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Copropriété : assemblée générale, déléguez sans vous tromper

Copropriété : assemblée générale, déléguez sans vous tromper
Juillet-Août 2010
Le Particulier Immo n° 266, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Si vous ne pouvez vous rendre à l’assemblée générale, ne laissez pas les décisions concernant votre copropriété se prendre sans vous. Donnez pouvoir à une personne de votre choix… dans les règles de l’art.

Les clés
  • Un mandat irrégulier peut être rejeté ou entraîner l’annulation de l’AG.
  • Préférez le mandat impératif précisant vos consignes de vote.
  • Évitez le mandat en blanc, optez pour la subdélégation.

Peut-on choisir librement son mandataire ?

C’est l’article 22, alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce le principe de la délégation : « Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. »
La règle étant le libre choix du mandataire et le texte de l’article 22 d’ordre public, il est impossible d’y déroger. Les clauses des règlements qui restreindraient la liberté de choix – et notamment celles, fréquentes dans les règlements anciens, disposant que seuls les copropriétaires du syndicat peuvent recevoir mandat – sont considérées comme inexistantes en application de l’article 43 de la même loi : « Toutes clauses contraires aux dispositions des articles 6 à 37 sont réputées non écrites. » Chacun peut donc choisir librement la personne qui le représentera à l’assemblée générale (AG), qu’il s’agisse d’un autre copropriétaire, d’un locataire dans l’immeuble ou d’une personne totalement étrangère à la copropriété.
Seuls le syndic et ses proches font l’objet d’une interdiction absolue : ni lui, ni son conjoint (quel que soit le régime matrimonial des époux), ni son partenaire pacsé, ni ses préposés ne peuvent recevoir de mandat. L’interdiction concerne aussi le syndic qui serait lui-même copropriétaire d’un lot dans l’immeuble. Lorsque c’est le cas – fréquent s’agissant de syndics non professionnels –, il peut faire usage à l’assemblée des voix attachées à son lot, mais il est exclu qu’il reçoive des pouvoirs. Une prohibition qui frappe également l’administrateur provisoire désigné en cas d’empêchement ou de carence du syndic, selon les dispositions de l’article 47 du décret de 1967 (cass. civ. 3e du 18.2.04, n° 02-15645). Ainsi que le syndic dont les fonctions auraient cessé, tout au moins lorsque l’AG est appelée à statuer sur les comptes du syndicat ou sur un point relatif à la gestion dudit syndic (cass. civ. 3e du 11.3.87, n° 85-17070). Enfin, le syndic ne pourra pas non plus représenter des copropriétaires à l’assemblée générale de plusieurs syndicats principaux appelés à statuer sur la gestion des équipements communs (cass. civ. 3e du 4.11.93, n° 91-21257).
Reste une incertitude, concernant le gardien de l’immeuble : doit-il être considéré comme un préposé du syndic et, par conséquent, se voir interdire de représenter un copropriétaire ? Les avis sur cette question sont partagés : pour certains, si le syndicat est bien l’employeur du gardien, le syndic, selon l’article 31 du décret du 17 mars 1967 est, lui, détenteur de l’autorité. La phrase : « Le syndic engage et congédie le personnel » signifierait ainsi qu’il existe un lien de subordination qui conférerait au gardien le rôle de « préposé ». Ce que réfutent deux réponses ministérielles, selon lesquelles les gardiens n’auraient pas de lien de subordination avec le syndic (n° 32353, JOAN du 19.2. 96 et n° 9423, JOAN du 6.4.98). Admettre qu’ils puissent recevoir mandat peut toutefois provoquer des situations délicates, lorsque des points de l’ordre du jour concernant directement l’emploi du gardien sont débattus.

Combien de mandats une même personne peut-elle recevoir ?

