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Internet, un plus pour les copropriétés

Internet, un plus pour les copropriétés
Février 2007
Le Particulier Immobilier n° 228, article complet.
Auteur : BRANCIER (Christiène)

Documents accessibles en continu, forums pour communiquer; les offres de solutions clés en main sont encore peu nombreuses; l'affluence du haut débit dans les foyers devrait changer la donne. Des sites et des témoignages.

A chaque copropriété son site Internet ? L'idée n'est pas nouvelle et nombre de conseils syndicaux ou de copropriétaires férus d'informatique se sont lancés dans l'aventure, avec plus ou moins d'ambition et de moyens. Quoi de plus tentant, en effet, que de mettre en ligne, et donc à la disposition permanente de tous les résidents, le carnet d'entretien de l'immeuble, le budget et les comptes des derniers exercices, le règlement de copropriété, mais aussi toutes les informations utiles (annuaire des prestataires, plans de la résidence...), les documents concernant les projets, le calendrier et l'ordre du jour des prochaines assemblées, etc.? Pourquoi ne pas imaginer également y ajouter un forum pour communiquer entre copropriétaires, avec le conseil syndical ou avec le syndic, ou même un tableau d'affichage virtuel, où l'on pourrait passer une petite annonce pour vendre son appartement, trouver une femme de ménage ou une baby-sitter ? Et pourquoi ne pas aller plus loin encore en ajoutant un lien avec le système de gestion du syndic pour suivre, en direct et à tout moment, ses interventions sur la résidence, ou récupérer directement un extrait de ses comptes de charges et mieux encore les régler directement en ligne

Que de temps gagné, en effet, et surtout que d'efficacité dans la diffusion de l'information et la communication, points noirs des copropriétés et sources majeures de difficultés. Si l'idée en a enthousiasmé plus d'un, les réalisations sont restées extrêmement modestes jusqu'à ces dernières années. Et ce pour plusieurs raisons. "La faible diffusion pendant longtemps de l'Internet dans les foyers a d'abord bloqué la demande", explique Hervé Parent, président de la Fédération française de l'immobilier sur Internet (FF2I). "La copropriété est souvent une affaire de seniors, pas toujours très à l'aise avec les nouvelles technologies, ou qui n'ont pas forcément le réflexe d'utiliser le Net comme un outil “collaboratif”", ajoute Jacques Perraut, gérant de Copro-online, un site clés en main de copropriété lancé en 2006. Ceux qui s'y sont risqués ont également été souvent découragés par la mauvaise volonté de certains syndics ou administrateurs de biens à leur communiquer des documents par voie électronique. "Dès qu'on leur parle de gestion de copropriété sur le Net, beaucoup de syndics ont les deux pieds sur le frein. Certains sont mêmes hostiles à ce que les copropriétaires aillent mettre le nez dans leurs comptes", confirme Isabelle Dahan, fondatrice du site d'information Mon-immeuble.com, l'un des pionniers du secteur, et du forum Forimmeuble qui y est associé.

Connexions en masse

Cette situation commence heureusement à évoluer. Après avoir littéralement révolutionné le marché de la vente de biens immobiliers, le Net s'introduit aujourd'hui au sein même des copropriétés. "L'équipement n'est plus un frein. Le haut débit arrive en masse et la familiarisation avec l'Internet progresse rapidement", assure Hervé Parent. D'après l'institut d'études Médiamétrie, plus de 20 millions de Français se connectent désormais régulièrement au Net depuis leur domicile. "Des générations de jeunes, adeptes des nouvelles technologies et qui accèdent à la propriété, s'étonnent que leur résidence ne soit pas déjà en ligne", confie Hervé Gouanvic, créateur de Icopro.net, un système d'information en ligne dédié aux copropriétaires. De plus en plus d'internautes n'hésitent plus à fouiller la Toile pour échanger des informations avec d'autres propriétaires, ou encore participer à des forums publics ou privés, comme ceux proposés gratuitement par Forimmeuble. Certains, comme Cyril Bernard, vice-président du conseil syndical de la résidence "Bellevue" à Cassis (Bouches-du-Rhône), se lancent même dans le développement d'applications maison, en espérant pouvoir les dupliquer ensuite dans d'autres résidences (voir encadré ci-contre).

