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Syndic : à la recherche de la perle rare

Syndic : à la recherche de la perle rare
Mars 2002
Le Particulier n° 952, article complet.
Auteur : GANTIER (Jean-Léon)

Choisir un syndic ne s'improvise pas. Le candidat à la succession du syndic en place doit être sélectionné avec soin. Il faut savoir poser les bonnes questions et éviter les pièges de l'assemblée générale.

D'un syndic à l'autre, les compétences et les moyens peuvent être très différents

Selon une récente étude de l'Agence nationale pour l'information sur le logement (Anil), 75 % des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel, dont 90 % des immeubles de 10 logements et plus. Mais, toujours selon l'Anil, seulement 54 % des 1 400 copropriétaires interrogés jugeraient efficace l'action de leur syndic. À la décharge de la profession, il faut cependant reconnaître que la gestion d'une copropriété est particulièrement ardue. Nombre de copropriétaires n'en ont pas conscience et attendent trop de leur gestionnaire. "Idéalement, un syndic doit être à la fois juriste, comptable, connaître les techniques du bâtiment et le fonctionnement des équipements collectifs, explique Bruno Dhont, directeur de l'Association des responsables de copropriété (ARC). Il doit savoir négocier avec les entreprises et être psychologue, voire pédagogue vis-à-vis des copropriétaires". Bruno Dhont estime qu'il est d'ailleurs impossible pour un syndic de gérer une copropriété à la satisfaction de tous. Ceci étant, bien sûr, lorsqu'un syndic est réellement inefficace, il faut se résoudre à lui trouver un successeur susceptible de redresser la barre. S'il n'y a pas de recette miracle pour choisir le meilleur syndic, des pistes existent qu'il faut savoir suivre.

L'émergence des grands syndics.

Depuis une vingtaine d'années, nombre de petits cabinets ont été rachetés par des grandes compagnies industrielles. Celles-ci ont ensuite cédé la place aux banques et compagnies d'assurances. Des syndics plus imposants comme Gestrim, Capitales ou Groupement Foncier de France sont aussi passés dans le giron de grands groupes financiers. Parallèlement, de grands administrateurs de biens comme les leaders du marché, Vendôme Rome, qui a racheté le réseau d'agences UFFI et Foncia, se sont eux aussi fortement développés. Aujourd'hui, il n'est pas toujours facile de savoir qui contrôle qui, bien des copropriétaires ignorant d'ailleurs que leur syndic a été racheté.

Et le mouvement de concentration se poursuit. Plus de 35 % des copropriétés seraient ainsi gérées par une poignée de "majors", à travers un réseau de cabinets locaux à taille humaine. "Une agence type comporte environ 35 collaborateurs", précise Michel Guivarch de Foncia. Le groupe, qui a choisi de s'introduire en Bourse pour préserver son indépendance, totalise 150 agences gérant 380 000 lots. Il table sur 400 000 lots d'ici à la fin 2002. Dans ces cabinets, le travail du syndic est confié à des gestionnaires salariés, dont chacun a en charge un certain nombre de copropriétés. Chaque gestionnaire travaille généralement en relation avec des services spécialisés dans la comptabilité ou le contentieux. À l'égard des copropriétaires, ces grands syndics peuvent se prévaloir de moyens importants, en termes d'informatique ou de personnel spécialisé, Foncia et Sergic disposent d'ailleurs de leurs propres instituts de formation professionnelle. "Chaque agence peut consulter une banque de données regroupant tous les immeubles gérés par le groupe, indique Gérard Lepont, directeur qualité de Sergic (30 agences, gérant 1 100 copropriétés et 80 000 lots). Un gestionnaire peut ainsi comparer le niveau de charges pour des immeubles similaires et détecter les anomalies. À lui ensuite de proposer des pistes d'économies aux copropriétaires". Autre atout mis en avant par les grands syndics, l'instauration de règles de gestion homogène pour l'ensemble de leurs cabinets censées assurer une meilleure efficacité.

