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Conseil syndical, une nouvelle dynamique

Conseil syndical, une nouvelle dynamique
Octobre 2006
Le Particulier Immobilier n° 224, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Un souci bien compris de l'intérêt général; Une vigilance et une efficacité accrues; Des outils électroniques à sa disposition. Une influence déterminante dans l'immeuble.

Bien qu'aucun recensement officiel ne permette de l'affirmer, on s'accorde à penser qu'il y aurait environ un million de conseillers syndicaux en France. Tous bénévoles. C'est une loi du ­­31 décembre 1985 qui a systématisé leur présence au sein des immeubles en copropriété : désignés pour "assister le syndic et contrôler sa gestion", ils ont vocation à servir d'intermédiation entre les copropriétaires – dont la volonté s'exprime en assemblée générale – et le syndic, qui est leur bras armé. Selon leur niveau de compétence et d'implication, leur doigté et leur aptitude à susciter le consensus, mais aussi le degré d'implication du syndic, les mem­bres du conseil syndical peuvent changer la face de l'immeuble, pour le meilleur... ou pour le pire. Une mission à géométrie variable, dont l'exercice varie du tout ou tout d'un immeuble à l'autre. Mais qui, pour l'essentiel, consiste à "veiller au grain", prévenir et parer à ­d'éventuelles négligences du syndic en effectuant les rappels utiles, en s'assurant de l'exécution des décisions d'assemblée générale dans le respect du budget. Quant à ses avis et suggestions, même si le syndic n'a aucune obligation de les suivre, dans la pratique, il est rare qu'il les ignore.

Même dépourvu de pouvoirs propres de décision, le conseil syndical a des attributions très larges puisqu'il peut se saisir de tout dossier concernant la copropriété. De lui dépendra souvent donc non seulement l'état de l'immeuble et des finances du syndicat, mais aussi l'ambiance régnant entre copropriétaires et occupants de l'immeuble en général. "Le conseil syndical dispose d'une influence prépondérante, affirme Jean Chavot, administrateur Fnaim, il est aussi bien à même de déclencher et d'attiser les hostilités entre copropriétaires que de jouer un rôle déterminant de médiation et d'apaisement." L'Association des responsables de copropriété (ARC) ne s'exprime guère différemment, convaincue que les conseillers syndicaux sont des rouages essentiels des copropriétés. "Il faut favoriser leurs candidatures et valoriser leur fonction", insiste son directeur, Bruno Dhont. Tout en reconnaissant qu'il est urgent de combler les lacunes techniques et juridiques qui amoindrissent leur efficacité.

Au moins un point sur lequel l'association s'accorde totalement avec les fédérations des professionnels de l'administration de biens, Fnaim et Cnab en tête. Et que les conseillers syndicaux eux-mêmes admettent en reconnaissant que les difficultés majeures auxquelles ils se trouvent confrontés sont d'ordres juridique et comptable. Viennent ensuite les problèmes avec les entreprises, puis les conflits entre résidents engendrés, selon eux, par l'individualisme, les comportements négatifs et les exigences excessives de certains copropriétaires.

L'intérêt général prime

Pour que le conseil syndical puisse fonctionner selon un mode optimal, chacun de ses membres doit avoir pour première et ultime préoccupation l'intérêt général. Et ne pas répugner au dialogue, ne serait-ce que pour gérer l'hétérogénéité de plus en plus présente en copropriété : occupants et bailleurs, juniors et seniors, immigrés et Français de souche s'y retrouvent en situation de melting-pot, avec des préoccupations de nature différente. Dans ce contexte, comme le fait remarquer Jean Chavot, "rien de plus regrettable qu'un conseiller qui se ferait élire pour les mauvaises raisons", entendez dans l'unique souci de veiller à la sauvegarde de ses intérêts particuliers. Et de ce point de vue, le tableau n'est pas toujours rose. Il suffit de lire la typologie des conseillers syndicaux dressée par l'ARC : depuis le conseiller "notable" séduit par l'aspect jugé flatteur de la position et confondant conseil syndical et conseil d'administration, jusqu'au conseiller "râleur" pratiquant le dénigrement systématique, en passant par le conseiller "profiteur" ou "paranoïaque", certains titulaires ne font guère honneur à la fonction. Heureusement, ils se raréfient : comme l'observe Jean-Loup Taïeb, initiateur du Salon de la copropriété (1), à l'image de l'ensemble des copropriétaires, "les conseillers, mieux informés qu'autrefois, sont de plus en plus vigilants et exigeants".

Canaliser l'information

Porte-parole, relais, courroie de transmission, trait d'union, agent de liaison... Ce n'est pas un hasard si l'on utilise toujours à propos du conseil syndical la même terminologie, faisant référence à la communication : il n'est pas un super-syndic et ne peut se substituer à l'assemblée générale. Son registre privilégié est bien celui de la circulation de l'information...

Le champ qui lui est ainsi ouvert est très large. Il peut se contenter du minimum réglementaire, vérifier les factures et présenter une fois par an un rapport d'activité, qui peut n'être que verbal, devant l'assemblée générale des copropriétaires (voir encadré p. 34). C'est encore une pratique courante...

