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Conseil syndical, un rouage essentiel

Conseil syndical, un rouage essentiel
Juin 2008
Le Particulier Immobilier n° 243, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Il assiste le syndic et contrôle sa gestion, il assure le relais entre copropriétaires et syndic, il peut prendre en main jusqu'aux tâches les plus complexes.

Il informe régulièrement le syndicat des copropriétaires.

L'actualité met les syndics à rude épreuve. Les copropriétaires sont en effet loin d'être toujours satisfaits de leurs prestations. Mais s'interrogent-ils sur leur propre degré d'implication ? Ils disposent pourtant, avec le conseil syndical, d'un organe dont la fonction est précisément d'assister le syndic et de contrôler sa gestion (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965).

Devenir conseiller syndical est en effet l'un des moyens légaux dont disposent les copropriétaires pour reprendre la main dans leur immeuble. ­Certes, il s'agit d'une tâche délicate : les conseillers ne doivent pas empiéter sur les prérogatives du syndic, ni prendre le pas sur le syndicat, notamment en se substituant à l'assemblée générale, qui détient seule le pouvoir de décision. Dans ces limites, ils disposent toutefois d'un grand pouvoir d'initiative. Voici un petit guide qui répondra aux principales interrogations des copropriétaires prêts à sauter le pas.

Qui peut être membre du conseil syndical?

Tout copropriétaire « en titre » (y compris les indivisaires) peut être élu au conseil syndical de son immeuble, ainsi que son conjoint (mais à l'exclusion du concubin). Sont également éligibles le représentant légal d'un copropriétaire (le tuteur d'un mineur, par exemple), ou les représentants de personnes morales. De même, les associés d'une société d'attribution, elle-même copropriétaire, et les bénéficiaires d'un contrat de location-vente peuvent en être membres. En revanche, le syndic, son conjoint, ses ascendants ou descendants, ainsi que ses « préposés » (collaborateurs, mais aussi concierges et gardiens) même copropriétaires dans l'immeuble, ne peuvent siéger au conseil syndical. Pas davantage que les simples titulaires d'un droit d'usage et d'habitation. Enfin, une personne morale (Société civile immobilière, par exemple) peut être membre du conseil syndical, représentée par son représentant légal ou statutaire.

Comment sont désignés les conseillers syndicaux?

Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité absolue de l'article 25 (ou à la majorité simple de l'article 24 en "deuxième lecture») et l'élection de chaque membre doit faire l'objet d'une décision distincte. Les mêmes majorités s'appliqueront pour leur révocation. Les candidats peuvent se présenter à tout moment et même au tout dernier, juste avant le vote en assemblée générale. Leur mandat est de trois ans au maximum, mais il peut être renouvelé indéfiniment.

L'obligation de se doter d'un conseil syndical n'a pas vraiment de sens dans les petites copropriétés, de moins de dix lots par exemple. Aussi est-il possible de s'en passer, à condition de ­respecter un certain formalisme : la renonciation doit être décidée à la double majorité de l'article 26. Il suffira en revanche de la majorité de l'article 25 pour revenir sur cette décision. Une renonciation qui ne sera pas possible lorsque la copropriété a adopté la forme coopérative. à défaut de candidats, ou d'élus, et faute de renonciation à constituer un conseil, le syndic doit notifier, sous un mois, le procès-verbal mentionnant cette carence. Le syndic ou un ou plusieurs copropriétaires auront alors la faculté de saisir le tribunal de grande instance et de demander la nomination judiciaire des membres du conseil. Le juge pourra soit désigner les personnes qui se seraient présentées, mais dont la candidature n'aurait pas été retenue, soit constater l'impossibilité de constituer un conseil syndical. Mais c'est une issue rare, en pratique.

Combien de membres faut-il élire pour former un conseil ?

