La liste des prestations comprises dans les honoraires du syndic est établie

L'avis du CNC (Conseil national de la consommation) qui définissait les tâches devant être comprises dans les honoraires de gestion courante du syndic n'ayant pas été suivi par les professionnels ( Contrat de syndic: plus d’abus qu’on ne le dit!), Hervé Novelli, Secrétaire d'État chargé du commerce, avait promis d'établir, par arrêté, cette liste (Les syndics seront contraints par la force).

C'est chose faite! À partir du 1e juillet 2010, tous les contrats de syndics devront distinguer les prestations qui relèvent de la gestion courante et qui sont, à ce titre, inclues dans le forfait des honoraires annuels, des tâches particulières qui peuvent donner lieu à une facturation distincte.

Ainsi, seront compris dans les honoraires prédéfinis lors de la négociation du contrat avec le syndic, toutes les prestations dont, la liste suit.

Assemblée générale annuelle

1. Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (prestations hors frais de tirages, d'affranchissements et d'acheminements)

2. Réunion du conseil syndical précédant l'assemblée générale - Objet de la réunion:

• Établissement de l'ordre du jour
• Présence du syndic ou de son représentant (la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus, doivent être précisés)

3. Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;

4. Tenue de l'assemblée générale ;

• Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
• Tenue du registre des procès-verbaux ;
• Procès-verbal: rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire ;
• Envoi et notification du procès-verbal (prestations hors frais de tirages, d'affranchissements et d'acheminements) ;
• Affichage dans les parties communes de la copropriété d'un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l'entretien de la copropriété et aux travaux ;
• Présence du syndic ou de son représentant (la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus, doivent être précisés).

Comptabilité générale de la copropriété

1. Établissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires

• Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur ;
• Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical.

2. Compte copropriétaires

• Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;
• Tenue des comptes des copropriétaires ;
• Appel des provisions sur budget prévisionnel (prestations hors frais de tirages, d'affranchissements et d'acheminements) ;
• Imputations des consommations individuelles de fluide ou d'énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic.

3. Compte fournisseurs - Factures

• Vérification et paiement des factures.

4. Remise au syndic successeur de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

5. Compte bancaire séparé ou, le cas échéant, compte du cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété).

Administration et gestion de la copropriété en conformité avec les règlement de copropriété

1. Archives du syndicat

• Détention:
  Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble (leur nature, leur volume et leur ancienneté doivent être précisés), notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en oeuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans ;
• Transmission des archives au syndic successeur ;
• Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur.

2. Conseil syndical - Obligations administratives

• Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (prestations hors frais de tirages, d'affranchissements et d'acheminements) ;
• Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

3. Entretien et maintenance

• Visite de la copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités à préciser) ;
• Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;
• Gestion de tous les diagnostics/dossiers obligatoires ;
• Carnet d'entretien: établissement et mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret no 2001-477 du 30 mai 2001 ;
• En vue de la consultation en assemblée générale, appel d'offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'article 45 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 ;
• Gestion des travaux d'entretien et de maintenance.

Assurances

1. Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat et avec l'accord préalable du syndicat ;

2. Déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes ;

3. Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

Gestion du personnel

1. Recherche et entretien préalable, hors coûts de la publication des annonces (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

2. Établissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

3. Paiement du salaire et de toute indemnité, prime... due au salarié (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

4. Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

5. Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

6. Attestations et déclarations obligatoires (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

7. Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

8. Mise en place du DUERSST et mise à jour (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

9. Gestion de la formation du personnel du syndicat (prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) ;

10. Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.