l’autre (CA de Paris, 23e ch., du 28.6.01, n° 2000/14364, 2000/18112).

Un rapport de force entre les copropriétaires et le syndic

En donnant son quitus au syndic, l’assemblée générale atteste que celui-ci a correctement et régulièrement accompli sa mission. Mais les copropriétaires ne savent pas toujours ce que recouvre exactement la notion de quitus. Parce qu’il n’est pas obligatoire, et qu’il est considéré comme une marque de confiance, ils n’osent pas toujours le refuser. Ils se laissent ainsi facilement persuader de voter favorablement par un syndic quant à lui soucieux de voir valider ses actes de gestion. Paradoxalement, les copropriétaires se privent ainsi volontairement du droit d’agir en responsabilité contractuelle contre leur syndic, alors même que l’assurance professionnelle de ce dernier, censée justement couvrir ses erreurs de gestion, est payée par les copropriétaires… Il pourrait être tentant de refuser le voter le quitus, par simple prudence. La majorité des copropriétaires est bien au courant que la gestion d’une copropriété est complexe et que le syndic peut commettre des erreurs de gestion, soit en faisant mal ce qu’il doit faire (il y a faute), soit en ne faisant pas ce qu’il doit faire (il y a carence). Les copropriétaires ne peuvent connaître tous les actes passés par le syndic, et encore moins ses manquements. Voter le quitus les yeux fermés est donc dangereux. Si l’assemblée est décidée à changer de syndic, refuser ce vote est même recommandé. En effet, il ne s’agit certes plus pour ce dernier de corriger d’éventuelles erreurs, mais la copropriété se réserve au moins la possibilité de mettre en jeu sa responsabilité pour des fautes passées, même s’il n’est plus en activité. En revanche, si la copropriété n’entend pas changer de syndic, il peut être plus adroit de voter le quitus en émettant des réserves. Il faudra préciser les actes sur lesquels elles portent pour qu’elles soient valables dans le procès-verbal d’assemblée générale. Le refus de donner quitus met en effet la copropriété dans une position délicate vis-à-vis de son gestionnaire. Le fait d’opposer un refus systématique équivaut clairement à un acte de défiance, contraire à la notion même de mandat. Si un ou plusieurs copropriétaire(s) refusent le quitus, mieux vaut qu’ils puissent le justifier. Il est possible, par exemple, d’approuver les comptes, mais d’émettre des réserves en refusant de donner quitus sur la qualité de certains travaux réalisés. Pas sur l’ensemble, sinon autant changer de syndic. C’est ainsi qu’une copropriété a refusé de donner quitus de sa gestion à son syndic, avant de s’en séparer en invoquant à bon droit la conclusion d’un contrat d’archivage dont les frais lui étaient imputés, ce qu’elle contestait. En l’occurrence, la Cour de cassation a confirmé que « le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait explicitement confié la responsabilité » (cass. civ. 3e du 1.3.11, n° 10-30286).

Restaurer la confiance

Lorsqu’un dirigeant de société ou d’association rend compte à son assemblée générale et lui demande son quitus, il joint son rapport moral et financier à la convocation de l’assemblée. Pour quelle raison le syndic n’en ferait-il pas autant ? Un seul hic : cette solution tirée de la pratique des affaires n’est pas prévue par la loi. Le vote du quitus, au vu d’un rapport qui peut être tronqué, prive les copropriétaires de tout recours, sauf à pouvoir démontrer devant un juge la mauvaise foi du syndic. C’est pourquoi il est important, lorsque les copropriétaires désirent donner quitus au syndic de sa gestion, d’émettre autant de réserves que nécessaire. Le quitus étant donné la plupart du temps une fois par an, pour l’exercice écoulé, le fait d’émettre une réserve remet la question au vote l’année suivante. Le syndic aura eu l’occasion d’apporter des réponses et des solutions aux copropriétaires qui pourront alors, en toute connaissance de cause, valider ses actes de gestion. La confiance doit être réciproque : les copropriétaires doivent faire crédit à leur syndic de son honnêteté et de son efficacité. Le syndic doit démontrer à ses mandants qu’il est un bon gestionnaire.

Refuser le quitus ne vaut pas révocation du syndic

Attention : contrairement à une idée répandue, le refus de quitus n’entraîne en aucun cas la révocation du syndic. Le mandat prend normalement fin en cas d’empêchement, de décès ou, ce qui est le plus fréquent, d’arrivée du terme. En dehors de ces hypothèses, si le syndicat veut révoquer son syndic, il doit le faire par un vote qualifié à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, exprimant ainsi sa volonté expresse. Il n’y a pas de révocation tacite. Dès lors, quand bien même le refus du quitus constituerait un vote de défiance à l’égard du syndic, ce vote ne vaut pas pour autant motion de censure faisant tomber ipso facto sa tête. De la même façon, le vote du quitus ne vaut pas reconduction automatique, tacite, de son mandat (CA d’Aix-en-Provence, 1re ch., du 10.5.06, n° 05/04576). Là encore, il faut un vote à la majorité de l’article 25.

Maud Philibert


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COMPTABILITE , COPROPRIETE , GESTION , SYNDIC DE COPROPRIETE , SYNDICAT DE COPROPRIETAIRES




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