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Copropriété : nos solutions pour réduire vos charges (1ère partie)

Copropriété : nos solutions pour réduire vos charges (1ère partie)
Octobre 2011
Le Particulier Immo n° 279, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Inexorablement, les charges continuent d’augmenter, en particulier celles liées aux prestations de service. Autant de dépenses qu’il apparaît difficile de réduire, et pourtant… Il est possible de réaliser de vraies économies.

Les postes à examiner
  • Les frais de personnel
  • Les contrats de prestation de service
  • Les petites réparations
  • L’assurance multirisque immeuble
  • Les honoraires du syndic et les frais administratifs

Il semble impensable de réduire le coût des postes de charges tels que les primes d’assurance ou les petites réparations, toutes prestations indispensables au bon fonctionnement d’une copropriété.
Pourtant, il est possible, sans avoir à investir au préalable le moindre centime, non seulement de contenir ces coûts, mais de les réduire de 10 à 30 %, si l’on en croit l’expérience des responsables chevronnés de copropriété. Sans diminuer pour autant la qualité de vie des occupants de l’immeuble. Mais cela requiert, il est vrai, une réelle implication du conseil syndical. Comment faut-il s’y prendre ? Nos conseils.

Gardiens et employés d’immeuble

➔Un personnel d’immeuble sous-employé ou dont les tâches font doublon avec celles des prestataires externes, des erreurs dans le calcul des salaires et des charges, un gardien plus absorbé à rendre des services personnels qu’à assurer ses fonctions officielles… Comment repérer ces anomalies et y remédier ? Avant tout, il faut se procurer le ou les contrats de travail auprès du syndic et les lire attentivement, en s’attachant à vérifier que les tâches prévues dans le contrat sont d’actualité et qu’elles ont bien été effectuées.

Repérez les anomalies et totalisez les unités de valeur correspondantes

Un gardien à demeure est rétribué en fonction des unités de valeur (UV) prévues à son contrat. Un plein-temps équivaut à 10 000 UV, le maximum autorisé étant 12 500. La convention collective de la profession a attribué à chaque tâche un nombre d’UV forfaitaire ou à multiplier par le nombre de lots principaux. La lecture du contrat permettra ainsi de repérer ce qui suit.
- Les doublons : par exemple, le gardien est censé assurer la désincarcération des personnes bloquées dans l’ascenseur, alors que celle-ci est assurée obligatoirement par l’entreprise titulaire du contrat de maintenance ; ou il est rémunéré pour la tonte du gazon alors qu’elle est réalisée par une entreprise titulaire d’un contrat d’entretien des espaces verts.
- Les tâches non effectuées : le contrat prévoit le nettoyage des vitres et miroirs du hall de l’immeuble deux fois par semaine et il n’est effectué que deux fois par mois, ou des UV sont comptées au titre de « travaux spécialisés », sans autre précision, de sorte qu’aucun travail correspondant n’est fait.
- Les tâches inutiles, voire impossibles à accomplir : c’est le cas lorsque des unités de valeur pour « courrier porté à domicile » (30 UV par lot) sont prévues, alors que le syndicat s’est doté de boîtes aux lettres depuis la signature du contrat de gardiennage ; mais aussi pour « visite des appartements pour mise en location », tâche qui s’appliquait traditionnellement aux immeubles en monopropriété.

