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Optimisez la trésorerie de sa copropriété

Optimisez la trésorerie de sa copropriété
Février 2002
Le Particulier n° 951, article complet.
Auteur : EOCHE-DUVAL (Thiphaine)

Depuis le 1er janvier, de nouvelles règles de gestion s'imposent aux copropriétés, avec la généralisation des budgets prévisionnels et des provisions sur charges. Une bonne occasion de se pencher sur l'état de la trésorerie de sa copropriété.

Selon les copropriétés, la trésorerie représente entre 5 % et 40 % du budget

Toute copropriété a un budget, alimenté par les contributions des copropriétaires, pour pouvoir assurer la gestion, l'entretien, les réparations... de l'immeuble. Mais alors que les rentrées d'argent ont lieu à intervalles réguliers et connus d'avance sous forme d'appels de fonds par le syndic auprès de chaque copropriétaire, les dépenses peuvent s'effectuer à tout moment, y compris de façon imprévue, pour une réparation urgente par exemple. La copropriété doit donc disposer de trésorerie. Concernant sa gestion, plusieurs articles de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété ont été modifiés ou introduits par la loi dite SRU (loi n° 2000-1028 du 13.12.00, relative à la solidarité et au renouvellement urbains). Leur finalité est de rendre plus compréhensible pour les copropriétaires la trésorerie de leur immeuble, de les inciter à la planifier d'une année sur l'autre, et aussi de "faire la chasse" aux copropriétaires mauvais payeurs. Dans l'ensemble, ces nouvelles mesures sont plutôt bien accueillies par les professionnels de l'immobilier, comme par les associations de copropriétaires. Certaines copropriétés se sont d'ailleurs, d'ores et déjà, conformées à la nouvelle loi, mais bien d'autres ont encore à faire leur "révolution culturelle" en ce domaine.

D'une gestion a posteriori à une gestion prévisionnelle.

Depuis 1967, toutes les copropriétés doivent en principe être dotées d'un budget prévisionnel annuel, voté par l'assemblée des copropriétaires. Mais, avec la loi SRU et le nouvel article 14-1 de la loi de 1965, ce budget devient réellement obligatoire, et prend aujourd'hui tout son sens puisque le syndic est désormais tenu d'effectuer les appels de fonds auprès des copropriétaires, sous forme de provision pour le trimestre à venir. Le budget prévisionnel pour une année donnée doit être voté par l'assemblée générale dans les 6 mois suivant le dernier jour de l'exercice comptable précédent (par exemple, le 30 juin 2002 au plus tard pour le budget 2002, si l'exercice court du 1er janvier au 31 décembre). Ce qui permet de voter ce budget au cours de la même assemblée que celle où sont approuvés les comptes de l'exercice clos. Cependant, pour que des provisions sur charges puissent être appelées dès le 1er trimestre de l'année en cours, il faudra en fait que le budget ait été voté avant le 1er janvier de celle-ci. Faudra-t-il alors tenir deux assemblées par an, l'une avant le début de l'exercice pour voter le budget, et l'autre après pour en approuver les comptes ? L'Association des responsables de copropriété (ARC) juge cela inconcevable compte tenu notamment du coût supplémentaire qui en résulterait pour les copropriétaires.

Syndic membre de la Fédération nationale de l'immobilier (FNAIM), Thierry Peyré a, quant à lui, anticipé la difficulté en proposant, dès l'assemblée générale 2001 des copropriétés qu'il gère, l'approbation des comptes de l'exercice 2000 et le vote du budget prévisionnel annuel 2002. Cela oblige à établir un budget prévisionnel longtemps à l'avance, mais cet inconvénient peut être pallié en précisant que ce budget sera rectifié si besoin lors de l'assemblée de l'année suivante. Pour les copropriétés qui n'auraient pas pu anticiper de cette façon le passage au système des comptes annuels, Thierry Peyré préconise, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice 2001, la convocation d'une assemblée générale au cours de laquelle en plus de l'approbation des comptes 2001, les budgets prévisionnels pour 2002 et pour 2003 seront votés. En tout état de cause, à compter de l'exercice 2002, la loi exclut la pratique dite de "reddition trimestrielle des comptes à terme échu", dans laquelle le syndic ne demande pas de provisions mais, après avoir fait les comptes en fin de trimestre, demande à chaque copropriétaire de verser sa quote-part des dépenses correspondantes. Avec le nouveau dispositif, les provisions sur charges sont appelées par le syndic sous forme d'acomptes trimestriels égaux au quart du budget voté, sauf si l'assemblée générale décide, à la majorité de l'article 24, bien que l'ensemble des professionnels le déconseille fortement, des appels de fonds mensuels ou semestriels. L'assemblée peut aussi moduler le montant des acomptes pour l'adapter au rythme des dépenses, par exemple, pour un immeuble chauffé collectivement, en fixant des provisions plus élevées l'hiver et plus faibles en été. Enfin, après clôture de l'exercice, une régularisation pourra avoir lieu, pour compenser la différence entre les sommes avancées par les copropriétaires et les dépenses réelles de l'exercice.

