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Décryptage : la convocation à l'assemblée générale de la copropriété

Février 2003
Le Particulier n° 962, article complet.
Auteur : GANTIER (Jean-Léon)

La remise de la convocation est réglementée

La convocation doit impérativement être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise au copropriétaire en main propre contre sa signature. Toute autre méthode est illégale et peut entraîner l'annulation de l'assemblée. Sauf urgence, le délai de convocation est de 15 jours minimum. il peut aussi être plus long si le règlement de copropriété le prévoit (art. 9 du décret du 17.3.67).

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On peut limiter les frais d'envoi de convocation en employant les deux méthodes : les copropriétaires qui habitent l'immeuble retirent leur convocation contre signature chez le gardien ou le concierge, et seuls les non-résidents sont convoqués par lettre recommandée.

Une assemblée générale doit se tenir au minimum une fois par an

Le syndic doit réunir une assemblée générale au moins une fois par an (art. 7). Le règlement de copropriété peut prévoir des réunions plus fréquentes ou imposer des modalités spéciales, par exemple que l'assemblée ait lieu dans les 3 premiers mois de l'année. Le syndic doit respecter ces conditions, sinon sa responsabilité pourrait être engagée.

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Si le syndic néglige de convoquer l'assemblée, demandez au président du conseil syndical d'intervenir pour qu'il le fasse. Si le syndic n'obtempère pas, le président doit le mettre en demeure de réunir une assemblée. À défaut de réaction du syndic dans les 8 jours, le président peut convoquer lui-même l'assemblée.

L'ordre du jour doit être détaillé

La convocation doit indiquer l'ordre du jour : il s'agit de la liste des questions – qui doivent être claires et précises – soumises au vote. Nombre de décisions d'assemblées ont été annulées en justice en raison d'une formulation imprécise ou équivoque. La mention questions diverses, trop vague, doit donc être proscrite. A fortiori, l'assemblée ne peut voter sur une question ne figurant pas à l'ordre du jour (art. 9 et 13).

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Les points qui ne sont pas inscrits à l'ordre du jour peuvent faire l'objet de discussions, mais pas d'une décision. Si les copropriétaires souhaitent voter, il faut demander que la question soit mise à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée. Si l'on ne tient pas compte de votre demande, exigez que vos remarques soient mentionnées dans le procès-verbal de la réunion : en général, une telle demande suffit souvent pour obtenir satisfaction.

Vous pouvez compléter l'ordre du jour

Vous avez 6 jours à compter de la réception de la convocation pour faire parvenir (et pas seulement envoyer) au syndic, en recommandé avec AR, la question que vous souhaitez voir mettre à l'ordre du jour. Le cas échéant, joignez à votre envoi les documents obligatoires (un devis s'il s'agit de travaux...). Le syndic doit alors notifier l'ordre du jour complémentaire aux copropriétaires au moins 5 jours avant l'assemblée.

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Cette procédure entraînant des frais pour la copropriété, réservez-la aux questions importantes. Contactez plutôt le syndic bien avant la convocation pour lui demander l'inscription de la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Avertissez-le qu'en cas de refus, vous utiliserez la procédure ci-contre.

Des documents doivent accompagner la convocation

Des informations doivent être jointes à la convocation. Sinon, la décision peut être annulée en justice (art. 11 et 13). En outre, au-delà d'un certain montant de travaux (ou de contrat) voté en assemblée, le syndic doit mettre des entreprises en concurrence. Enfin, lorsque les travaux (ou le contrat) dépassent le montant fixé en assemblée, l'avis du conseil syndical est obligatoire et doit être joint à la convocation.

notre conseil

Étudiez attentivement les documents qui sont joints à la convocation et interrogez le syndic si nécessaire. Avant l'assemblée qui doit approuver les comptes de l'exercice écoulé, profitez de votre droit de consulter les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fournitures...).

Vous pouvez vous faire représenter

En votre absence à l'assemblée, un tiers peut vous représenter et voter à votre place, même s'il est extérieur à la copropriété (sauf le syndic, son conjoint ou un de ses employés). Une personne ne peut recevoir plus de 3 procurations si le total des millièmes dont elle dispose (y compris les siens, si c'est un copropriétaire) dépasse 5 % des millièmes totaux de la copropriété.

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Si vous ne connaissez personne pour vous représentez à l'assemblée, laissez "en blanc" le nom du mandataire sur la procuration. Mais il est déconseillé d'adresser ce pouvoir en blanc au syndic pour qu'il le distribue à la personne de son choix, qui risque d'être influencée. Envoyez-le plutôt au président du conseil syndical.

Mots-clés :

ASSEMBLEE GENERALE , COPROPRIETE




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