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Gérer sa copropriété pour réduire ses frais de syndic

Gérer sa copropriété pour réduire ses frais de syndic
Décembre 2007
Le Particulier n° 1019, article complet.
Auteur : COULAUD (Nathalie)

Les prestations des syndics baissent en qualité et augmentent en prix. Résultat, nombre de copropriétaires décident de gérer eux-mêmes leur immeuble. S'ils réalisent de belles économies, ils héritent d'une charge de travail importante qu'il vaut mieux mesurer avant de tenter l'aventure.

Avec trois changements de gestionnaire en 3 ans, un cabinet de syndic qui se restructure constamment et ne gère plus les problèmes de notre immeuble, nous n'avions pas d'autres choix que de faire nous-mêmes le travail", explique Jean-Yves Girard, président du conseil syndical d'une copropriété de 20 lots à Yerres (Essonne). Et nombreuses sont les copropriétés à se retrouver dans cette situation... Mais pourquoi ? Tout d'abord, beaucoup d'immeubles, construits dans les années 1960 et 1970, nécessitent aujourd'hui des travaux complexes d'isolation, d'étanchéité des toitures ou de réfection du chauffage, que les syndics n'avaient pas eu à assumer jusqu'à présent. Ajoutez à cela la mise aux normes des ascenseurs, l'application de nouvelles règles comptables, et une tendance générale à l'augmentation des contentieux.

Freiner la gourmandise des syndics

La profession de syndic est désormais majoritairement aux mains de grands cabinets tels Foncia, Lamy, Icade... adossés à des groupes financiers (voir le n° 1018 du Particulier, p. 44). Leurs gestionnaires, le plus souvent des gens jeunes, assez peu formés, restant rarement en place plus de 2 ou 3 ans, ont, en moyenne, la charge de 1500 lots de copropriétés chacun. Et, inexorablement, la qualité des prestations baisse, au grand dam des copropriétaires et de leurs associations. De plus, ces grands groupes ont tendance à se désengager des copropriétés trop petites ou trop compliquées à gérer, donc pas assez profitables pour eux. Quant aux copropriétés qu'ils conservent en portefeuille, il faut les rentabiliser, en maintenant un niveau élevé d'honoraires. Devant la multiplication des plaintes qu'elle reçoit concernant les syndics – plus de 500 par an – la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) a demandé au Conseil national de la consommation (CNC), une instance paritaire professionnels-consommateurs, de se pencher sur la transparence tarifaire des prestations de syndics. C'est-à-dire de clarifier, parmi les tâches du syndic, celles qui relèvent des honoraires dits de gestion courante, facturés forfaitairement par an et par lot, et celles qui peuvent être facturées ponctuellement, en honoraires particuliers. En principe, ces derniers devraient être exceptionnels ; mais, dans la pratique, les syndics les multiplient au point qu'ils représentent parfois le double des honoraires de gestion courante. Après d'âpres discussions, le CNC a fini par établir une liste des tâches de gestion courante, que le syndic ne doit donc pas facturer en plus (voir p. 55). Les copropriétaires pourront s'y référer pour négocier les honoraires avec leur syndic, en les calculant au plus juste. Cependant cette liste n'a pas de valeur obligatoire et "elle laisse une marge d'interprétation telle qu'il est difficile de savoir si elle bénéficiera réellement aux copropriétaires", déplore Bruno Dhont, directeur de l'Association des responsables de copropriété (ARC). Des points de désaccord notoires subsistent même. Ainsi, les syndics veulent inclure dans la gestion courante uniquement la conservation des archives "actives" (par exemple, le contrat de travail et les fiches de paie du gardien actuel), et pouvoir facturer en plus les archives "dormantes" (les documents concernant les gardiens précédents).