Mais le conseil syndical peut, s'il le souhaite, voir plus grand : il en a la compétence, et dispose de nombreux outils. En élargissant les réunions du conseil, en cours d'année, aux copropriétaires ayant un problème à exposer, des remarques ou des suggestions à formuler, il peut littéralement prendre le pouls de l'immeuble, canaliser l'information et aider à résoudre en amont des difficultés potentiellement génératrices de conflits. En cela, il accomplit sa mission d'assistance au syndic. Sans conseil syndical, ce dernier serait dépourvu de répondant, faute de connaître les situations particulières de chacun des occupants, d'être impliqué au quotidien. En matière d'impayés, par exemple, qui mieux que le conseil syndical peut connaître les situations financières individuelles ? Tel mauvais payeur chronique, ne subissant par ailleurs aucun revers de fortune, pourra être poursuivi sans ménagements, tandis que tel autre, traversant une mauvaise passe, pourra se voir proposer un échelonnement de sa dette. Au conseil de suggérer des solutions personnalisées.

Aide à la décision

Quant à la mission de contrôle du syndic, contrairement à ce que pensent encore certains, elle s'étend bien au-delà des vérifications comptables. En fait, les deux fonctions d'assistance et de contrôle sont difficilement dissociables. L'action des conseillers syndicaux va prendre la forme d'analyses suivies de remarques ou de suggestions visant à la bonne gestion de l'immeuble dans son ensemble. Et constituant le plus souvent une aide à la prise de décisions qui aura lieu au cours des assemblées générales, le rôle du conseil syndical se révélant particulièrement important dans les préliminaires à sa tenue.

Bien que le syndic n'ait pas une obligation impérative de le consulter pour élaborer l'ordre du jour, tout le monde y trouvera son intérêt : le conseil syndical est souvent le mieux placé pour savoir quels travaux de remise en état ou d'amélioration il serait opportun d'envisager ou si certains copropriétaires sont demandeurs d'inscription de points à l'ordre du jour. Faire connaître largement à l'avance la date fixée pour l'assemblée générale permettra d'éviter les doléances de ceux qui n'auraient pas formulé à temps leurs demandes et de préparer les documents qui doivent nécessairement accompagner certaines d'entre elles (achat d'une partie commune, autorisation de ­travaux...). Pour l'élaboration du budget prévisionnel, l'article 26 du décret de 1967 prévoit explicitement la participation du conseil syndical, et aucun syndic ne devrait se dispenser d'impliquer les conseillers dans cette démarche, même si la collaboration se solde souvent par une révision à la baisse de l'enveloppe prévue par le professionnel.

L'une des initiatives les plus efficaces de la part d'un conseil syndical est sans doute la tenue d'une pré-assemblée générale. Strictement informelle – aucune décision ne pourra y être prise –, elle permet de réunir tous les copropriétaires s'intéressant à la gestion de l'immeuble. C'est une façon de "déblayer le terrain" et d'abréger les assemblées générales qui s'éternisent autour de questions déjà maintes fois débattues.

Quant aux consultations et négociations qui précèdent une décision d'assemblée générale, elles peuvent être d'autant mieux maîtrisées par les conseillers syndicaux que ces derniers disposent, en toute légalité, de la possibilité de consulter des professionnels chargés de les éclairer (voir encadré p. 34).

Interlocuteur obligé

Et la plupart des consultants de la copropriété, qu'ils œuvrent dans le domaine technique comme les architectes, géomètres-experts, ingénieurs d'études ou dans le domaine juridique comme les avocats ou conseils, entendent collaborer avec le conseil syndical. "Le consultant doit être à même de jauger la situation socio-économique de la copropriété et s'y adapter, notamment en proposant des solutions techniques en rapport avec les moyens financiers dont elle dispose, et ce n'est qu'en rencontrant les copropriétaires eux-mêmes qu'il est possible de le faire", affirme François Virollaud, architecte spécialisé dans le traitement des façades. Un état d'esprit partagé par Marie-Françoise Ritschy, avocat au barreau de Paris, qui ouvre largement son cabinet aux conseillers syndicaux et souhaite qu'ils s'impliquent dans le suivi des dossiers. S'ils sont présents au premier rendez-vous, elle leur enverra systématiquement copie des courriers et documents qu'elle sera amenée à adresser au syndic, "y compris la copie des conclusions adverses, précise-t-elle : les copropriétaires pourront réagir utilement, car il est fréquent que des éléments factuels intéressants soient ignorés de l'avocat."

Aujourd'hui, aucun professionnel, même mandaté par le syndic au nom du syndicat et non sollicité par le conseil syndical, ne s'autorise à ignorer l'existence de ce dernier. Le syndic n'est plus l'unique interlocuteur du professionnel partenaire, même s'il doit toujours être tenu informé des échanges qui peuvent avoir lieu hors de sa présence. Avis aux conseillers syndicaux : les prestataires de votre copropriété recherchent le dialogue avec vous, n'hésitez donc pas à les solliciter.

