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Carnet d'entretien, un bon outil mal utilisé

Carnet d'entretien, un bon outil mal utilisé
Mai 2008
Le Particulier Immobilier n° 242, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

La loi SRU a rendu obligatoire la tenue de ce carnet par le syndic; la pratique l'a réduit à une simple fiche informative; hybride, il ne renseigne ni le propriétaire ni l'acquéreur. Comment en faire un outil de gestion performant ?

Depuis près de sept ans maintenant, la tenue d'un carnet d'entretien de l'immeuble par le syndic, ainsi que sa communication aux candidats acquéreurs d'un lot de copropriété, sont obliga­toires. Pourtant, il semble que bien peu de copropriétaires, comme d'acquéreurs, aient eu l'occasion de feuilleter ce fameux carnet depuis lors. Ignorance ? Négligence des personnes concernées ? Ou indigence du document rendu obligatoire par la loi SRU ? La question mérite d'être posée, car à l'époque, toutes les parties prenantes, associations de copropriétaires en tête, s'étaient réjouies de voir enfin officialiser, à travers un document unique, les initiatives menées ici et là pour mettre en place un outil permettant la rationalisation de la maintenance et des ­travaux dans ­l'immeuble. Une satisfaction qui a vite tourné court : réduit à la portion congrue, le carnet d'entretien ne répondait vraiment, ni aux demandes des copropriétaires en place, ni aux questions des aspirants à l'acquisition.

Comment, aujourd'hui, tirer le meilleur parti d'un instrument qui a le mérite d'exister, reste utile sur le principe, mais dont la mise en œuvre laisse à désirer ? Nous avons enquêté pour vous tant auprès des gestionnaires que des notaires, des associations que des éditeurs de logiciels spécialisés.

Initiatives successives

Officiellement, avant l'obligation de tenue d'un carnet d'entretien, seuls les procès-verbaux d'assemblée générale permettaient de retracer les divers problèmes techniques rencontrés et les travaux effectués dans les immeubles. Les autres documents relatifs à la vie de la copropriété se trouvaient généralement dispersés entre de multiples intervenants : notaires, syndics successifs, dont les archives s'égarent parfois à l'occasion d'un passage de relais, architectes et bureaux d'études intervenus ponctuellement. De sorte qu'il n'était pas rare qu'un prestataire se voie demander un devis pour le remplacement d'un élément d'équipement pris en charge par un contrat d'entretien en cours, ou qu'une garantie ne puisse être mise en œuvre, faute de savoir si l'assurance correspondante avait bien été souscrite et, si oui, auprès de quelle compagnie

Pourtant, certains syndics tenaient déjà de longue date une fiche par immeuble, répertoriant les données essentielles de chacune des copropriétés gérées. Comment en effet imaginer qu'un professionnel en charge de plusieurs dizaines, voire de plusieurs centaines d'immeubles, ne dispose pas d'un outil lui permettant de retrouver instantanément les prestataires avec lesquels telle ou telle copropriété a conclu un contrat de maintenance ?

Par ailleurs, il est indéniable que, bien élaboré et soigneusement tenu à jour, le carnet d'entretien constitue un instrument efficace de gestion patrimoniale. Gardant systématiquement une trace des interventions effectuées, il incite à l'inspection régulière de chacun des composants et équipements de l'immeuble. Sa consultation permet de connaître les éventuels points faibles à propos desquels il convient d'être vigilant, mais aussi les prestataires sous contrat ou à solliciter en priorité, car fami­liarisés avec les installations de l'immeuble. Il permet aussi de repérer les éventuelles dérives ­– interventions intempestives ou trop nombreuses, dérapage des prix à l'échéance des contrats... –, et de faire jouer à l'occasion les garanties dont sont assortis matériels et interventions.