Réaffectez les unités de valeur

Si vous avez un gardien à demeure, totalisez les UV correspondant aux tâches non effectuées et tentez de les réaffecter – avec diplomatie –, sachant qu’il n’est pas possible de réduire le salaire du gardien en supprimant des UV, sauf accord de l’intéressé. Par exemple, les UV non consommées au titre de la distribution du courrier en porte à porte peuvent permettre au gardien d’effectuer le relevé des compteurs d’eau à l’échéance du contrat du prestataire en place, d’assurer l’entretien des jardinières communes, jusqu’à présent confié à une entreprise, de consacrer plus de temps au nettoyage, etc.
Il en est de même s’agissant d’un employé d’immeuble, tel un homme de ménage, dont le contrat peut prévoir, par exemple, un emploi à mi-temps (17,5 heures), alors qu’une dizaine d’heures par semaine suffiraient pour assurer le nettoyage et la sortie des poubelles.
Si ce n’est déjà le cas, le gardien peut devenir un assistant précieux du conseil syndical, notamment en contrôlant le travail des prestataires permanents ou des intervenants ponctuels. Par exemple, en vérifiant que l’ascensoriste assure la visite minimale obligatoire toutes les six semaines et le test parachute annuel. Vous pouvez aussi faire suivre au gardien une formation le rendant apte à effectuer des menues réparations (électricité, serrurerie, jardinage, etc.), formation financée par les fonds collectés et gérés par les associations de gestion des fonds salariés (Agefos), sans bourse délier pour la copropriété.
À savoir :  Les contrats conclus avec des entreprises de nettoyage mentionnent souvent une énumération de tâches et leur fréquence sans précision d’horaires (ce qui n’est pas conforme à l’arrêté du 2 mars 1990*). Il faut alors s’assurer du temps passé par les salariés de l’entreprise pour accomplir ces tâches. Si une multiplication du nombre d’heures effectives par 22 E TTC (coût moyen d’une heure de nettoyage) révèle une surestimation, le contrat est à renégocier.

Traquez les erreurs dans les contrats de travail et sur les bulletins de salaire

L’Association des responsables de copropriété (ARC), dont les consultants sont souvent amenés à scruter des contrats de travail et fiches de paie, affirme que cet exercice révèle souvent des erreurs. Sur les premiers, l’on constaterait ainsi des calculs d’UV erronés, un nombre de lots inexact, de fausses interprétations de la convention collective, etc. Sur les fiches de paie, des avantages en nature non décomptés, une prime d’ancienneté ou des indemnités en cas de maladie mal calculés, la loi Fillon (heures supplémentaires ou UV > 10 000) pas ou mal appliquée, etc.

Allégez les surcoûts liés aux congés

Durant les congés du gardien en titre, la convention prévoit que les remplaçants perçoivent une fois et demie le salaire de base correspondant au poste. Mais on peut réduire la note, surtout si le titulaire dispose d’un nombre d’UV surdimensionné pour une période estivale… Par exemple, un titulaire cumulant 12 500 UV peut avoir un remplaçant disposant de 10 000 UV seulement, soit un total de 15 000 UV (10 000 x 1,5) au lieu de 18 750 UV (12 500 x 1,5), et une économie de 25 % pour le syndicat. Autre possibilité, également conforme à la convention collective : engager temporairement un employé d’immeuble en remplacement du gardien.
À savoir : l’auto-remplacement du gardien (qui perçoit alors deux salaires et demi) durant ses congés payés n’est pas un droit. Ou plutôt, il n’en devient un que si l’on exige du titulaire la mise à disposition de sa loge pour le remplaçant : au cas où le titulaire décide de se passer de congés en demeurant dans sa loge, le syndic a toute latitude pour le choix de son remplaçant.

Contrôlez les largesses du syndic

Un gardien dans l’immeuble signifie souvent pour le syndic un allégement de ses tâches. Certains savent se montrer spontanément reconnaissants. Pourtant, seule l’assemblée générale a le pouvoir d’accorder des augmentations de salaires ou des primes allant au-delà des dispositions de la convention collective.

Passez du gardien à l’employé d’immeuble, voire à l’entreprise de nettoyage

Envisagez de partager votre gardien avec une copropriété voisine. Ou, encore, à la faveur du départ spontané de celui-ci (attention au licenciement, voir encadré ci-dessus), de vous contenter d’un employé d’immeuble, homme ou femme de ménage qui assurera le nettoyage des parties communes et la sortie et rentrée des poubelles. Ou, encore, de recourir à une entreprise, sachant qu’il sera plus facile, à l’échéance du contrat, de revoir son montant à la baisse si la tâche a été surestimée ou s’il y a relâchement de la part du ou des salariés(s) de l’entreprise. Une idée à creuser : l’auto-entrepreneur au service de l’immeuble, une formule testée par Copro +**, alliant une tarification attrayante – 20 à 25 E TTC par heure – et une extrême souplesse…

Les contrats de prestation de service

Les prestations de service les plus répandues portent sur l’installation de chauffage, les ascenseurs, les portes de parking, le nettoyage des parties communes, l’entretien des espaces verts, les compteurs d’eau, la désinsectisation, la dératisation… mais il en existe bien d’autres. Plus ou moins opportunes, plus ou moins bien calibrées par rapport aux équipements de l’immeuble et à leur degré de sollicitation. C’est au conseil syndical de les décrypter afin de pouvoir arbitrer en connaissance de cause.

