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Indemnités pour frais professionnels : les sommes à déclarer

Janvier 2009
Guide de la déclaration des revenus - Impôts 2009., article complet.
Auteurs : PUREN (Olivier), LOULIZI (Mounira), OSIFRE (Thierry), PELISSON (Jean), TINEAUX (Brigitte)

Les indemnités pour frais que votre employeur vous verse servent à vous rembourser des dépenses inhérentes à votre emploi (vos frais de déplacement, de représentation, de voiture, de correspondance...). Elles peuvent prendre différentes formes : remboursements de frais, indemnités forfaitaires, allocations en nature. Ces sommes sont, en principe, exonérées d'impôt si vous déduisez vos frais professionnels par le biais de la déduction forfaitaire de 10 %. Elles sont, au contraire, imposables si vous optez pour la déduction des frais réels.

Vous optez pour la déduction forfaitaire

Vous n'avez pas à déclarer, dans ce cas, les indemnités pour frais reçues de votre employeur, dès lors qu'elles sont utilisées conformément à leur objet et qu'elles ne sont pas destinées à vous rembourser de frais déjà couverts par la déduction de 10 % (CGI, art. 81-1°).

Les indemnités sont utilisées conformément à leur objet.

Vous devez être en mesure de justifier l'utilisation que vous avez faite des indemnités reçues. Votre centre des impôts peut vous demander des renseignements lui permettant de vérifier la bonne utilisation de ces sommes. Cependant, lorsque leur montant est fixé par la loi, elles sont réputées utilisées conformément à leur objet (l'administration n'a alors pas à vérifier leur bonne utilisation). Il en va ainsi des allocations destinées à couvrir les frais de nourriture et de déplacements que vous supportez en raison des contraintes spécifiques à votre emploi (primes de panier, indemnités de repas ou de grands déplacements) lorsque leur montant ne dépasse pas les limites indiquées dans le tableau ci-dessous.

À l'inverse, si leur montant dépasse ces limites, vous devez justifier que la fraction excédentaire a été utilisée conformément à son objet, faute de quoi elle est considérée comme un complément de salaire imposable. De même, les indemnités de grands déplacements versées aux salariés contraints de se rendre à l'étranger ou dans les DOM et les COM sont exonérées sans justification particulière lorsque leur montant n'excède pas la limite fixée par les barèmes d'indemnités journalières allouées aux fonctionnaires (DA 5 F-1151, n° 20).

Attention

Les indemnités pour frais doivent couvrir des dépenses liées à votre profession, faute de quoi elles constituent des avantages imposables. Toutefois, quand elles couvrent des frais de repas exposés lors de vos déplacements, la fraction correspondant au prix d'un repas pris à domicile reste exonérée.

À noter

Les frais couverts par les indemnités versées par l'employeur doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise (CE 8.6.05, n° 255.922), ne pas être exagérés et être justifiés avec précision à la demande du fisc.

Les frais couverts par les indemnités ne sont pas pris en compte par les 10 %.

Vous devez ajouter à vos salaires celles de vos indemnités pour frais qui servent à couvrir des dépenses professionnelles déjà prises en compte par la déduction forfaitaire de 10 % (DA 5 F-1151, n° 10). Ces 10 % sont censés couvrir toutes les dépenses courantes que vous exposez dans l'exercice de vos fonctions : frais de déplacements domicile-lieu de travail, dépenses de documentation et de mise à jour de vos connaissances pour l'exercice de votre profession, frais courants de restauration sur votre lieu de travail (à ne pas confondre avec les frais spéciaux de restauration liés à l'exercice d'un emploi spécifique, voir ci-dessus), etc. Autrement dit, si vous optez pour la déduction forfaitaire de 10 %, vous devez déclarer la part de vos indemnités versées pour couvrir ces frais.

Par exemple, vous devez déclarer les remboursements de vos frais courants de restauration (sauf la participation de votre employeur aux titres-restaurants) ou encore la fraction de l'avantage résultant de la mise à disposition d'un véhicule de fonction, correspondant à vos trajets domicile-lieu de travail.