Sous la pression de leurs clients, ou tout simplement pour faire la différence avec leurs concurrents, des syndics se décident enfin, eux aussi, à orienter leurs méthodes et leurs outils vers plus de numérique. "Depuis un an, nous menons une réflexion sur le développement d'un site de copropriété, qui permettrait à nos clients de consulter leurs comptes en ligne, mais également d'avoir accès à un espace privé avec une main courante sur toutes les informations concernant la copropriété", détaille Gauthier Vasseur, responsable marketing et Internet de Sergic, un cabinet qui assure la gestion de 56 000 lots de copropriété, répartis dans plus de 1 500 immeubles en France.

Informations de proximité

Résultat, à côté des sites personnels et autres blogs de copropriété qui ont envahi la Toile, un véritable marché commence enfin à se constituer. "Depuis un an et demi, on voit apparaître les premières solutions clés en main, proposées par des professionnels du Net et de l'immobilier", note Hervé Parent. On y trouve surtout des sites d'information et de communication, comme Copro-online ou Icopro.net, qui s'adressent en priorité aux conseils syndicaux et aux copropriétaires de résidences de 50 à 200 lots. "En dessous, l'information n'est pas forcément suffisante pour nourrir un site. Au-dessus de 200 logements, les conseils syndicaux préfèrent souvent financer le développement d'une application de gestion sur mesure, qui leur assure une intégration complète avec le système d'information de leur syndic", indique Hervé Gouanvic.

Un outil de travail

Reposant sur une architecture standardisée et parfois inspirée de modèles anglo-saxons (comme Copro-online), ces sites peuvent être mis en place en moins de deux jours et ne nécessitent aucune compétence informatique particulière. "Une petite formation de deux heures suffit pour que le webmaster, qui assurera l'animation et l'enrichissement du site, soit autonome", assure Jacques Perraut. Ils offrent généralement un espace public qui va permettre la communication entre tous les copropriétaires (travaux, lettres d'information, petites annonces...), mais également avec le conseil syndical (calendrier des assemblées générales, sondages...). Les informations privées (comptes, courriers, documents personnels...) ne sont accessibles, à chacun et selon son profil, que par mot de passe et identifiant, afin d'en préserver la confidentialité. "Ces échanges en ligne permettent de réduire les courriers, les photocopies et d'améliorer sensiblement le partage et l'archivage des documents de toute la copropriété", note Isabelle Dahan. Utilisés comme de véritables outils de travail "collaboratif" par les membres du conseil syndical (en partenariat parfois même avec le syndic), ces sites peuvent aussi faire gagner un temps précieux dans la préparation des assemblées générales et le suivi au fil de l'eau de la gestion de la copropriété.

Mieux communiquer

Mais les échanges peuvent aussi dépasser le simple cadre de la copropriété, pour concerner tous les acteurs d'une même résidence (locataires, propriétaires, gardiens d'immeuble, bailleurs...) et pourquoi pas tous ceux qui gravitent autour de cette résidence (commerçants, prestataires de service...). Le site se transforme alors en portail de proximité, comme c'est le cas pour Ma-résidence.fr, proposé par Ipogea, et qui a déjà séduit plus d'une centaine de conseils syndicaux à travers la France. "Les résidences deviennent alors de véritables communautés, où chacun peut suivre en ligne la gestion de son bien, mais aussi communiquer avec son voisin pour échanger des bons plans ou tout simplement renouer un lien social", détaille Serge Feingold, directeur d'Ipogea. Un avis partagé par Philippe Georges, président du conseil syndical de la résidence "Les Iris" à Rueil-Malmaison (Hauts-de-Seine), et utilisateur du site depuis un an. "Grâce à cet outil, nous pouvons enfin prendre des décisions informées. Notre résidence est même devenue une véritable communauté où chacun a réussi à trouver des affinités avec ses voisins" (voir encadré ci-contre).