Si le règlement de copropriété est muet à ce sujet, c'est aux copropriétaires réunis en assemblée générale de fixer le nombre de membres du conseil syndical. Il est préférable de prévoir un nombre maximal de conseillers plutôt qu'un nombre fixe : si les candidats sont peu nombreux, le conseil pourra tout de même se voir valablement constitué. Il est aussi avisé de prévoir des suppléants en cas de défaillance des titulaires (vente de l'appartement, décès, démission, révocation), sachant que le conseil ne sera plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant. Enfin, fixer un nombre impair de conseillers (au moins trois) permet de dégager plus facilement une majorité au moment des votes.

Par ailleurs, il est souhaitable que le conseil syndical soit représentatif de l'ensemble des membres du syndicat, afin que les intérêts de chaque catégorie soient pris en compte : un détenteur de nombreux tantièmes, un propriétaire de lot modeste, un propriétaire occupant, un propriétaire bailleur, un propriétaire occupant le bâtiment rue, un autre le bâtiment cour, etc. En cas d'existence d'un syndicat secondaire, il va de soi qu'il doit disposer d'au moins un siège au conseil du syndicat principal.

Quel est le rôle du président ?

Le président est le seul membre du conseil à disposer d'un pouvoir réel en cas de crise : il peut convoquer l'assemblée générale si le syndic, sollicité, s'y refuse (art. 8 du décret du 17 mars 1967) et saisir le juge des référés pour demander la transmission des dossiers du syndicat (solde des comptes et transmission de l'ensemble des documents et archives du syndicat) indûment retenus par le précédent syndic (art. 18-2 de la loi).

Contrairement à une idée reçue, le président n'est pas désigné par l'assemblée, mais par les membres du conseil. Son élection a lieu en général lors de la tenue de la première réunion suivant l'assemblée générale, à moins qu'une suspension de séance ne soit prévue à cet effet.

Il est logique que le président agisse comme une courroie de transmission entre le conseil et le syndic. Souhaitable aussi, car une multiplicité d'interlocuteurs compliquerait singulièrement la tâche de ce dernier. Les conseils qui fonctionnent le plus efficacement ont des membres qui se répartissent les dossiers (ou qui se subdivisent en commissions dans les grandes copropriétés), de préférence en fonction des compétences et des affinités de chacun : tel copropriétaire assurera le suivi de la comptabilité, tel autre le projet de rénovation de la chaufferie, ou le suivi des travaux en cours. Mais le président devra jouer son rôle de coordinateur, s'assurer que chacun s'acquitte bien de la tâche qui lui est assignée et en rende compte au cours des réunions. Pour respecter le caractère collégial des prises de position, même dans les petites copropriétés, il est préférable de ne pas se contenter de « conversations de palier » et d'organiser des réunions de conseil à intervalles réguliers ou lorsque se présente un aléa qui mérite concertation.

Le président convoque les conseillers avant chaque réunion, en établissant un ordre du jour précis. C'est également à lui – et non au syndic – qu'il appartient d'animer la réunion. La désignation d'un secrétaire, permanent ou de séance, permettra de s'assurer de l'établissement d'un compte rendu écrit. Contrairement à une autre idée reçue et parfois entretenue par le syndic, la présence de ce dernier aux réunions de conseil n'a rien d'obligatoire. Au contraire, pour assister aux réunions, il doit y être invité. De plus, il faut se souvenir que la participation du syndic est généralement facturée en vacation horaire et les réunions se tenant souvent en dehors des heures ­ouvrables, elles sont comptées au prix fort.

Quelles sont les missions du conseil syndical ?

L'article 26 du décret de 1967 définit ainsi le champ d'intervention du conseil syndical : « Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution. »

Il peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l'article 21 du présent décret.

Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21, de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic a l'obligation impérative de le consulter dans deux cas de figure : lorsqu'il envisage de conclure un marché ou un contrat d'un montant supérieur au seuil fixé à la majorité de l'article 25 en assemblée générale (art. 21 loi de 1965). L'avis formulé par le conseil devra alors être recueilli par écrit et communiqué à l'assemblée générale à venir. Ou encore, lorsque des travaux urgents sont rendus nécessaires. Le syndic doit alors consulter le conseil syndical avant de lancer une demande de provision (art. 37 du décret).