Autonomie et anticipation

Ainsi épaulés et bien informés, les conseillers les plus actifs vont se saisir un à un des dossiers de la copropriété, même et surtout des dossiers "dormants", en faire une étude critique et suggérer des améliorations : qu'elles soient techniques, purement pratiques ou administratives, pourvu qu'elles aboutissent à des économies de charges et/ou à un meilleur confort des usagers de l'immeuble. Un conseiller "récent" reconnaît que la préoccupation constante du conseil syndical auquel il appartient est de prendre son sort en main, et ne pas "laisser le syndic mener le jeu". Et de l'illustrer par un exemple : "Pour recruter notre gardien actuel, notre syndic a passé une annonce, puis présélectionné, à notre demande, dix personnes, toutes rencontrées par le conseil syndical, qui a ensuite opéré le choix ultime. En ce qui concerne les travaux, nous établissons les cahiers des charges en collaboration avec le syndic, puis nous rencontrons aussi un à un les prestataires, précise-t-il, ajoutant : Bien sûr, nous exploitons les compétences des copropriétaires, ainsi, nous avons des contrôleurs financiers professionnels dans l'immeuble et ce sont eux qui s'attellent à la vérification des comptes." Quant à Hervé Chaussende, président du conseil syndical de la résidence "Les Florianes" à Gerland près de Lyon, il revendique sa qualité de "client" du syndic, tout en se félicitant de travailler en bonne intelligence avec lui. Et en s'interdisant de l'interpeller à tout propos. "Nous sommes des adeptes de l'autonomie et de l'anticipation et le site Internet de l'immeuble (voir encadré p. 32) évite bien des interrogations de la part des copropriétaires, et éventuellement des locataires, qui, faute de ce vecteur, seraient formulées auprès soit du syndic soit du conseil syndical", explique-t-il. Il estime qu'il faut avant tout jouer la transparence. Ainsi, toutes les entreprises en place à l'origine de la copropriété, six ans auparavant, ont-elles été écartées. Les travaux sont programmés longtemps à l'avance et les cahiers des charges ne négligent aucun détail, afin de prévenir tous les écueils. Une collaboration qu'Anne Pernot, gestionnaire chez Icade Lyon centre, syndic des Florianes, apprécie sans réserve : "Si j'avais un souhait à formuler, ce serait que tous les présidents de conseil adoptent le même comportement, car il n'y a rien de pire qu'un conseil syndical passif ou inexistant", affirme-t-elle.

Collaboration fructueuse

Certains syndics ne partagent toutefois pas cette appréciation : s'ils s'accommodent plutôt bien d'un allégement de leur charge, ils se formalisent parfois de voir leurs prestataires privilégiés écartés ou craignent de voir leur responsabilité mise en cause si le conseil syndical ne dispose pas de l'appui sans réserve des autres copropriétaires. Ainsi, les nouveaux conseillers syndicaux "proactifs" ne sont-ils pas du goût de tous les professionnels. Il est vrai que le syndic n'a l'obligation impérative de se concerter avec le conseil syndical que dans deux cas de figure : lorsqu'il envisage de conclure un marché ou un contrat d'un montant supérieur au seuil fixé en assemblée générale (art. 21 de la loi de 1965). L'avis formulé par le conseil devra alors être recueilli par écrit et communiqué à l'assemblée générale à venir. Ou encore, lorsque des travaux urgents sont rendus nécessaires. Le syndic doit alors consulter le conseil syndical avant de lancer une demande de provision (art. 37 du décret de 1969). Et certains professionnels se contenteraient volontiers de ces seules occasions de contact.

Pourtant, l'enquête de l'ARC recèle une bonne nouvelle : contrairement à ce que l'on aurait pu penser, s'agissant d'adhérents de l'association, les trois quarts des conseils syndicaux ont des relations "plutôt bonnes" avec leur syndic. Ils seraient en position de "collaboration musclée", plutôt que dans le registre de l'affrontement. En tout cas, insiste l'ARC, "loin de la caricature : jamais contents, toujours hostiles ou, au contraire, complices du syndic". Ce qui ne les empêche pas d'exprimer des reproches très précis à l'encontre de ce dernier, les plus fréquents étant le manque de réactivité (35 %), l'absence de transparence (19 %) et l'incompétence en matière d'entretien (16 %). Mais globalement, le reproche le plus fréquemment formulé est ­d'adopter un comportement "d'évitement, de non-collaboration" (78 %).

Car la solution harmonieuse consiste, bien sûr, à travailler dans la synergie. Une collaboration fructueuse qui exclut – faut-il le préciser ? – la connivence. Certains syndics peuvent être enclins, par clientélisme, à appuyer des demandes ou à fermer les yeux pour faciliter la mise en œuvre de mesures favorisant certains conseillers syndicaux : rachat d'une partie commune ou répartition de charges se faisant parfois au détriment des autres copropriétaires. Un comportement à risques, tant pour le syndic que pour les conseillers concernés.

Françoise Juéry

(1) Le Salon de la copropriété et de la gestion des biens se tiendra les 15, 16 et 17 novembre à "Paris Expo", porte de Versailles.

Mots-clés :

CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE




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