Finalement, seules les indemnités pour frais destinées à compenser des dépenses spéciales, spécifiques à votre emploi, sont exonérées d'impôt. Par exemple, celles liées à des invitations résultant d'obligations professionnelles (CE 22.6.88, n° 53.170) ou à des cadeaux offerts dans le cadre des relations de travail (voir p. 41).

Sont également exonérés les remboursements de frais de déplacements en France ou à l'étranger nécessités par l'exercice de votre profession (transport, hôtellerie...). En cas de mutation professionnelle, les remboursements de frais de déménagement, de double résidence et de transport sont aussi exonérés s'ils constituent une contrainte inhérente à votre emploi (RM JOAN 10.2.97, n° 42942).

Par exception, l'administration fiscale admet que certaines indemnités pour frais ne soient pas imposables bien qu'afférentes à des dépenses déjà couvertes par la déduction forfaitaire de 10 %. Il s'agit, notamment, du remboursement de la moitié des frais de Carte orange (ou Navigo) en région parisienne, des primes de transport versées aux salariés de la région parisienne (hors Carte orange ou Navigo) et de province, dans la limite de 4 € par mois (BOI 5 F-12-02). L'exonération s'applique également à la participation de l'employeur aux titres-restaurants, dans la limite de 5,04 € par titre en 2008 (BOI 5 F-4-08).

De même, la participation de l'employeur au chèque-transport est exonérée à hauteur de 50 % de l'abonnement ou de 100 € en cas d'utilisation des chèques pour l'achat de carburant (CGI, art 81-19 ter b). Les allocations pour frais de transport, de restauration et d'hébergement attribuées aux enseignants accompagnateurs lors de voyages scolaires sont également exonérées, dès lors que les frais correspondant aux repas n'excèdent pas les limites d'exonération des allocations pour frais de repas prévues pour les salariés en cas de déplacements professionnels (RM JOAN 3.2.03, n° 294 ; RM JO Sénat 30.1.03, n° 544).

À noter

Les indemnités pour frais d'emploi doivent correspondre à des dépenses réellement engagées et à leur importance véritable. Elles peuvent être fixées forfaitairement mais ne doivent pas être déterminées en pourcentage du salaire (DA 5 F-1151, n° 13).

Vous optez pour la déduction des frais réels

Si vous déduisez vos frais professionnels pour leur montant réel, les indemnités pour frais reçues de votre employeur doivent être ajoutées à vos salaires imposables. Peu importe qu'elles soient versées sur présentation de justificatifs, calculées forfaitairement ou qu'elles prennent la forme d'allocations en nature (par exemple, la mise à disposition d'une voiture de fonction). Toutefois, si ces indemnités couvrent des frais dont vous ne demandez pas la déduction, vous pouvez ne pas les déclarer, à condition qu'elles soient utilisées conformément à leur objet et soient justifiées (DA 5 F-1151).

Attention à ne pas confondre ces indemnités imposables avec les remboursements des dépenses que vous avez engagées mais dont la charge incombe à votre employeur. Ces remboursements ne sont évidemment jamais imposables. Ainsi, vous ne devez pas déclarer le remboursement par votre employeur de fournitures ou de petits matériels que vous avez achetés vous-même (DA 5 F-1131, n° 3), ni les remboursements de la part patronale des cotisations de Sécurité sociale dont vous avez fait l'avance (CE 18.11.88, n° 74.383).

Comment déclarer

Le fisc ne peut pas connaître à l'avance le montant de vos indemnités pour frais d'emploi perçues en 2008. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devez donc corriger le salaire prérempli sur votre déclaration n° 2042 ou 2042 S afin de réintégrer ces indemnités. De même, si votre conjoint ou partenaire de Pacs opte pour la déduction des frais réels, vous devez corriger case BJ son salaire prérempli. Pour les autres membres de votre foyer optant pour les frais réels, ajoutez leurs indemnités pour frais imposables à leurs salaires cases CJ à DJ de la déclaration n° 2042 ou 2042 S.

Si vous optez pour la déduction forfaitaire de 10 %, vous devez procéder aux mêmes corrections pour intégrer celles des indemnités pour frais d'emploi perçues en 2008 qui ont servi à assumer des frais déjà couverts par les 10 %

Mots-clés :

DECLARATION DE REVENUS , FRAIS PROFESSIONNELS , IMPOT SUR LE REVENU




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