Le casse-tête des dépenses non courantes.

La loi n'impose cependant le budget prévisionnel que pour les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble. Les dépenses pour travaux "non courants" continueront à faire l'objet d'un projet et d'un budget à part et de modalités de financement distinctes du budget prévisionnel telles que recours à un emprunt ou appels de fonds spécifiques auprès des copropriétaires. La liste de ces travaux hors budget prévisionnel doit être fixée par un décret à paraître. Très probablement, les travaux portant sur le gros œuvre et les équipements collectifs, ainsi que ceux rendus obligatoires par la loi ou la réglementation, seront visés. En revanche, selon Serge Ivars, de la Confédération nationale des administrateurs de biens (Cnab), les gros travaux prévus au titre de contrats d'entretien dits "complets" (ascenseur, chauffage... – voir le n° 943 du Particulier) devraient logiquement rester dans le budget prévisionnel, puisque ces contrats sont payés par versements périodiques et connus d'avance.

Le nouveau système n'a pas que des avantages.

Le budget prévisionnel permet aux copropriétaires de savoir, à l'avance, ce qu'ils auront à payer chaque trimestre pour l'année, et facilite ainsi la gestion de leur trésorerie personnelle. Ce système permet aussi, souligne Michel Thiercelin de la Fédération syndicale de la copropriété coopérative (FSCC), le paiement des appels de charges par titre interbancaire de paiement (TIP), plus simple que le chèque et moins coûteux à gérer par les syndics. En revanche, l'établissement annuel et non plus trimestriel des comptes rendra leur vérification et celle des charges plus difficile en cours d'exercice. En outre, la répartition exacte des charges entre l'acquéreur et le vendeur d'un logement en copropriété ne pourra se faire avant la fin de l'exercice. De même, les copropriétaires-bailleurs éprouveront davantage de difficultés pour solder les comptes de charges locatives après le départ d'un locataire, alors que, par ailleurs, la loi oblige à lui restituer son dépôt de garantie dans les 2 mois suivant la remise des clés. Enfin, le passage aux acomptes provisionnels peut être difficile à digérer dans les copropriétés où les charges étaient jusqu'alors payées à terme échu, dans la mesure où les copropriétaires devraient en principe verser simultanément les charges du 4e trimestre 2001 et l'appel de charges du 1er trimestre 2002.

Le fonds de roulement à revoir en baisse.

Pour éviter ce double appel de fonds, la Commission relative à la copropriété (instance consultative auprès du ministère de la Justice) a conseillé aux syndics, qui ont prélevé les dépenses du 4e trimestre sur le fonds de roulement de la copropriété (aussi appelé avance de trésorerie), de ne pas reconstituer ce fonds, et donc de ne pas effectuer l'appel de charges correspondant (recommandation n° 21 du 30.10.01). En effet, le fonds de roulement, qui permettait au syndic de faire face aux dépenses lorsqu'elles étaient payées à terme échu, perd de sa raison d'être avec le paiement d'avance par provisions. De fait, la majorité des syndics semble disposée, si ce n'est déjà fait, à restituer aux copropriétaires une partie du fonds de roulement correspondant en gros à un trimestre de dépenses de la copropriété. Ainsi, le passage aux comptes annuels devrait en définitive être neutre pour beaucoup de copropriétaires puisque, soit ils n'auront pas eu à payer l'appel de charges du dernier trimestre 2001, soit celui-ci leur aura été remboursé. Si tel n'a pas été le cas, il conviendra de faire porter la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Plus généralement, dans toutes les copropriétés, il faudra envisager, au regard des nouvelles règles applicables, d'adapter le niveau du fonds de roulement. L'ARC conseille de le limiter dorénavant "à sa plus simple expression, un mois de dépenses au maximum, voire rien du tout", sauf si la copropriété est régulièrement confrontée à des problèmes d'impayés. Philippe Loiselet, du cabinet Loiselet & Daigremont, exprime un point de vue voisin, tout en soulignant que le fonds de roulement reste nécessaire pour joindre les deux bouts dans les périodes critiques de trésorerie, notamment les fins de périodes de chauffe, avril, mai et juin, ou en cas d'imprévus. Philippe Loiselet précise aussi que, dans le système des comptes annuels qu'il pratique depuis déjà plusieurs années, le fonds de roulement ne représente en moyenne que l'équivalent d'un mois de dépenses, parfois 15 jours seulement, contre 5 mois dans le système des comptes trimestriels échus. Il est donc possible de réduire sensiblement le niveau du fonds de roulement, mais sans oublier que cela suppose des budgets prévisionnels très ajustés, puisqu'ils conditionnent le montant des provisions. Si certaines dépenses ont été sous-estimées, les provisions le seront aussi, et pourront donc ne pas suffire au moment de régler les dépenses réelles. Par ailleurs, plus les réserves de trésorerie sont faibles, plus elles risquent de se trouver asséchées par un incident, tel qu'un retard minime de paiement de quelques copropriétaires pour une même provision.