Moyens et petits syndics.

À côté de ces mastodontes, on trouve des syndics moins importants, disposant tout de même de moyens et d'une organisation leur permettant, a priori, d'assurer une qualité de gestion. Le cabinet parisien Deslandes (deux agences à Paris, une en banlieue ouest), par exemple, emploie 42 personnes dont une douzaine de gestionnaires ayant en charge 14 500 lots répartis sur 420 immeubles. Outre la comptabilité et le contentieux, le cabinet comprend un service spécialement dédié à la gestion des personnels d'immeubles (contrats de travail, paies...).

Face aux grands et moyens syndics, les petits cabinets ont-ils toujours leur place ? "Le petit syndic de quartier assure, certes, une gestion de proximité, mais il ne dispose pas toujours des compétences techniques et des moyens matériels pour faire face à des copropriétés importantes ou à des problèmes sérieux, estime Bruno Dhont. Après la tempête de décembre 1999, par exemple, nombre d'entre eux se sont révélés incapables de négocier avec les assureurs ou avec les entreprises". Il est sûr que les agences des grands et moyens syndics sont mieux adaptées pour assurer une certaine pérennité dans la gestion des immeubles. Un gestionnaire malade peut être remplacé facilement, ce qui n'est pas le cas pour un syndic isolé. "Mais attention, les seuls moyens techniques ne sont pas suffisants pour garantir la qualité des prestations", prévient Bruno Dhont, qui souligne, en outre, l'important turn-over existant au sein des cabinets importants.

Label Qualité-syndic et norme ISO 9002.

En 1994, des affaires de syndics indélicats, largement médiatisées, ont terni l'image de la profession aux yeux du grand public. Pour instaurer plus de transparence, le label Qualité-syndic a été créé en 1996, à l'initiative d'associations de consommateurs et de copropriétaires, dont l'ARC, et d'organisations professionnelles. Ce label est attribué à des cabinets s'engageant à respecter un cahier des charges (ou référentiel) encadrant précisément de nombreux aspects de l'activité de syndic : accueil et information des copropriétaires, relations avec le conseil syndical, tenue de l'assemblée générale, gestion technique et financière, contrat du syndic... Le respect de ces règles est contrôlé par un organisme indépendant, Qualité-France, agréé par les pouvoirs publics. Actuellement, plus de 150 cabinets gérant 700 000 lots, dont tous ceux du groupe Foncia, sont ainsi certifiés (le texte du référentiel et la liste des syndics concernés sont disponibles sur le site internet de l'ARC ou auprès de l'association). "Nous revoyons actuellement le référentiel, précise Michel Guivarch, afin d'améliorer, notamment, la maîtrise des charges et des travaux par le syndic. Un mécanisme de sanctions plus efficace à l'encontre des professionnels ne respectant pas le cahier des charges est également prévu". À l'ARC, on reconnaît, en effet, que le système actuel ne permettait pas de sanctionner systématiquement les manquements aux obligations du cahier des charges.

Le groupe Sergic, pour sa part, a misé sur la norme ISO 9002 plutôt que sur le label. Il s'agit d'une norme internationale délivrée pour 3 ans par un organisme indépendant, après audit. A priori moins transparente pour le grand public que le label, qui s'appuie sur un cahier des charges officiel, cette norme définit un ensemble de procédures internes au cabinet destinées à assurer la qualité des prestations. "Le groupe lui-même élabore les processus destinés à respecter la vingtaine de points que comporte la norme, explique Gérard Lepont. Par exemple : l'optimisation des rapports avec les fournisseurs, l'obligation d'avoir des collaborateurs formés à leur tâche... L'organisme qui a délivré la norme ISO contrôle périodiquement le respect de la procédure par chaque cabinet".