Précurseurs

Faisant figure de précurseurs, il y a une quinzaine d'années, les organisations professionnelles du bâtiment (Capeb, FFB), de l'immobilier (Cnab, Fnaim) et le milieu associatif (Arc, ANCC, Fedeco, Pact Arim) avaient déjà élaboré des recommandations et des modèles de carnet d'entretien de l'immeuble à l'usage des propriétaires et gestionnaires. Ces guides, volontiers utilisés par les institutionnels, n'ont en revanche guère rencontré de succès, ni auprès des copropriétaires, ni auprès des syndics, leur niveau de complexité et de technicité s'étant vraisemblablement révélé dissuasif.

En 1999, prenant le relais, la commission relative à la copropriété faisait un rapprochement entre « les économies de charges résultant de l'exécution de travaux appropriés d'entretien ou d'amélioration » et « l'absence fréquente dans les archives du syndicat de documents techniques tels que les plans des ouvrages et des réseaux » et rappelait qu' "une planification des travaux peut améliorer leur mise en œuvre et leur exécution, faciliter leur financement et en abaisser les coûts ». D'où une recommandation (n° 16) prescrivant une visite systématique annuelle de l'immeuble effectuée par le syndic en présence du conseil syndical et des copropriétaires intéressés, ainsi que la tenue d'un « cahier de maintenance de l'immeuble ». Et considérant comme nécessaire « qu'un état des travaux prévisibles ou souhaitables soit dressé par le conseil syndical compte tenu des éléments du constat effectué, qu'un programme pluriannuel de travaux soit voté, dans son principe, par l'assemblée générale, que les plans des ouvrages exécutés soient demandés par le syndic aux entrepreneurs, aux architectes ou aux autres techniciens contractuellement liés au syndicat, à charge pour les syndics de les archiver. »

Ces diverses initiatives et incitations étant, pour la plupart, restées lettre morte, le législateur en est venu à envisager des mesures coercitives. Rapidement, la piste d'un carnet étoffé précédé d'un diagnostic général de l'immeuble a été écartée, en dépit des arguments avancés par les architectes. Cette version n'a été rendue obligatoire que pour les immeubles de plus de 15 ans mis pour la première fois en copropriété (voir encadré p. 39). Il fallait, dans l'esprit du législateur, éviter que de trop ­grandes exigences ne rendent prohibitif le coût du carnet, voulu comme un outil de gestion pragmatique, et n'exigeant pas l'intervention d'un maître d'œuvre.

Dualité et minimalisme

De plus, une autre idée est bientôt venue s'immiscer dans les réflexions parlementaires. Alors que le projet de loi initial ne visait que l'information des copropriétaires en place et de leurs gestionnaires, au fil des débats, l'outil envisagé s'est vu assigner une deuxième mission : « Eviter que l'acquéreur ne s'engage à la légère dans une acquisition, sans prendre conscience des dépenses qu'il pourrait être conduit à assumer à brève échéance du fait des travaux engagés par la copropriété. » On est ainsi passé de la notion d'un carnet d'entretien, instrument de suivi et de programmation, à un document plus ­proche d'une fiche d'information destinée aux acquéreurs. Une fiche minimaliste, qui, même pour les candidats à l'acquisition, présente une lacune de taille : il n'est pas prévu d'y mentionner les interventions antérieures à 2001. Satisfait d'apprendre que la chaudière de l'immeuble a été remplacée en 2002, l'acquéreur serait au moins aussi intéressé de savoir que la dernière réfection du revêtement d'étanchéité des toitures-terrasses remonte à trente ans... Et comme, hormis l'éventuel plan pluriannuel, les travaux n'offrent aucune visée prospective, il risque de rester sur sa faim. Ce que confirme Antoine Mouchel, notaire appartenant au groupe Monassier et exerçant dans la région du Mans : « En sept ans d'exercice, je n'ai eu en mains qu'un ou deux carnets où figurait une liste des travaux à venir. Or, il s'agit d'un paramètre important participant du consentement éclairé de l'acquéreur. » Pourtant, le décret ouvre la possibilité aux assemblées générales de mettre en place un carnet plus étoffé, mais cette faculté semble peu ou mal utilisée (voir encadré, p. 36).