Afin de prévenir les abus de majorité, le nombre de pouvoirs pouvant être confiés à un même mandataire est limité à trois. Mais il est permis, afin de tenir compte de la diversité de taille des copropriétés, de dépasser ce nombre, tant que le total des voix dont dispose en propre le mandataire, ajouté à celles de ses mandants, ne dépasse pas 5 % du total des voix du syndicat (par exemple, 50/1000e pour un total de 1000/1000e). Deux curseurs qui ne se cumulent pas. Ainsi, un même mandataire peut disposer, avec trois mandats, de la majorité des voix du syndicat, tandis que le même mandataire, s’il cumule quatre mandats ou plus, ne pourra totaliser plus de 5 % des voix. Un effet pervers de la loi de 1965, d’autant plus gênant que le mandataire cumulant trois mandats au plus, qui peut se trouver en situation de majorité, est mieux loti que le copropriétaire possédant à lui seul une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, dont le nombre de voix se verra réduit, en application de l’article 22, à la somme des voix des autres copropriétaires.
Il existe plusieurs exceptions à la règle des trois mandats au maximum : un mandataire peut ainsi recevoir plus de trois mandats s’il participe à l’AG d’un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire. Mais il existe d’autres cas de figure et notamment le faculté offerte à un mandataire ayant reçu un nombre de pouvoirs dépassant le quota autorisé de subdéléguer (voir p. 22).

Comment s’assurer de la validité des mandats invoqués en assemblée ?

C’est au moment de l’émargement de la feuille de présence, avant le début de la séance, que doivent être présentés les mandats. Cette feuille de présence sera signée par tous les participants à l’AG, les mandataires apposant leur signature pour le compte de chacun de leurs mandants, mention devant être faite de leurs nom et domicile, ainsi que du nombre de voix dont ils disposent (article 14 du décret du 17.3.67). Les mandats seront annexés à ce document de manière à rendre possible une vérification ultérieure. C’est au syndic, assisté du président de séance – désigné dès l’ouverture de la séance et qui devra certifier l’exactitude du document –, qu’il appartient de vérifier que les mandats sont régulièrement établis et conformes aux règles limitant les cumuls.
n principe, le mandat ne peut être qu’exprès, c’est-à-dire qu’il ne peut être donné qu’en vue de voter sur des questions précises dans le cadre d’une assemblée générale déterminée et ne sera plus valable pour une AG postérieure, même si l’ordre du jour est inchangé (CA de Paris 23e ch. du 14.1.94, n° 92/024556). à moins que son libellé ne mentionne le maintien de sa validité pour une éventuelle assemblée ultérieure, au cas où la première n’aurait pas réuni une majorité suffisante (CA de Paris 23e ch. B du 22.2.07, n° 06/09451). Ce qui exclut la possibilité d’un mandat permanent, sauf pour les administrateurs de biens chargés de la gestion locative d’un lot et auxquels le mandat peut être donné en termes généraux, par avance, pour les assemblées générales à venir (voir encadré p. 31).

Un mandataire peut-il déléguer à son tour une partie de ses pouvoirs si le nombre de trois est dépassé ou la règle des 5 % enfreinte ?

« Tout mandataire peut déléguer son mandat », souligne la Commission relative à la copropriété (CRC) dans sa quatrième  recommandation portant sur la tenue de l’AG. Soit parce qu’il ne sera pas lui-même présent à l’assemblée générale, soit parce qu’il aura reçu plus de trois mandats. La Cour de cassation a reconnu la légalité du procédé (cass. civ. 3e du 18.12.02, n° 01-02867), qui avait été mise en doute en raison du caractère intuitu personae (en fonction de la personne) du mandat.
Contrairement à une idée reçue fondée également sur le caractère personnel du mandat, il n’est pas nécessaire que le libellé du pouvoir prévoie cette nouvelle délégation. La subdélégation est possible, si l’on en croit la CRC, « sauf clause du mandat interdisant cette faculté ». Cependant, afin de lever toute ambiguïté, il est conseillé de prévoir une faculté de substitution dans le mandat, soit en désignant nommément une autre personne, soit en donnant au mandataire de premier rang la faculté de se substituer une personne de son choix.

Doit-on utiliser le formulaire annexé par le syndic à la convocation à l’assemblée générale ?