Que penser de ces démarches ? Comme nous avons pu le constater lors de notre enquête, les partisans de la certification doutent de l'efficacité de la norme ISO, tandis que les tenants de la norme ne croient pas au label. Il est plutôt difficile de trancher. On peut cependant admettre que l'une et l'autre démarche témoignent, a priori, d'une volonté réelle d'améliorer la qualité des prestations vis-à-vis des copropriétaires.

Le changement de syndic est-il inévitable ?

"Il faut toujours commencer par s'interroger sur les causes de l'insatisfaction des copropriétaires, conseille Bruno Dhont. Découle-t-elle des carences du syndic ou de dysfonctionnements au sein même de la copropriété ?" Bien qu'il ne s'agisse pas d'une démarche aisée, la question mérite d'être posée sérieusement. Absentéisme chronique aux assemblées générales, impayés de charges importants, refus d'approuver des travaux indispensables, dissensions entre copropriétaires... les exemples sont nombreux de comportements pouvant empoisonner la vie de la copropriété et compliquer sérieusement l'action du syndic. "Dans une telle situation, prévient Bruno Dhont, il ne sert à rien de changer de syndic tous les ans, car les problèmes perdureront. Ce n'est pas le cas, en revanche, dès lors que vous avez des raisons objectives d'être mécontent du syndic : collusion avec des copropriétaires majoritaires, refus de collaborer avec le conseil syndical, erreurs importantes justifiant la mise en jeu de sa responsabilité... la copropriété doit alors s'en séparer et, par conséquent, lui trouver un remplaçant". Cela suppose tout un travail de sélection et d'enquête, souvent fastidieux, mais incontournable. Cette tâche sera, en principe, confiée au conseil syndical. L'ARC conseille de ne retenir au final qu'un seul candidat, afin d'éviter une dispersion des votes lors de l'assemblée générale des copropriétaires, seule habilitée à élire le syndic (voir p. 45).

Une présélection est incontournable.

Vous êtes bien décidé à changer de syndic. Plutôt que de contacter au hasard quelques professionnels dénichés au hasard des pages jaunes de l'annuaire, il est préférable de faire jouer le bouche à oreille en questionnant vos proches et relations au sujet de leur syndic. Bruno Dhont, pour sa part, conseille de repérer quelques copropriétés qui vous semblent bien tenues aux alentours de la vôtre, puis d'interroger leurs conseillers syndicaux.

Mais attention, tout le monde n'a pas le même niveau d'exigence vis-à-vis de son syndic. L'enquête de l'Anil, montre, par exemple, que les copropriétaires-occupants sont plus exigeants que les copropriétaires-bailleurs, lesquels ne vivent pas sur place. De même, les premiers sont plus sensibles aux délais d'intervention, plus difficiles à l'égard du syndic pour la résolution de problèmes même relativement mineurs de la vie quotidienne de la copropriété. Au-delà des appréciations recueillies sur tel ou tel professionnel, vous devez donc définir ce que vous attendez du futur syndic pour votre copropriété. C'est seulement ensuite que vous pourrez rencontrer le ou les candidats retenus. Il vous faudra alors enquêter sérieusement sur son organisation et ses méthodes de travail. À cet égard, le questionnaire très détaillé mis au point par l'ARC dans le cadre de son futur "observatoire des syndics" peut vous aider à lister les questions à poser (disponible sur le site internet de l'association). Cet "observatoire" doit permettre aux copropriétaires, selon l'ARC, de mieux connaître les syndics. Les fiches des premiers syndics référencés devraient pouvoir être consultées courant mars 2002 (sur le site internet de l'ARC uniquement).

Vous devez savoir qui s'occupera de votre copropriété.

"N'hésitez pas à demander au syndic pressenti cinq ou six références d'immeubles comparables au vôtre, avec les coordonnées du conseil syndical", recommande Michel Guivarch. Vous devez, par ailleurs, vous enquérir du nombre et de la taille des copropriétés, ainsi que du total des lots dont s'occupe déjà le syndic ou le gestionnaire. On considère généralement qu'une même personne ne peut gérer efficacement plus de 35 à 50 copropriétés et 1 500 à 1 800 lots. Demandez-lui aussi quel est son niveau d'expérience et de formation : est-il débutant ou confirmé ? (rien ne garantit, cependant l'exactitude des renseignements qui vous seront donnés).