La fin de la "comptabilité de la ménagère".

Un réglage plus précis du fonds de roulement sera facilité, à compter de l'exercice 2004 au plus tard, par une autre innovation de la loi SRU permettant de voir plus clair dans la situation financière de la copropriété. Le nouvel article 14-3 de la loi de 1965 substitue une comptabilité dite "d'engagement" à la comptabilité de trésorerie, parfois dite de "la ménagère" qui consiste à enregistrer uniquement l'argent qui entre et l'argent qui sort, et d'établir ce que l'on appelle une situation de trésorerie. À l'avenir, dépenses et recettes devraient être enregistrées dès leur engagement juridique par le syndic, et non pas lors de leur règlement (tous les syndics ne partagent cependant pas cette analyse).

Pour établir les comptes d'un exercice, le syndic devra donc comptabiliser non seulement les sommes payées ou encaissées par la copropriété, mais toutes les sommes figurant aux bons de commande passés par lui pour le compte de la copropriété au cours de l'exercice, quand bien même elles seraient à payer après cet exercice. De même, un appel de charges auprès d'un copropriétaire sera comptabilisé dès son émission, et pas seulement lors de son règlement par le copropriétaire. Les copropriétés ne devront donc plus raisonner en termes de dépenses et de recettes, mais en termes de charges (sommes à régler) et de produits (sommes à recevoir). Par exemple, dès qu'une commande de fioul pour la chaufferie sera passée, un compte "dépenses de chauffage" sera débité, et un compte "fournisseurs" sera crédité. Au paiement de la commande, le compte fournisseurs sera débité, et le compte correspondant à la trésorerie sera crédité. Serge Ivars de la Cnab, comme Michel Thiercelin de la FSCC, font remarquer que le fait de comptabiliser ainsi tout ce qui a été décidé ou engagé, et plus seulement ce qui a été fait ou payé, permettra aux copropriétés de disposer à tout moment d'un état de leurs créances et de leurs dettes, et aux copropriétaires de pouvoir contrôler plus efficacement la gestion et l'utilisation de leurs fonds. Cela devrait aussi inciter les copropriétés à mieux anticiper le futur qu'avec les comptes traditionnels, qui par nature n'enregistrent que des événements passés. À partir de 2004, le syndic sera d'ailleurs formellement tenu de soumettre au vote de l'assemblée "les comptes du syndicat des copropriétaires et leurs annexes" (art. 18 modifié de la loi de 1965). Ces comptes devront être présentés, à l'instar de ceux d'une entreprise, en suivant un plan comptable uniforme, qui reste à déterminer par un décret futur. Les syndics ne seront donc plus libres de présenter les comptes du syndicat selon la méthode de leur choix.

Objectif : faire rentrer l'argent.