Étudiez les contrats un à un

Vous devez vous poser, à ce stade, une série de questions essentielles : quelle est l’étendue des obligations du prestataire ? La fréquence des interventions prévues est-elle adaptée aux besoins ? Les termes du contrat sont-ils respectés ? La mission réellement accomplie ? La périodicité et les délais respectés ? Dans le cas contraire, des pénalités sont-elles prévues ? L’évolution du prix convenu à la signature du contrat est-elle normale ? La clause d’indexation a-t-elle été respectée ? Le montant actuel correspond-il au prix du marché ? Le contrat est-il obligatoire (maintenance ascenseur et porte de parking, par exemple) ou facultatif ? Pertinent ou superflu ?
Toutes ces questions forment une première étape qui permettra, d’après Francis Bourriaud, dirigeant d’ADB conseils**, de relever des erreurs : augmentations annuelles sans fondement, indexations mal appliquées, prestations inadéquates ou mal définies, mal quantifiées ou non respectées… Voici des exemples, cités soit par nos lecteurs, soit par les associations de copropriétaires, soit par les professionnels de l’audit de copropriété : le contrat de désinsectisation porte sur l’ensemble de l’immeuble, y compris les parties privatives, alors que le prestataire se contente de traiter les parties communes ; le contrat d’entretien des extincteurs porte sur vingt appareils alors qu’il n’en existe que dix ; le contrat de maintenance du digicode coûte chaque année le prix d’un digicode neuf, fourniture et pose cumulées ; le syndicat paye la maintenance de l’installation d’adoucissement de l’eau alors que celle-ci est hors service depuis plusieurs années…

Résiliez les contrats inutiles

Résiliez les contrats sans intérêt. Si la tâche n’est pas ou mal exécutée, cela ne devrait pas être trop difficile. Sinon il ne faudra pas manquer l’échéance pour dénoncer le contrat ou invoquer le bénéfice de la loi Chatel (voir encadré p. 27).

Signez de nouveaux contrats plus avantageux et plus précis

Vous vous attacherez à indiquer les résultats à obtenir et les moyens pour y parvenir, de manière à pouvoir contrôler tant les uns que les autres. Il faudra prévoir une possibilité de résiliation en cours de contrat après mise en demeure, en cas de non-respect par le prestataire de ses obligations, éventuellement des pénalités en cas de manquement (ex : 10 % du montant annuel du contrat de maintenance ascenseur si la réparation n’est pas intervenue dans le délai maximal prévu au contrat). Et veillez à ce que la mention des garanties et assurances applicables s’accompagne des justificatifs correspondants.
Introduisez des clauses prévoyant des dispositifs de contrôle : rapports de visite détaillés, délivrance de bons d’intervention, information obligatoire du syndic ou du conseil syndical avant passage, conservation des matériels remplacés pour vérification par le conseil, intervention d’un bureau de contrôle et prise en charge des frais par le prestataire si le contrôle révèle des anomalies…

Réglez le sort des prestations hors contrat

Même si les contrats stipulent clairement les exclusions, il reste une question : à quel prix seront facturées les prestations hors contrat ? Le cas type, souvent cité par les associations de copropriétaires : les interventions portant sur les ascenseurs. Si la copropriété n’a pas pris soin de négocier un tarif horaire de main-d’œuvre ou un prix forfaitaire par type d’intervention, elle se verra imposer, le moment venu, une tarification à la discrétion de l’ascensoriste titulaire du contrat.