Pour le reste, le conseil syndical possède un droit de regard permanent sur la gestion du syndic et, pour l'exercer, il a la faculté de se faire communiquer, sur simple demande, tout document relatif au syndicat. Un conseil nouvellement nommé aura tout intérêt à passer au crible les marchés et contrats... y compris celui du syndic. Il vérifiera l'adéquation entre les prestations et les besoins, l'application des formules d'indexation, et il comparera les niveaux de prix avec les tarifs de référence que pourront lui fournir les associations de copropriétaires. En vitesse de croisière, il devra s'assurer que le règlement de copropriété est bien appliqué, s'impliquer dans l'élaboration de l'ordre du jour, ne pas hésiter à discuter le budget prévisionnel, s'assurer que les décisions prises en assemblée générale sont bien mises en œuvre, que le syndic fait preuve de diligence et de discernement pour le recouvrement des impayés et traite les demandes des copropriétaires. à intervalles réguliers, le conseil syndical se livrera à la vérification des comptes. Depuis la généralisation de la comptabilité provisionnelle imposée par la loi SRU, qui n'oblige le syndic à la communication des comptes qu'une fois par an, ce contrôle périodique (mensuel pour les grandes copropriétés, trimestriel pour les plus modestes, par exemple) est encore plus important : il permet de suivre l'exécution du budget prévisionnel pas à pas et de traquer toute erreur tant qu'elle est encore réparable. Il ne suffit pas de vérifier qu'à chaque charge correspond une dépense. Encore faut-il s'assurer que chaque facture est bien justifiée, qu'elle correspond à une dépense autorisée, à un devis accepté, à un travail effectivement réalisé, qu'elle est bien imputée (à votre immeuble, au bâtiment concerné), correctement ventilée (en charges générales ou en charges spéciales). Le travail de contrôle précédant l'assemblée générale s'en trouvera aussi largement facilité.

Les conseillers syndicaux sont-ils rémunérés ?

Les fonctions de président et de membre du conseil ne peuvent donner lieu à aucune rémunération (art. 27 du décret). En revanche, ils peuvent obtenir le remboursement de leurs frais. Des frais qui restent limités lorsqu'il s'agit de communications téléphoniques, de quelques courriers ou photocopies, mais qui peuvent vite s'élever en cas de recours à des conseils extérieurs. Le conseil syndical est, en effet, autorisé à se faire assister par « tout technicien de son choix » – architecte, ingénieur, juriste, comptable, etc. – ou de suivre des sessions de formation, voire de faire réaliser un diagnostic. Il s'agit, dans tous les cas, de dépenses courantes d'administration qui doivent être supportées par le syndicat et réglées ou remboursées par le syndic sur présentation de justificatifs, tandis que les menus débours peuvent faire l'objet d'un forfait. Afin d'éviter dérapages et contestations, il serait souhai­table que les conditions de règlement de ces frais fassent l'objet d'une décision en assemblée générale et viennent compléter le règlement de copropriété.

Quelles sont les qualités requises pour être un "bon" conseiller syndical ?