Non. Même si la plupart des professionnels joignent en effet à la convocation un formulaire prérempli au nom de chaque copropriétaire, rien n’oblige les syndics à annexer un formulaire quelconque, ou les copropriétaires à utiliser ces imprimés s’ils en sont destinataires (CA de Poitiers civ. 3e du 25.6.08, n° 06/00748). Une seule règle à retenir : le mandat tacite étant exclu (avec une exception, entre époux, voir p. 26), il doit être donné par écrit. Mais aucun formalisme n’est imposé : il suffit au mandant d’exprimer son intention de se faire représenter à l’AG désignée. Une simple lettre suffit, mais la CRC affirme qu’une procuration ne peut être transmise par télécopie. Ce qui apparaît discutable, sachant que la convocation à l’AG peut être faite par cette voie. Quant à un mandat donné par mail avec une signature certifiée, il devrait pouvoir être considéré comme régulier.
En tout état de cause, le pouvoir reste valable même si le nom du copropriétaire est inscrit au crayon (CA de Paris 19e ch B du 22.11.01, n° 1999/19178) et la mention « bon pour pouvoir » n’est pas indispensable (CA de Paris 23e ch. B du 27.3.03, n° 2002/19119). Il n’est pas non plus obligatoire que le mandataire contresigne le mandat, l’émargement de la feuille de présence valant acceptation de ce mandat. Et il n’est nullement nécessaire que le pouvoir détaille l’ordre du jour (CA de Paris 23e ch. A du 8.11.95,  n° 94/22128).

Comment s’assurer que le bénéficiaire du mandat va voter dans le sens qui lui a été indiqué ?

Il est préférable de ne pas se contenter de consignes verbales et d’établir un mandat dit « impératif », c’est-à-dire mentionnant les réponses à apporter aux questions inscrites à l’ordre du jour. La validité de ce type de mandat a parfois été mise en doute : sachant que les résolutions inscrites à l’ordre du jour sont susceptibles d’être modifiées après débat, on pouvait redouter des distorsions entre la volonté exprimée par le mandant et le contenu des résolutions effectivement votées. Pourtant, la jurisprudence a admis la validité du mandat impératif. Et peu importent les discussions ou les éléments nouveaux intervenant dans les débats en cours d’AG, rien n’autorise le mandant à se dispenser de se conformer au contenu du mandat (CA de Paris 23e ch B du 14.1.94, n° 92/024556). Certains syndics joignent même à la convocation à l’assemblée des mandats-types prévoyant, pour chaque point inscrit à l’ordre du jour, des cases « pour », « contre », « abstention », et, parfois, la possibilité d’introduire des commentaires. Si tel n’est pas le cas, rien ne vous interdit de préparer, sur ce principe, une fiche destinée à votre mandataire.
Quant à s’assurer que le vote du mandataire sera bien conforme à la consigne qui lui a été donnée, c’est impossible. Le syndicat (et donc, le syndic) n’a pas à prendre connaissance des consignes contenues dans le mandat, ni à vérifier qu’elles ont bien été respectées. Ce qui est logique, car le contraire équivaudrait à admettre le vote par correspondance, qui n’est pas autorisé par la loi de 1965. En cas de non-respect de ses instructions, le mandant reste engagé par le vote de son mandataire et les décisions de l’assemblée ne sauraient être ni invalidées ni modifiées de ce fait (CA de Paris, 23e ch. du 25.9.92, n° 91/010296). Ainsi, faute pour le mandataire de s’être opposé à l’adoption d’une décision, il doit être considéré comme ayant acquiescé, et le mandant n’étant ni opposant ni défaillant, une action en nullité serait irrecevable (CA de Paris 23e ch. B du 31.5.00, n° 1998/21722). Cependant, le mandant pourra poursuivre son mandataire pour faute dans l’exercice de sa mission, s’il s’avère que sa prise de position lui a causé un préjudice.
En revanche, le pouvoir ne portant que sur les points inscrits à l’ordre du jour, le mandataire ne peut voter pour le compte de son mandant sur des questions qui surgiraient en cours de séance. Ce dernier serait donc bien fondé à contester une décision portant sur un point ne figurant pas sur la convocation (CA de Paris du 9.6.99, n° 1996/17295).