Mettez en place des dispositifs de suivi

Ces dispositifs peuvent être permanents ou aléatoires, selon les cas.
- Contrats de nettoyage : exigez du prestataire un planning d’intervention précis et effectuez des contrôles inopinés.
- Contrats de chauffage et d’ascenseur : comparez les prestations prévues au contrat et le livret de chaufferie (obligatoire, mais parfois inexistant ou non tenu à jour) ; demandez à être prévenu de la visite du technicien et suivez son travail en chaufferie. Idem pour l’ascenseur : demandez que vous soit présenté le carnet d’entretien obligatoire et assistez à la visite d’entretien. Le dialogue avec les techniciens se révèle souvent très instructif et ces derniers, se sachant surveillés, sont moins enclins à la négligence.
- Contrat de désinsectisation : exigez un état des visites effectives des logements. Il arrive en effet qu’une grande partie des appartements ne soient pas traités.

Renégociez quand c’est possible le prix à la baisse

Dans les marchés où la concurrence est vive, il suffit, en général, de solliciter le contrat du prestataire en place ou de le remettre en concurrence pour obtenir un prix plus étudié. « Encore faut-il avoir des points de repère, souligne Laurent Delcamp, directeur de Copropresta** (voir p. 26) : par exemple, les entreprises de nettoyage étant légion en Île-de-France, leur taux horaire est jusqu’à 30 % moins cher que dans certaines régions, contrairement à la règle générale ». Encore faut-il veiller à ce que la réduction de prix ne s’accompagne pas de prestations restreintes ou d’une qualité moindre (sauf à avoir arbitré en ce sens).

Les petites réparations

➔Les petites réparations ponctuelles ne demandent pas moins de vigilance que les gros travaux. D’autant que le coût de la main-d’œuvre allant croissant, les factures cumulées de ces petites interventions pèsent de plus en plus lourd dans le budget des copropriétés.

Exigez des devis et factures détaillés

Un arrêté ministériel* (voir p. 25) prévoit que tout devis et, faute de devis préalable à l’intervention, toute facture, doit mentionner le taux horaire et le nombre d’heures de main-d’œuvre, la dénomination, la quantité et le prix unitaire (en nombre, mère linéaire, mètre carré, etc.) de chaque fourniture et le prix du déplacement. Indiquez à votre syndic que vous entendez que ces dispositions soient respectées (la jurisprudence considère le syndicat comme un « consommateur »).Faute de quoi, il s’exposerait à ce que vous refusiez les factures.

Contrôlez les coûts

Pour ce faire, la première étape consiste à abaisser, au moment du vote en AG, le montant au-delà duquel le syndic devra consulter le conseil syndical avant d’engager des travaux, ainsi que celui au-delà duquel il devra faire jouer la concurrence, en présentant au moins deux devis.
Il s’agit ensuite de contrôler à la fois le coût horaire de la main-d’œuvre et le prix des fournitures. Pour ce faire, il suffit, la plupart du temps, d’entrer sur un moteur de recherche du web les mots-clés correspondant aux matériels concernés pour trouver des catalogues de fabricants ou distributeurs indiquant leurs prix publics (sur lesquels les installateurs obtiennent des remises). Si le devis (ou la facture, s’il s’agit d’une intervention d’urgence) mentionne bien la référence du matériel posé, vous vérifierez si le prix est acceptable ou non. Lorsque la référence n’est pas mentionnée sur le devis, vous pouvez exiger cette précision (refusez les mentions du type « réf. xx ou similaire »).

Anticipez sur les interventions en urgence

Le cas type : un dégorgement de canalisations. Dans la précipitation, on a recours à des entreprises SOS dépannage qui facturent le prix fort. Une démarche préventive consistant à faire un tour de marché et à s’assurer des tarifs pratiqués par les entreprises susceptibles d’intervenir à bref délai permettra de faire appel, le moment venu, à telle ou telle, sélectionnée en connaissance de cause.

L’assurance multirisque immeuble

Même s’il est tout à fait légal de se passer d’assurance, peu nombreux sont les syndicats prêts à s’y risquer. Il n’est pas question, pour autant, de payer une prime d’assurance surestimée eu égard à la superficie et au taux de sinistres de l’immeuble, ni d’accepter des augmentations de prime injustifiées.