Pertinence discutable

C'est ce qui permet à l'Arc d'affirmer que « la montagne a accouché d'une souris : quasi inutile à la copropriété, le carnet d'entretien ne renseigne que très faiblement l'acquéreur et, de surcroît crée de nouveaux problèmes entre syndics et copropriétaires ». Et l'association d'illustrer son propos par deux exemples en forme de questions : l'acquéreur a-t-il vraiment besoin de connaître les noms des titulaires de contrats de maintenance ? Pourquoi le vendeur devrait-il verser plusieurs dizaines d'euros au syndic pour communiquer cette information à l'acquéreur ?

Bien d'autres voix sont venues faire chorus avec celle de l'Arc. À commencer par les représentants des fédérations des professionnels de l'administration de biens, pointant le caractère « homéopathique » de la mesure, comme la qualifie Jean-Luc Lieutaud, président national adjoint de la Cnab qui regrette que le modèle anglo-saxon de la « home inspection » globale n'ait pas inspiré le législateur français. Il serait en effet légitime que l'acquéreur ait connaissance de l'état de la structure de l'immeuble avant de s'engager. Quant au suivi de la gestion à l'usage des copropriétaires en place, pourquoi n'avoir retenu que les travaux « importants » ? Innocent en apparence, un simple « relamping » (remplacement simultané de toutes les lampes d'éclairage dont la durée de vie est garantie) nécessite d'enregistrer la date de l'intervention et les coordonnées de l'entreprise, afin de faire valoir ultérieurement des garanties ou tout simplement, de disposer des coordonnées du fournisseur initial pour se réapprovisionner. Pour sa part, Jean ­Chavot, président délégué de la Fnaim déplore le faible intérêt manifesté pour le carnet tant par les conseillers syndicaux que par les candidats à l'acquisition, qui sont nombreux à ignorer jusqu'à son existence. De fait, les syndics sont rarement sollicités : ainsi Olivier Le Bouil, directeur d'AG.Cop, syndic filiale du Pacte de Paris, dit ne se voir demander le carnet d'entretien que deux ou fois par an, alors que 100 à 150 mutations ont lieu chaque année dans le parce qu'il gère. Une situation qui n'incite guère les professionnels à peaufiner l'exercice, contribuant ainsi à le rendre infructueux...

Lacunes et doublons

Autre critique récurrente : alors que s'additionnent les différents diagnostics obligatoires de l'immeuble, il semblerait logique que le carnet en intègre les dates et les résultats. Recherche de présence d'amiante, de termites, constat de risque d'exposition au plomb dans les parties communes pour les immeubles antérieurs à 1949 (à effectuer avant le 12 août 2008), contrôle technique des ascenseurs (voir nos actualités), diagnostic de performance énergétique appelé à porter bientôt sur l'ensemble de l'immeuble, si l'on en croit le rapport ­­Pelletier(1), rapport d'inspection des chaudières de plus de 20 kW à venir... Autant de mentions qui gagneraient à figurer dans le carnet. Et les notaires ne sont pas les ­derniers à le souhaiter : « Nous perdons plus de temps à commenter les divers diagnostics qu'à expliciter les clauses du contrat de vente et le volume représenté par ces données est tel qu'il dissuade la plupart des acquéreurs d'en prendre connaissance. Un tableau récapitulatif dans le carnet d'entretien serait le bienvenu » suggère Antoine ­Mouchel, qui émet encore d'autres réserves sur les documents produits par les syndics : « Comme la plupart offrent une compilation de données plus ou moins pertinentes, sans analyse ni prospective, la lecture des convocations et procès-verbaux d'AG des trois années écoulées est largement plus instructive que la consultation du carnet d'entretien. Si l'on veut qu'il ait une pertinence et une utilité réelle, il est indispensable de synthétiser et d'harmoniser."

D'autant que le carnet d'entretien fait, sur certains points, double emploi avec le « questionnaire notaire ». Adressé par ce dernier au syndic en cas de mutation d'un lot, ce document qui englobe l'"état daté » obligatoire contient, lui aussi, des questions portant sur les assurances de l'immeuble et les diagnostics obligatoires. Pour éviter cet inutile et coûteux (voir encadré, p. 40) doublonnage, l'Arc propose d'inclure dans le carnet d'entretien l'ensemble des informations demandées par les notaires, rejoignant ainsi les vœux de ces derniers pour en faire un document normalisé, immédiatement disponible et dont la transmission ne pourrait plus engendrer de facturations abusives.