Peut-on encore donner mandat en cours d’assemblée générale ?

Un copropriétaire quittant l’assemblée avant la fin de la séance, sans autre forme de procès, sera considéré comme présent et ayant voté en faveur des résolutions inscrites à l’ordre du jour (cass. civ. 3e du 10.12.85, n° 84-13937). Ce qui lui ôte le droit de contester les décisions de l’AG, un droit offert uniquement aux absents et aux défaillants. S’il doit partir avant la fin de la séance, il a donc tout intérêt à faire noter sur la feuille de présence son heure de départ et, mieux encore, à donner pouvoir à un mandataire, qui émargera alors la feuille de présence et pourra suivre les consignes de vote. Il demandera également au secrétaire de séance de mentionner cette délégation au procès-verbal de l’assemblée.

Le mandataire d’un copropriétaire peut-il être élu président de séance ?

Sur ce point, la loi est muette et la jurisprudence hésitante : certains tribunaux ont estimé que rien ne s’opposait à ce que le mandataire d’un copropriétaire, non copropriétaire lui-même, préside la séance (CA de Montpellier du 28.3.06, n° 05/01796). Alors que la cour d’appel de Paris (19e ch. B du 19.9.90, SDC 3, rue de la Bretonnerie à Villeneuve-Saint-Georges) soutient que le président de l’AG ne peut être choisi que parmi les membres du syndicat. Selon elle, l’article 22 n’envisageant que la délégation du « droit de vote », le mandat serait circonscrit à une mission précise : s’exprimer lors des votes au nom et pour le compte du mandant, sans pouvoir endosser ses autres rôles potentiels. La délégation n’est qu’un moyen de pallier l’absence d’un copropriétaire, alors que la mission du président de séance est plus étendue : elle implique de vérifier et de certifier la feuille de présence, d’assurer durant toute la séance la discipline et le respect de l’ordre du jour et de veiller au bon établissement du procès-verbal. Toutes tâches qu’il paraît délicat de confier à un étranger à la copropriété… Au surplus non mandaté pour ce faire.

Des époux possédant en commun un lot peuvent-ils assister ensemble à l’AG ?

Rien n’interdit à deux époux d’assister de concert à une AG. Étant entendu qu’un seul pourra prendre la parole et exercer son droit de vote. Et que le partage des voix est impossible, les voix correspondant aux tantièmes de copropriété étant attachées au lot, quel que soit le nombre de titulaires de ces lots (CA de Paris 23e ch. A du 11.6.03, n° 2002/18068). Une question demeure : en présence d’un couple propriétaire en indivision d’un ou de plusieurs lots, les deux époux pourront-ils recevoir chacun trois mandats ou ne pourront-ils cumuler à eux deux que trois mandats au plus ? La jurisprudence est hésitante : la cour d’appel de Paris (23e ch. du 14.6.07, n° 06/8592) a prononcé la nullité d’une assemblée pour laquelle des conjoints indivisaires avaient reçu quatre mandats à eux deux. Ce qui va dans le sens d’une réponse ministérielle affirmant que « les règles de l’article 22 s’appliquent à la communauté des conjoints » (n° Q 34796, JOAN du 9.11.04). Mais la cour d’appel d’Orléans (du 2.6.08, n° 07/01078) a estimé que chacun des deux époux indivisaires était bien fondé à recevoir trois pouvoirs : selon elle, le même article 22 faisant référence à chaque « mandataire », chaque époux est potentiellement un mandataire comme les autres.
Si un seul des époux est présent à l’assemblée, la jurisprudence admet que celui « qui participe au vote des décisions sans susciter le moindre désaccord de l’autre, agit en vertu d’un mandat tacite » (cass. civ. 3e du 12.1. 05, n° 03-14.571). La nuance est importante, car le mandat tacite relève de l’article 1540 du Code civil, et les règles civiles disposent que le mandat ne peut s’exercer que pour des actes d’administration et non de disposition (vente de parties communes, par exemple). Contrairement au droit de la copropriété qui ne fait pas cette distinction. En revanche, le mandat tacite n’interdira pas à l’époux présent de recevoir en outre trois pouvoirs émanant d’autres copropriétaires et relevant de l’article 22 de la loi de 1965, le mandat tacite n’étant pas pris en compte (cass. civ. 3e du 12.5.10, n° 9-14106).