Vérifiez le calcul de la surface développée

Il s’agit de l’emprise au sol des bâtiments, multipliée par leur nombre de niveaux, les caves, parkings, remises et les combles non aménagés ne comptant que pour 50 % de leur surface réelle. Il n’est pas inhabituel que le nombre de mètres carrés développés figurant au contrat d’assurance soit supérieur à la réalité. Or, le montant de la prime d’assurance est relatif à la superficie indiquée au contrat. Si elle est inférieure, la prime s’en trouvera minorée.

Vérifiez la réalité de la « sinistralité » de l’immeuble

Il s’agit de recenser les sinistres ayant fait l’objet d’une déclaration à l’assureur par le syndic et ayant ou non donné lieu à une indemnisation. La sinistralité est établie annuellement et convertie en ratio sinistre/prime. Demandez-la au syndic ou à l’assureur. Une fois en possession du détail, contrôlez que tous les sinistres mentionnés sont réels, certains pouvant avoir été déclarés mais non indemnisés, car mineurs ou non suivis par le syndic.

Contrôlez l’augmentation de la prime

L’indice FFB servant de bases à l’actualisation de la prime n’est pas toujours respecté par les assureurs. Or, en cas d’augmentation de la prime au-delà de l’indice FFB, la résiliation du contrat peut s’opérer dans les quinze jours suivant la réception de l’avis d’échéance. Attention : les syndics sont parfois peu réactifs face au dépassement de l’indice FFB, surtout lorsqu’ils sont eux-mêmes courtiers d’assurance ou possèdent une filiale exerçant cette fonction (Lamy Assurance, Assurimmo pour Foncia, Assim pour Urbania).

Ne payez pas deux fois la gestion d’un sinistre

Certains syndics facturent la « gestion des sinistres », que ce soit au temps passé ou en pourcentage des indemnités allouées (pouvant aller jusqu’à 10 % de l’indemnité de sinistre). Dans le second cas, il faut revoir les conditions prévues au contrat de syndic mais, de toute façon, vérifiez les clauses du contrat d’assurance, les syndics voyant parfois leurs honoraires remboursés par l’assureur au titre des « pertes indirectes ».
À savoir : Depuis le 1er juillet 2010, date d’entrée en vigueur de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, les syndics ne peuvent plus souscrire de leur propre initiative de nouveaux contrats d’assurance pour le compte du syndicat : ils doivent s’en remettre à l’assemblée générale.

Les honoraires du syndic et les frais administratifs

L’enquête annuelle du Particulier sur les honoraires de syndic a révélé que le forfait de base s’établissait, en 2010, entre 128 et 194 E TTC et que les honoraires en sus du forfait avaient subi une hausse substantielle de 9,94 % par rapport à 2009. En effet, certains syndics pratiquent encore des prix d’appel sous forme d’honoraires de base plutôt faibles, mais ils multiplient les honoraires supplémentaires fantaisistes ou qui devraient être inclus dans le forfait de base, car ils correspondent à des tâches de gestion courante. Il faut se montrer particulièrement vigilant sur le contrôle de ces prestations.

Refusez les tâches de gestion et les forfaits venant gonfler les honoraires

Fantaisistes, certaines tâches, de type « organisation de la médecine du travail » (sic), le sont. Il faut se référer à l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, qui fournit une liste des tâches devant être incluses dans le forfait de base, pour y réintroduire celles qui seraient facturées indûment à part : tenue du carnet d’entretien, gestion du personnel, déclaration des sinistres, etc., voire négocier un contrat « tout compris », ceux qui réservent le moins de mauvaises surprises. À titre indicatif, le contrat « tout compris » (hors suivi des sinistres supérieurs à 3 000 E et procédures contentieuses autres que celles relatives au recouvrement des charges) de Lamy varie de 200 à 220 E TTC par lot pour un immeuble de 15 à 30 lots et de 150 à 160 E par lot pour un immeuble dépassant 100 lots et situé à Paris ou dans sa couronne.
Quant au forfait pour « accès au site Internet du syndic » ou forfait « administratif » : ne les acceptez que si, une fois cumulés avec le forfait de base, celui-ci reste raisonnable ou s’ils viennent se substituer à un autre poste de dépenses.