En théorie, un syndic ou un gestionnaire doit savoir gérer tous types de copropriétés, simples ou complexes. Ceci étant, si vous faites partie d'une copropriété importante, il est préférable qu'il ait l'expérience de ce type d'immeuble. "Le premier rendez-vous se fait généralement avec le chef d'agence, explique Martine Daguet, du cabinet Deslandes. Ce n'est que dans un deuxième temps, à la suite de l'entretien, que ce dernier présentera à ses interlocuteurs le gestionnaire qu'il estime le mieux à même de gérer leur immeuble". L'entretien avec le syndic et le gestionnaire, les solutions qu'ils proposent pour votre copropriété, la description des méthodes de travail du cabinet (en matière de travaux, d'impayés de charges, notamment), restent essentiels pour mieux cerner votre interlocuteur. "Avant même d'inviter un syndic potentiel à examiner votre copropriété, rendez-vous à ses bureaux pour avoir une idée de ses locaux, de ses moyens en termes de personnel, d'outils informatiques, bref, pour “sentir” son organisation", conseille Alain Barra, du cabinet Barra-Naceri, syndic parisien indépendant, pour lequel la qualité des prestations ne dépend pas de la taille du cabinet. D'ailleurs, le premier contact est souvent primordial. "Méfiez-vous d'un syndic qui vous enverrait une proposition chiffrée, sur un simple coup de fil, sans même vous avoir rencontré ni visité votre immeuble", prévient Martine Daguet.

Exigez un interlocuteur unique.

Autre point à aborder : le gestionnaire sera-t-il l'interlocuteur unique de la copropriété ? "La multiplication des intervenants peut être source de dysfonctionnements", rappelle Alain Barra : difficultés pour contacter la bonne personne en cas de problème ("vous n'êtes pas au bon service, adressez-vous à M. X") ; risque de désintéressement, voire de déresponsabilisation... ("je n'y suis pour rien, c'est la faute de M. Y"). Un bon point pour le cabinet s'il fait figurer le nom du gestionnaire et son numéro de ligne directe téléphonique sur les courriers adressés à la copropriété. "Votre gestionnaire peut s'appuyer sur des services internes, comme la comptabilité ou le contentieux, mais il doit rester le pivot central, estime Martine Daguet. En tout état de cause, il est essentiel qu'il soit au courant de toutes les questions importantes concernant votre copropriété, notamment en contresignant systématiquement les courriers émanant d'un autre service".

Renseignez-vous sur le cabinet.

Approfondissez votre enquête en vérifiant quelques points essentiels : depuis quand le cabinet existe-t-il ? Qui le dirige ? Sachez que ces renseignements apparaissent sur l'extrait K-bis, sorte de carte d'identité du cabinet, délivré par le greffe du tribunal de commerce. "N'omettez pas de vérifier que le syndic détient sa carte professionnelle portant la mention “gestion immobilière” qui doit être renouvelée chaque année par la préfecture", prévient Michel Guivarch. Certains syndics indélicats exercent sans détenir ce document pourtant obligatoire pour la validité de leur mandat. "Exigez une attestation de la garantie financière assurant le remboursement des fonds reçus des copropriétaires ainsi que de l'assurance de responsabilité civile professionnelle, en cours de validité", conseille Alain Barra, dont le dossier de présentation comprend aussi divers documents, tels qu'un spécimen d'engagement "qualité" auquel doit souscrire toute entreprise intervenant sur un immeuble géré par le cabinet. "Une copie de la cotation attribuée chaque année par la Banque de France au cabinet – comme à toute société – permet de vérifier son assise financière et son sérieux", ajoute Martine Daguet. Il s'agit d'un code composé d'une lettre, fonction du chiffre d'affaires réalisé par la société, et de deux chiffres. Le premier exprime l'appréciation portée par la Banque sur la qualité du crédit et la capacité de remboursement de la société tandis que le second indique la régularité des paiements de l'entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs.