L’usufruitier d’un appartement doit-il recevoir un pouvoir du nu-propriétaire pour assister à l’assemblée générale ?

Le droit de représentation suit le droit de participation à l’AG. S’il existe des dispositions spécifiques dans le règlement de copropriété, elles doivent être respectées. Ainsi, une clause peut stipuler que l’usufruitier sera seul convoqué aux AG et détiendra seul le droit de vote, sauf convention contraire entre lui et le nu-propriétaire dûment notifiée au syndicat (CA de Paris 23e ch. du 21.12.06, n° 06/05544). à défaut de clause ad hoc dans le règlement, et faute pour les intéressés de se mettre d’accord, le syndic est fondé (au même titre que les intéressés) à saisir la justice afin de faire désigner un mandataire par le président du tribunal de grande instance (art. 23 du décret du 17.3.67).
La solution est la même s’agissant d’un bien détenu en indivision : les copropriétaires indivis doivent être représentés par un mandataire commun, qui peut être l’un des indivisaires ou un tiers. Les syndics ont donc intérêt à adresser un courrier recommandé aux membres des indivisions, leur demandant de désigner un mandataire commun et les informant qu’à défaut il devra se tourner vers la justice pour ce faire. à dater de sa désignation, c’est ce mandataire et lui seul qui aura qualité pour agir. Ce qui ne l’empêchera pas de donner pouvoir à un autre indivisaire ou à toute autre personne de son choix s’il ne peut assister en personne à l’AG. Dans les faits, l’existence d’un mandat tacite est souvent admise, y compris par la jurisprudence (CA de Paris 23e ch. B du 25.10.07, n° 07/01466). Mais en cas de doute sur cette représentativité que le syndic est tenu de vérifier, il appartient à celui qui l’invoque de justifier de sa réalité (CA de Paris 23e ch. B du 18.10.07, n° 07/01019). Mieux vaut donc prévenir les difficultés en tirant les choses au clair au plus tôt.

Une SCI détenant un lot doit-elle donner pouvoir à l’un de ses associés pour la représenter en assemblée ?

S’agissant d’une personne morale, c’est le représentant statutaire de celle-ci – en l’occurrence, le gérant de la SCI – qui est habilité à assister à l’AG. En cas d’empêchement, c’est donc lui qui devra donner pouvoir. Même si l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que « chaque associé participe à l’assemblée du syndicat », la Cour de cassation (civ. 3e du 9.11.05, n° 04-13.570) a précisé que ce texte ne concernait que les sociétés civiles d’attribution, et non les sociétés civiles immobilières (SCI) ordinaires, dont les associés ne sont pas censés participer aux AG (CA de Paris 23e ch. du 19.3.93 N°92/000669). à noter que si la personne morale vote par l’intermédiaire de son représentant légal ou statutaire (gérant, PDG), le principe de limitation des mandats ne s’appliquera pas, car il ne s’agira pas d’un pouvoir régi par l’article 22 de la loi de 1965, mais d’un mandat relevant des statuts de la personne morale. Ainsi, la même personne physique, représentante légale de plus de trois personnes morales copropriétaires dans un même immeuble et détenant plus de 5 % des voix, pourra-t-elle participer aux assemblées en leur nom. En revanche, si la personne morale est représentée par un mandataire particulier autre que son représentant légal, les limites posées par l’article 22 s’appliqueront.

Françoise Juéry


Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COPROPRIETE , VOTE




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