Réduisez les photocopies et les frais postaux

Mesquin ? Pas vraiment : à raison d’une centaine de pages par lot et par an pour la convocation d’AG et son PV (en attendant la convocation par mail…), une copropriété de 40 lots atteindra le chiffre astronomique de 4 000 photocopies. S’ajoutant au millier de copies et tirages papier divers adressés aux ­copropriétaires et au conseil syndical en cours d’année, le total s’affichera bientôt à 5 000 photocopies. Soit 2 000 E, si le syndic facture la photocopie à 0,40 E. On peut donc trouver des budgets annuels de plusieurs milliers d’euros pour peu que la copropriété dépasse une trentaine de lots… Pour réduire la note, vous pouvez confier à un Copy Top le tirage des convocations (de 0,03 à 0,08 E la page en prévoyant des rectos, moins coûteux en affranchissement postal). Si votre syndic sous-traite déjà la duplication et l’envoi des convocations et PV d’AG, ne bouleversez pas ses habitudes mais demandez-lui de vous répercuter la facture de son sous-traitant (par exemple, 0,10 E la page chez Athome) et non le coût unitaire des photocopies augmenté de sa marge.
Adresser les convocations par voie postale est d’autant plus coûteux qu’elles doivent être envoyées en recommandé et que la liasse destinée à chaque copropriétaire a tendance à s’alourdir au fil des années. La loi de 1965 autorise la remise contre émargement, via le gardien ou un membre du conseil syndical, par exemple. Un affichage dans l’immeuble et un message par mail avise les copropriétaires qu’ils peuvent retirer les convocations jusqu’à une certaine date. Passé cette date, le syndic reprend les convocations non retirées (copropriétaires absents, non occupants) et les achemine par voie postale pour respecter les délais légaux (présentation de la LRAR 21 jours avant la date d’AG).

Négociez au mieux les honoraires sur travaux

Depuis la loi Boutin du 25 mars 2009, le montant de ces honoraires – généralement exprimé en pourcentage du montant des travaux – ne peut plus être imposé par le syndic dans son contrat. Il doit impérativement être négocié dans la foulée du vote de chaque résolution de travaux votée en AG. S’agissant d’importants travaux suivis par un maître d’œuvre, certaines copropriétés parviennent à réduire à 1 % le montant de la rétribution du syndic. La négociation doit se faire au regard du travail que va effectuer le syndic : s’agit-il uniquement de gérer les appels de charge et la rentrée des fonds, d’assurer également le suivi administratif du chantier ? En cas d’absence de maître d’œuvre le syndic assurera-t-il le suivi du chantier ? La réception des travaux ? S’il y a un maître d’œuvre, le syndic percevra-t-il des honoraires sur ses honoraires ?
Soyez attentif également au mode de calcul de son pourcentage : s’agit-il d’un montant TTC sur le montant HT des travaux ? Cette formule est la plus favorable aux copropriétaires. D’un montant HT sur le montant HT des travaux ? C’est déjà moins avantageux. D’un montant HT sur le montant TTC des travaux ? La formule est la plus désavantageuse pour les copropriétaires. Concrètement, entre un syndic percevant des honoraires non dégressifs (en fonction du montant des travaux) HT sur le montant TTC des travaux, et un syndic percevant des honoraires dégressifs TTC sur le montant HT des travaux, la différence, pour un marché de l’ordre de 100 000 E, peut dépasser 5 000 E. Enfin, vérifiez au moment du contrôle des comptes que les honoraires prévus au contrat et votés en AG ont été appliqués, notamment s’agissant des vacations : il ne suffit pas d’être vigilant sur les tarifs en amont, encore faut-il s’assurer en aval qu’ils ont bien été respectés.

Françoise Juéry

*Articles 3 et 5 de l’arrêté du 2 mars 1990 relatif à la publicité des prix des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison.

**Une structure spécialisée dans l’audit et la réduction des  charges.


Mots-clés :

CHARGE DE COPROPRIETE , COPROPRIETE




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