Épluchez le contrat de syndic.

Le premier contact vous a donné satisfaction, il vous faut maintenant aborder la question cruciale de la rémunération du syndic. Depuis 1986, les honoraires sont libres. Cela signifie que la rémunération du syndic peut – et doit – être négociée entre le professionnel et la copropriété. Il est donc essentiel que chaque syndic pressenti vous fasse une proposition de contrat aux fins d'étude et de comparaison. La plupart des contrats prévoient deux types d'honoraires : ceux de gestion courante et ceux de gestion particulière. Les premiers correspondent aux prestations entrant dans le cadre de l'administration normale de toute copropriété, comme par exemple, la tenue de l'assemblée générale annuelle obligatoire pendant les heures ouvrables. A contrario, les honoraires particuliers rémunèrent les tâches qui n'entrent pas dans le cadre de l'administration "normale" de l'immeuble (voir p. 41). La gestion courante est généralement rémunérée par le versement d'une somme forfaitaire annuelle par lot principal (appartement, local professionnel...). Si, par exemple, pour un immeuble de 40 lots principaux le syndic annonce 150 € TTC par lot, la gestion courante reviendra à 6 000 € TTC à la copropriété. Dans les faits, plus l'immeuble est petit, plus le forfait est élevé (voir p. 41). Sachez cependant que le forfait est fixé en fonction de divers paramètres tels que la taille de la copropriété, l'état de l'immeuble et de ses équipements (plus ils sont vieux, plus le forfait sera élevé), l'état de sa trésorerie (plus il y a d'impayés, plus c'est cher). Si votre immeuble est vétuste avec un fort taux d'impayés, vous pouvez même avoir du mal à trouver un syndic. Autre point à retenir : le forfait le moins cher n'est pas forcément le plus intéressant.

Attention aux honoraires de gestion particulière.

"Trop souvent, les copropriétaires se bornent à comparer les seuls honoraires de gestion courante proposés par les candidats, en négligeant de vérifier les honoraires particuliers", regrette Martine Daguet. Or, les tâches entrant dans la gestion particulière sont rémunérées au coup par coup selon des tarifs indiqués à l'avance dans le contrat de syndic. Plus leur liste est longue, plus la facture finale risque d'être salée pour les copropriétaires. D'autant plus que certains syndics forcent singulièrement la note et pratiquent des honoraires de gestion particulière exorbitants. Bien négocier le contrat de syndic, c'est faire entrer le maximum de tâches dans la gestion courante et obtenir des tarifs raisonnables pour les prestations particulières. Une enquête de l'ARC a permis de dégager les prix moyens pratiqués par les syndics pour les prestations particulières (voir p. 41). Ces chiffres peuvent servir de base pour vérifier que le(s) syndic(s) pressenti(s) pratique(nt) des honoraires acceptables et, le cas échéant, négocier un juste prix. Mais attention, la qualité a toujours un prix et un coût trop faible annonce rarement de bonnes prestations.

Le syndic est désigné en assemblée générale.

Pour changer de syndic, la meilleure solution est encore de ne pas renouveler son mandat à l'échéance. En effet, le syndic n'a aucun droit au renouvellement, ni aucune priorité vis-à-vis d'éventuels candidats à sa succession. Les copropriétaires qui ne souhaitent pas le reconduire n'ont pas à motiver leur décision, ni à prouver qu'il a manqué à ses obligations. Il suffit que l'assemblée générale vote le non-renouvellement du mandat, puis élise un autre syndic.

