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Comment faire pour connaître le contenu des fichiers vous concernant

Comment faire pour connaître le contenu des fichiers vous concernant
Mars 2004
Le Particulier n° 975, article complet.
Auteur : TREGOUET (Adeline)

Vous venez d'essuyer un refus de crédit dans un grand magasin en raison d'un petit découvert bancaire survenu il y a un an. Récemment, on n'a pas voulu vous louer une voiture alors que l'année dernière vous avez contesté la facture d'une autre société de location. Votre boîte aux lettres est envahie d'offres commerciales en tout genre... Ne cherchez plus, vous êtes fiché !

En effet, votre nom et vos coordonnées figurent sûrement dans un ou plusieurs des nombreux fichiers informatiques qui se constituent un peu partout, légalement ou illégalement, et qui s'échangent ou se louent en permanence. Vous pouvez donc légitimement souhaiter connaître ce qu'ils contiennent réellement et vous inquiéter de leur usage. La loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous en donne le droit. Toute personne peut, en effet, demander à vérifier le contenu des fichiers nominatifs la concernant et, si elle n'est pas d'accord, exiger qu'il soit rectifié ou supprimé. Pour y parvenir, voici la procédure à suivre.

Accéder aux informations

En ce qui concerne les fichiers tenus par un organisme privé, vous devez vous adresser directement à l'entreprise ou au site Internet qui les gère, le plus souvent au service consommateurs ou de relations avec les usagers, parfois le responsable des demandes d'accès. Si ces services n'existent pas, adressez-vous au responsable juridique du siège de l'organisme. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, écrivez à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) pour lui demander de vous communiquer les coordonnées de l'organisme qui gère le fichier qui vous concerne.

Pour accéder au fichier vous concernant, prenez rendez-vous avec l'entreprise...

Demandez un rendez-vous avec la personne adéquate (chargé de clientèle, conseiller commercial ou gestionnaire du fichier...). Si la réponse est favorable, elle vous montrera directement à l'écran les informations vous concernant et pourra répondre à vos questions. Si vous relevez des erreurs, vous pourrez également lui réclamer de faire jouer votre droit de rectification. À la fin de l'entretien, vous pourrez vous aussi exiger une copie écrite de vos données personnelles.

Toutefois, il est possible que l'on vous prie de formuler vos remarques par écrit. L'entreprise ou l'organisme peut aussi refuser de vous recevoir et vous demander de lui adresser un courrier.

... ou bien écrivez à l'entreprise

Votre lettre doit faire référence aux articles 34, 35 et 45 de la loi du 6 janvier 1978 pour bien faire comprendre à son destinataire qu'il a l'obligation légale de vous répondre. En outre, il est important de rappeler que vous souhaitez obtenir l'intégralité des informations vous concernant. Parfois, bien que cela soit illégal, certaines entreprises ne communiquent qu'une partie des informations détenues, considérant, souvent à tort, que certaines sont confidentielles. Une banque, par exemple, ne peut pas se retrancher derrière le secret bancaire. Si l'entreprise vous répond qu'elle ne détient pas les données vous concernant (elle peut les avoir louées à un "broker", c'est-à-dire une entreprise de marketing spécialisée dans la collecte de fichiers), demandez-lui qu'elle vous communique les coordonnées de l'organisme qui lui a fourni les informations.

Suite à votre courrier, l'un des deux cas suivants se présente

Premier cas. L'entreprise ou l'organisme ne répond pas dans un "délai raisonnable" (1 mois au maximum). Dans ce cas, contactez directement la Cnil (voir modèle de lettre ci-contre).

Deuxième cas. L'entreprise ou l'organisme privé demande à la Cnil un délai de réponse supplémentaire (pour des raisons techniques, par exemple) ou l'autorisation de ne pas vous répondre (si elle juge votre demande abusive). En principe, l'entreprise doit vous informer de sa démarche auprès de la Cnil. Une fois la décision prise, la Cnil doit, à son tour, vous en informer.

Vérifier les éléments reçus

L'entreprise ou l'organisme privé vous communique les informations que vous avez demandées.

Dans ce cas, il vous reste à apprécier les éléments fournis. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter.

Les informations fournies

... comportent des mentions illégales.

Sont en effet interdites :

  • les mentions de l'origine raciale, des opinions politiques, philosophiques ou religieuses, des appartenances syndicales et des mœurs, sauf accord écrit préalable des personnes fichées (art. 31 de la loi).
  • les données susceptibles de porter atteinte à la dignité humaine (alcoolisme, apparence physique, jugement de valeur...), à moins que le responsable du fichier puisse justifier que ces informations servent la "finalité" de l'entreprise. Par exemple, une société de cosmétiques ou une agence de mannequins peut enregistrer des données relatives à la couleur de peau. En revanche, un cabinet de recrutement serait en infraction.
  • les informations trop anciennes pour justifier leur conservation. En règle générale, une entreprise ne peut garder des informations nominatives plus de 15 ans.
  • ... sont incompréhensibles.

    Il arrive que certaines entreprises se contentent d'imprimer les données telles qu'elles figurent dans leur ordinateur. Or, bien souvent, ces informations sont incompréhensibles pour le commun des mortels. Pourtant, la loi de 1978 exige que les données soient communiquées dans un "langage clair". Si, par exemple, l'entreprise utilise des codes internes, elle doit les remplacer par des mentions en toutes lettres. Si ce n'est pas le cas, informez-en la Cnil.

    ... présentent des erreurs que vous voulez faire rectifier.

    Dans ce cas, vous devez exercer votre "droit de rectification" (voir page ci-contre). À noter que si, à la suite de cette demande de rectification, le gestionnaire du fichier modifie les données vous concernant, il doit également vous rembourser la redevance (4,57 €, voir p. 75) que vous lui avez versée (art. 36 de la loi de 1978).

    ... sont exactes, mais vous ne souhaitez pas qu'elles continuent à figurer dans le fichier.

    Dans ce cas, vous devez exercer votre "droit d'opposition" (voir page ci-contre), à condition qu'il soit fondé sur des "raisons légitimes". Ainsi, une entreprise peut refuser votre demande si elle prouve que les informations que vous voulez voir effacées sont indispensables à la finalité de l'entreprise. Par exemple, un organisme de crédit a le droit de conserver le montant de vos revenus annuels.

    Faire rectifier ou supprimer les données

    Vous demandez la rectification ou la suppression des informations du fichier

    La rectification des données contenues dans le fichier. Adressez un courrier demandant que, conformément à l'article 36 de la loi du 6 janvier 1978, les erreurs vous concernant soient corrigées sans délai.

    La suppression des données. Adressez un courrier dans lequel vous demandez, conformément à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978, la radiation de toutes les informations contenues dans le fichier vous concernant.

    Si vos demandes restent sans effet...

    Vous pouvez réitérer votre demande en rappelant au destinataire que l'absence de réponse est passible d'une contravention de 5e classe (amende de 1 500 € au plus ; décret n° 81-1142 du 23.12.81) et en lui précisant que vous saisissez la Cnil.

    Vous pouvez saisir la Cnil.

    À cet effet, vous devez obligatoirement lui écrire (aucune réclamation téléphonique n'est prise en compte) en joignant une photocopie des pièces adressées à l'entreprise.

    La Cnil peut alors mettre en demeure l'entreprise gestionnaire du fichier. Si après un délai de 15 jours à 1 mois, l'entreprise n'a pas réagi, la Cnil peut saisir la justice.

    Mots-clés :

    CNIL , FICHIER NOMINATIF




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