Il suffirait de peu pour que la tenue du carnet d'entretien ne se limite plus à cet exercice de pure forme ne profitant ni aux copro­priétaires en place ni à ceux à venir. Isabelle Dahan, gérante de la société Coptima, ­spécialisée dans l'assistance aux copropriétés, considère que c'est l'ergonomie du carnet qui en conditionne le succès et la pérennité. Selon elle, il devrait offrir une vue d'ensemble sous forme de tableaux récapitulatifs, un accès aisé à tous les documents, une facilité de mise à jour régulière. Et de conclure : « Seul le support informatique peut répondre et même aller au-delà de ces exigences. » Un avis partagé par Antoine Mouchel qui voudrait voir la pratique plus répandue : « Dans notre profession, où nous utilisons largement la “télépublication”, pour nos actes, nous souhaiterions que nos partenaires syndics nous imitent et nous livrent les données nécessaires autrement que par fax, la veille de la signature de l'acte de vente. » Manifestement, l'idée rallie tous les suffrages : « Intégré aux progiciels de gestion des copropriétés, l'avenir du carnet d'entretien passe nécessairement par l'informatique et la mise en ligne de toutes les données intéressant l'immeuble, assurant ainsi une accessibilité pour les copropriétaires via Internet », renchérit Olivier le Bouil, qui ajoute : « On peut même se prendre à rêver d'un plan des immeubles sous forme d'infographies où il suffirait d'un clic sur une chaudière ou un système de ventilation pour connaître les spécifications et l'historique de ces équipements ». D'ores et déjà, les progiciels élaborés par les éditeurs spécialisés facilitent largement la tâche des gestionnaires : comme l'explique Dominique Soulas, consultante de la société H2I du groupe DPL, distributeur du logiciel Aramis : « À l'issue d'une AG, le simple fait de saisir la nature, le montant des travaux votés et le nom de l'entreprise retenue va automatiquement « renseigner » le fichier carnet d'entretien ».

Appropriation

Reste une question : qui doit être moteur dans la démarche ? Pour limiter le coût du carnet d'entretien et en assurer la pérennité, même en cas de changement de syndic, les associations recommandent aux conseils syndicaux de s'en approprier la tenue. Un conseil que ne désavoue pas Jean Chavot, ajoutant qu'en cas de changement de gestionnaire, l'outil devient indispensable pour garantir la continuité et la cohérence de la gestion. « à condition de faire en sorte qu'il débouche sur une épargne dédiée aux travaux à venir et ne se limite pas à la politique de l'autruche, un comportement qui n'est pas inhabituel chez les copropriétaires... », observe-t-il.

La déception générale manifestée à la sortie du décret avait incité la secrétaire d'Etat au Logement de l'époque, Marie-Noëlle Lienemann, à proposer qu'un suivi du carnet d'entretien soit assuré pour rendre compte de sa mise en œuvre et de la substance de son contenu, promettant qu'au terme de cette enquête, le texte pourrait être revu. Mais les ministres se sont succédé et aucun n'a cru bon de lancer une telle action. Pourtant, au ministère du Logement, l'on est bien conscient que l'intention du législateur n'a pas été traduite dans les faits. « Principalement en raison d'une erreur d'interprétation : le carnet d'entretien qui est un outil pour bien gérer l'avenir se trouve ­utilisé comme une archive témoignant du passé », regrette précisent les services de ce même ministère, qui concluent : « Aujourd'hui, c'est aux copropriétaires, et en particulier aux conseillers ­syndicaux, d'en faire un document utile. » Avis aux intéressés...

Françoise Juéry

 

Rapport d'étape du Comité opérationnel «Rénovation des bâtiments existants » février 2008, à consulter sur le site de l'Anah (www.anah.fr).


Mots-clés :

COPROPRIETE , ENTRETIEN DE L'IMMEUBLE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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