Dans les faits, les choses se passent généralement ainsi : pour être réélu, le syndic en place va convoquer l'assemblée générale avant la date d'expiration de son mandat. En effet, il ne peut le faire que s'il est encore en fonction : un syndic dont le mandat est expiré n'a plus le droit de représenter la copropriété. Il faut donc être vigilant sur ce problème de date, car un syndic qui pressent qu'il ne sera pas réélu peut négliger de convoquer l'assemblée générale. Dans un tel cas, le conseil syndical, ou un ou plusieurs copropriétaires réunissant au moins 25 % des tantièmes totaux de l'immeuble, doivent réagir rapidement et exiger du syndic la réunion de l'assemblée avant l'expiration de son mandat afin d'éviter que la copropriété se retrouve sans syndic. En outre, l'assemblée générale doit aussi se tenir avant l'expiration du mandat du syndic, afin que celui-ci puisse, si aucune décision n'a pu être prise, convoquer une nouvelle assemblée (voir p. 45).

L'ordre du jour doit prévoir le changement de syndic.

Autre point important à surveiller : le syndic qui convoque l'assemblée générale pour le renouvellement de son mandat néglige souvent de porter à l'ordre du jour la question de l'élection d'un autre syndic. Or, l'assemblée ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Il faut donc faire en sorte que le syndic prévoie la possibilité d'élire un autre syndic en le lui demandant avant la convocation de l'assemblée, sans oublier de lui fournir le contrat de syndic du candidat à sa succession (s'il s'agit d'un professionnel), qui doit obligatoirement accompagner les convocations à l'assemblée générale. En cas de refus, il reste la possibilité de faire compléter l'ordre du jour : dans les 6 jours à compter de la réception de la convocation, le conseil syndical ou encore un ou plusieurs copropriétaires peuvent demander au syndic de compléter l'ordre du jour, de manière à prévoir l'élection d'un nouveau syndic. Attention, la demande comportant le contrat du candidat syndic doit parvenir au syndic en place par lettre recommandée avec AR dans ce délai de 6 jours. Le syndic n'a pas à se faire juge de l'opportunité de la demande : il est tenu d'inscrire la question à l'ordre du jour. Il doit ensuite avertir les copropriétaires de l'ordre du jour complémentaire et leur communiquer le contrat de syndic 5 jours au moins avant la date de l'assemblée générale par lettre recommandée avec AR ou par remise contre signature.

Une élection parfois problématique.

L'élection du syndic requiert la majorité des voix (des millièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents. Selon l'article 25 de la loi de 1965, modifié en décembre 2000, si la résolution n'obtient pas la majorité absolue (au moins 501 millièmes), mais recueille au moins 1/3 des tantièmes (334 millièmes), un second vote peut avoir lieu immédiatement à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée (majorité de l'art. 24). Sinon, la décision peut être prise à la majorité de l'article 24 lors d'une seconde assemblée réunie dans les 3 mois. Selon l'ARC, certains syndics utiliseraient ce mécanisme pour tenter de faciliter leur réélection. Ainsi, le syndic sortant fait voter le renouvellement de son mandat à la majorité de l'article 25. S'il a obtenu moins de 501 millièmes, mais plus de 333, il fait revoter immédiatement pour lui à la majorité simple de l'article 24, tentant ainsi d'être élu sans même que les copropriétaires aient pu voter pour son concurrent. Cette manière de faire est imparable si l'ordre du jour comporte deux questions distinctes : renouvellement du mandat du cabinet X ; à défaut, élection d'un nouveau syndic. Dans ce cas, le syndic peut aller jusqu'au bout de la première question en faisant voter pour lui en deuxième lecture à la majorité de l'article 24, avant de faire voter pour son concurrent à la majorité de l'article 25. L'ARC recommande de veiller à ce que l'ordre du jour ne comporte que la question suivante : élection du syndic : renouvellement du mandat du cabinet ou élection du cabinet Y. Le président de séance pourra alors imposer que l'on vote d'abord à la majorité de l'article 25 pour les deux candidats puis, si besoin, à la majorité simple.

Jean-Léon Gantier


Mots-clés :

COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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