Mise à jour chronophage

S'ils favorisent incontestablement la communication entre résidents, ces sites présentent encore quelques limites. Aucun ne prend, en effet, en charge, la comptabilité ou la gestion des comptes personnels des copropriétaires. Qui plus est, leur mise à jour dépend le plus souvent de la bonne volonté et de la disponibilité d'un ou de plusieurs membres du conseil syndical. Pour peu que le syndic traîne les pieds, en refusant par exemple de transmettre les documents de la copropriété en format numérique, l'enrichissement du site peut très vite devenir une véritable corvée, tous les documents devant être numérisés avant d'être mis en ligne. "Les syndics ont tout intérêt à participer à l'animation de ces sites car cela leur permet aussi de réaliser des économies sur leurs charges, en photocopies et en courrier notamment", explique Jacques Perraut. C'est également, pour eux, un excellent moyen de se différencier de leurs concurrents, en mettant en avant la transparence de leurs comptes.

Les syndics s'y mettent

Certains syndics ont d'ailleurs déjà franchi le pas en se dotant eux même de solutions en extranet, offrant aux copropriétaires une vue directe sur la gestion de leurs biens. "Depuis quatre ans, nous avons convaincu la moitié de nos clients, des administrateurs de biens et des syndics, de mettre en ligne un certain nombre d'informations à destination des copropriétés", explique Gérard Maucet, président de H2i, un éditeur spécialisé dans les solutions de gestion immobilière. Cette transmission d'informations s'opère à travers Aramis Web, un espace communautaire protégé par mot de passe et identifiant, sur lequel chaque copropriétaire peut se connecter pour consulter l'état de ses comptes, les procès verbaux d'assemblée générale, le carnet d'entretien ou encore le règlement de sa copropriété. Certains clients, comme le cabinet Graillat à Chambéry (Savoie) par exemple, y ajoutent un espace public pour la mise en ligne d'informations générales : travaux, dîner dansant, etc. "Cela remplace le tableau d'affichage de la copropriété", note Gérard Maucet. Pour l'instant, la communication avec les copropriétaires se limite surtout à des échanges de mails, mais une possibilité de paiement en ligne devrait être proposée par H2i en 2007. Ce sera une première

Preuve de transparence

"Pour un syndic, mettre à disposition les informations de la copropriété, c'est une preuve de transparence", assure Emmanuel Chaize, responsable de Tracimmo. Ce logiciel, développé à l'origine pour la gestion des cabinets Easimmo, dispose aujourd'hui d'une extension sur le Web. "Cet accès en ligne permet aux copropriétaires de suivre à la trace, et au quotidien, tous les actes de gestion réalisés par leur syndic (suivi des travaux, comptes-rendus d'assemblées générales...)", précise Nathaniel Billon, président de Billon Immobilier, administrateur de biens à Lyon (Rhône) et principal utilisateur de Tracimmo (voir encadré ci-contre). C'est un excellent moyen pour s'assurer du bon suivi des dossiers en cours. Mais l'information transmise par le cabinet est la même que celle utilisée en interne par les gestionnaires. Sa lecture peut donc parfois poser quelques problèmes de compréhension

Qui plus est, comme avec Aramis Web, c'est le syndic qui possède la main sur la totalité des informations mises en ligne. "Cela peut être un souci de plus, lorsque l'on veut changer de prestataire", note Isabelle Dahan.

Il n'empêche : "Sous la pression des copropriétaires, tous les syndics devront un jour ou l'autre trouver une solution qui permette le suivi en ligne de leurs comptes clients", affirme Cyril Bernard. Certes, de nombreux problèmes subsistent encore, tels que celui de la numérisation des archives ou du ­paiement en ligne des charges. Certains syndics proposent d'ores et déjà ce «service»... moyennant un abonnement. Ce qui semble ­d'autant plus illégitime que le paiement en ligne permet au syndic de réaliser des économies de gestion. "L'utilisation citoyenne d'Internet doit encore se développer", insiste Serge Feingold. Mais l'union du Net et de la copropriété est déjà consommée. Ne reste plus aujourd'hui qu'à en inventer de nouveaux usages et à intégrer de nouveaux modes de fonctionnement...

Christiène Brancier


Mots-clés :

COPROPRIETE , INFORMATION , INTERNET , SYNDIC DE COPROPRIETE , SYNDICAT DE COPROPRIETAIRES




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