L'un des principaux dangers menaçant la trésorerie d'une copropriété est le non-paiement durable de leur contribution par certains des copropriétaires, aboutissant pour certaines copropriétés à des situations catastrophiques, voire même à leur faillite. Ces impayés creusent anormalement la trésorerie, et engendrent des inégalités inacceptables entre copropriétaires, les bons payeurs pouvant être amenés à payer pour les mauvais payeurs. Le non-paiement des charges représente plus des deux tiers des procédures judiciaires concernant la copropriété. Sur ce point également, des mesures nouvelles contribuent à donner à la gestion prévisionnelle des dépenses courantes – budget et provisions sur charges – toute son efficacité. Tout d'abord, l'article 14-1 de la loi de 1965 prévoit que les provisions sont désormais exigibles dès le premier jour du trimestre correspondant (le 1er avril par exemple, pour celle du 2e trimestre), ou le premier jour du mois ou du semestre si une périodicité mensuelle ou semestrielle a été choisie. Il n'est donc pas nécessaire de voter en assemblée, parallèlement au budget prévisionnel, une date limite de versement des provisions, celle-ci étant fixée par la loi. Pour faciliter le passage dans les faits de cette nouvelle règle, la Commission relative à la copropriété conseille aux syndics (dans sa recommandation précitée) d'adresser à chaque copropriétaire, par lettre simple préalablement à la date d'exigibilité de la provision, un avis rappelant cette date et le montant à acquitter, et de s'abstenir de mentionner d'autres dates ou délais que ceux prévus par la loi. En outre, si un copropriétaire ne verse pas une provision en temps et en heure, le syndic peut le mettre en demeure de le faire, par lettre recommandée avec AR. Si le copropriétaire ne régularise pas sa situation dans les 30 jours à compter de la première présentation de la lettre, les autres provisions de l'exercice, même non encore échues, deviennent également exigibles (nouvel art. 19-2), et le syndic peut en poursuivre le recouvrement en justice. Un copropriétaire qui ne règle pas sa provision du second trimestre, par exemple, s'expose donc à se voir réclamer immédiatement le triple de cette somme (les provisions des 2e, 3e et 4e trimestres). Il est désormais ainsi possible d'obtenir un jugement qui anticipe sur les charges futures, alors qu'auparavant le recouvrement judiciaire des charges ne pouvait avoir pour objet que les charges appelées. Cela devrait limiter le nombre des procédures, et donc les frais, pour les copropriétés confrontées à des mauvais payeurs. Les nouvelles dispositions permettent au syndic d'engager la procédure de recouvrement des provisions par voie d'assignation en référé devant le président du tribunal de grande instance, et sans avocat. Il suffira de faire valoir devant le juge le vote du budget prévisionnel et le non-paiement de la provision par le copropriétaire. Facteur supplémentaire d'efficacité, la décision du juge pourra être exécutée même si le copropriétaire défaillant fait appel. À l'encontre d'un propriétaire-bailleur, il sera désormais possible de pratiquer une saisie-attribution des loyers dus par son locataire, au profit de la copropriété jusqu'à l'extinction de la dette, sans avoir à renouveler la saisie à chaque échéance de loyer. La nouvelle procédure de recouvrement des provisions promet donc un assainissement de la trésorerie des copropriétés, à la condition essentielle que le budget prévisionnel

de l'année ait été voté.

Des mesures préventives plutôt que répressives.

Pour Michel Thiercelin, certains copropriétaires devraient être ainsi dissuadés de se servir de leur copropriété comme d'un établissement de crédit gratuit. Serge Ivars de la Cnab redoute cependant que les juges appliquent trop restrictivement ces nouvelles dispositions, comme ils l'ont fait en matière de frais de recouvrement (voir encadré page ci-contre). Enfin, Jean-François Rouan, de l'Association nationale de la copropriété coopérative (ANCC), regrette que cette procédure simplifiée ne concerne que les provisions afférentes au budget prévisionnel, mais pas les sommes non incluses dans ce budget, tels que les appels de fonds pour gros travaux. Pour ces appels, il faudra continuer, comme par le passé, à décider en assemblée générale le montant, mais aussi la date d'exigibilité. Et, si un copropriétaire ne s'en acquitte pas, la procédure accélérée de l'article 19-2 ne s'appliquera pas, bien que certains juristes soient d'un avis contraire. En revanche, pour le recouvrement des provisions sur gros travaux, comme pour les provisions trimestrielles, le syndic n'a pas besoin d'une autorisation expresse de l'assemblée pour agir en justice (art. 55 du décret du 17.3.67).

Néanmoins, les mesures préventives destinées à éviter les impayés plutôt qu'à les récupérer après coup restent de mise. Le syndic doit notamment (art. 18 de la loi de 1965) tenir une comptabilité "qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire" à cet égard. Ce document, à condition qu'il soit régulièrement et exactement tenu à jour, permet de s'assurer que chaque copropriétaire est à jour de ses versements, et sinon de réagir auprès de lui. Dans une copropriété bien gérée, cela doit être fait systématiquement et sans délai, ce qui évite en particulier les retards dus à une simple négligence du copropriétaire, ou à des difficultés financières passagères. Au besoin, un échéancier de paiement pourra être établi. L'ARC conseille aussi de négocier fermement avec le syndic les frais de recouvrement amiable prévus dans son contrat, car ces frais sont prélevés immédiatement sur la trésorerie de la copropriété, même s'ils peuvent être récupérés ultérieurement (voir encadré page ci-contre). La copropriété peut par ailleurs introduire dans son règlement de copropriété une clause pénale prévoyant le paiement d'une indemnité forfaitaire (distincte des intérêts légaux) par le copropriétaire en retard dans le paiement de ses charges. D'autres mesures sont prévues par la loi de 1965 modifiée, mais d'application parfois difficile surtout face à des débiteurs de mauvaise foi et procéduriers. Mieux vaut néanmoins agir contre eux pour ne pas inciter d'autres copropriétaires à se comporter à leur tour en mauvais payeurs en voyant que ce comportement reste impuni.

Tiphaine Eoche-Duval

 


Mots-clés :

BUDGET , COPROPRIETE




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