Apaiser les conflits entre occupants de l'immeuble, remplir le rôle de « sas de décompression » entre les copropriétaires et le syndic requiert avant tout un minimum de diplomatie et une certaine dose de psychologie. Surveiller la bonne exécution des travaux, contrôler les interventions des techniciens et la qualité de leurs prestations, recevoir les entreprises pour l'établissement de devis demande par ailleurs aux conseillers syndicaux une disponibilité (notamment durant les heures ouvrables) qu'il ne faut pas sous-estimer. Mieux vaut donc avoir du temps devant soi, en particulier lorsque de gros travaux se profilent ou qu'un changement de syndic est envisagé. C'est la situation vécue par Georges B., président d'un conseil syndical parisien, qui a dû prendre en charge la recherche d'un futur syndic au pied levé, ayant constaté qu'à la suite d'une cession de cabinet, le syndic en titre ne possédait pas de carte professionnelle. Il estime avoir passé, durant trois mois, une demi-journée par semaine en concertation avec les autres conseillers, consultations auprès des association de défense des droits des copropriétaires et visite aux syndics pressentis, comparaisons entre les différents contrats de mandats et prises de renseignements et références auprès d'autres copropriétés. Il faut aussi savoir se ménager du temps pour se former, si nécessaire : bien des conseillers s'enlisent dans leur tâche par méconnaissance du droit de la copropriété et de la ­gestion comptable. Enfin, il ne faut pas devenir conseiller syndical si l'on n'a pas en tête l'intérêt général, qui doit toujours guider le travail du conseil. Le risque est d'investir ce rôle pour de ­mauvaises raisons : l'aspect jugé flatteur de la position, la possibilité de manifester un tempérament procédurier, voire l'espoir ­d'obtenir certaines faveurs de la part du syndic... La fonction de conseiller implique de la droiture, le sens de la collectivité et beaucoup de rigueur.

Le conseil syndical engage-t-il sa responsabilité s'il commet une erreur ?

La responsabilité collective du conseil syndical ne pourra être recherchée s'il commet une faute, car il n'est pas une personne morale. Seule la responsabilité individuelle de chacun des conseillers sera éventuellement mise en cause. En leur qualité de bénévoles, les conseillers syndicaux, s'il leur arrive d'être poursuivis en justice, sont généralement ­considérés avec bienveillance par les juges. Cependant, il n'est pas inutile de prévoir une assurance couvrant leur responsabilité, d'autant qu'il peut s'agir d'une simple extension de la police d'assurance de l'immeuble. Par ailleurs, si l'attitude d'un conseiller est jugée contraire à l'intérêt général, il peut être révoqué, soit au cours de l'assemblée générale à la majorité de l'article 25, soit par la voie judiciaire. De son côté, un conseiller a la faculté de démissionner à tout moment s'il juge la tâche trop ardue.

Quelle est la limite du pouvoir d'initiative du conseil syndical ?

Les prestataires de l'immeuble, chauffagistes, ascensoristes, courtiers en assurance, etc. disent être contactés de plus en plus souvent directement par des conseillers syndicaux. Certains conseils prennent pratiquement tout en main, depuis les tâches mineures qu'ils accomplissent eux-mêmes (changer la combinaison du digicode ou les étiquettes de l'interphone), jusqu'aux plus complexes : appel d'offres pour l'installation d'un ascenseur ou pour la rénovation de la chaufferie. Bien des degrés d'implication sont possibles, à condition de procéder avec méthode (entre autres, d'effectuer les consultations à partir d'un cahier des charges unique), de s'interdire de faire preuve d'autoritarisme, et de disposer de l'appui sans réserve des autres copropriétaires. La loi du 10 juillet 1965 prévoit même la possibilité de déléguer au conseil, par un vote de l'assemblée générale à la majorité de l'article 25, le pouvoir de prendre l'une des décisions visées à l'article 24, le plus souvent des travaux (art. 25 a de la loi de 1965 et art. 21 du décret de 1967). Il suffit de respecter ce formalisme pour que personne ne s'expose à des désagréments. Certains syndics encouragent d'ailleurs cette pratique, propre à lever toute ambiguïté sur d'éventuelles ententes entre syndics et prestataires. Le corollaire du pouvoir d'initiative dont dispose le conseil syndical, c'est son devoir d'informer en retour les copropriétaires. Il ne doit pas hésiter, en amont, à convier des copropriétaires non-membres du conseil, qu'ils aient une difficulté particulière à exposer ou qu'ils se proposent d'apporter leur concours au suivi d'un dossier ; et en aval, à informer régulièrement le syndicat, quels que soient d'ailleurs les moyens choisis : affichage, distribution de comptes rendus dans les boîtes aux lettres, ou, plus innovant, création d'une messagerie d'immeuble. Une gestion dynamique est à ce prix.

Françoise Juéry

 


Mots-clés :

CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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