La tentation de faire soi-même : attention aux risques

Confrontés à la fois à des prestations en baisse et à des honoraires en hausse, les copropriétaires ont tendance à faire eux-mêmes le travail : "Notre gestionnaire n'effectue jamais de visites de l'immeuble et si on insiste, nous les payons au prix fort, en honoraires particuliers. De guerre lasse, nous nous répartissons beaucoup de tâches au sein du conseil syndical et nous nous investissons beaucoup", témoigne Gérard Marcadier, président du conseil syndical d'une copropriété de 250 lots à Créteil (Val-de-Marne). Le cabinet de syndic concerné reconnaît qu'il est plus facile aux membres du conseil syndical d'assurer un suivi quotidien de l'immeuble, puisqu'ils sont sur place en permanence. "Mais, poursuit le gestionnaire, je rappelle régulièrement au conseil syndical de ne pas franchir certaines limites." En effet, la loi du 10 juillet 1965 prévoit, d'une part (art. 18), que le syndic est seul responsable de sa gestion et ne peut pas se faire substituer ; et, d'autre part (art. 21), que le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Le mandat que les copropriétaires donnent à un syndic de gérer leur immeuble est donc indivisible, et ne peut être partagé avec le conseil syndical. Par exemple, un contrat de travaux signé par le président du conseil syndical ou un autre membre serait nul, puisque seul le syndic peut traiter au nom du syndicat des copropriétaires. Et en cas de problèmes, le signataire d'un contrat peut voir sa responsabilité civile engagée.

Néanmoins, convaincues que cette voie est prometteuse, l'ARC et l'association Pleurience qui regroupe les 12 plus gros syndics professionnels en France, ont entrepris de mettre au point un contrat-type par lequel le syndic déléguerait au conseil syndical une partie de ses pouvoirs. Cette délégation serait limitée au suivi des contrats dans le cadre du budget de charges courantes, précise Serge Déglise, président du groupe Oralia et de Pleurience. C'est un début et, forts de cet accord, l'ARC et Pleurience projettent de demander au Parlement une modification de la loi de 1965, prévoyant des possibilités de délégation de gestion ou de gestion partagée, que certains appellent aussi cogestion, entre syndic et conseil syndical.

Alléger le syndic de la partie travaux et suivi des contrats

Néanmoins, la loi actuelle donne déjà au conseil syndical de larges possibilités de s'impliquer dans la gestion de l'immeuble. Notamment, l'assemblée des copropriétaires doit voter un montant minimum de marchés et de contrats à partir duquel le syndic est tenu de consulter préalablement le conseil. Mais, plus généralement, lorsque le conseil estime que des travaux sont nécessaires, il peut, de sa propre initiative, demander des devis à des entreprises, les recevoir et demander au syndic d'inscrire le vote des travaux à l'ordre du jour de la prochaine AG. Le conseil peut même se faire assister d'un professionnel, rémunéré à cette fin, tel qu'un architecte ou, pour le chauffage, un ingénieur-thermicien.

Ainsi, dans l'immeuble de Daniel Baulon, président de l'Association nationale de la copropriété et des copropriétaires (ANCC), le conseil syndical assure tout ce qui concerne les travaux et leur suivi. Par exemple, dans cet immeuble de 19 lots datant de 1953, les fenêtres ont été récemment remplacées par des doubles vitrages. C'est Daniel Baulon qui, en tant que président du conseil syndical, en a pris l'initiative, l'a proposé à l'ordre du jour de l'AG et assuré les relations avec les entreprises. Il a fait établir les devis en traitant lui-même avec les entreprises. En revanche, afin de rester dans la légalité, c'est le syndic qui a signé ou signe les ordres de service sur la base de ses indications.

Le conseil syndical peut également s'impliquer dans les contrats de maintenance du chauffage, des extincteurs ou du ménage de l'immeuble. Il peut assurer la consultation et la mise en concurrence des prestataires. Une fois le contrat signé par le syndic avec l'un d'eux, le conseil syndical peut aussi vérifier que le prestataire respecte ses engagements (fréquence, contenu et durée des interventions, notamment). Généralement, les entreprises apprécient ce contact direct, les conseillers syndicaux connaissant mieux les besoins de l'immeuble. Le conseil est également capable de gérer les relations quotidiennes avec les copropriétaires, une tâche que les gestionnaires redoutent particulièrement. Il peut aussi établir l'ordre du jour de l'assemblée générale, au moins dans ses grandes lignes. À la limite, le syndic peut ne conserver à sa charge – outre la signature et la responsabilité de tous les actes engageant la copropriété – que la comptabilité, le paiement des factures, la convocation et la tenue de l'AG. Évidemment, ce partage des tâches n'a d'intérêt pour les copropriétaires que si le syndic en tient compte dans ses honoraires. C'est ce que Daniel Baulon, par exemple, a réussi à obtenir. En échange de l'implication du conseil syndical, les honoraires restent plafonnés à 4 000 € par an, soit 210 € par lot, essentiellement constitués d'honoraires de gestion courante. Ces honoraires seraient deux fois plus élevés, estime Daniel Baulon, avec une gestion classique, où le suivi des travaux, notamment, incomberait au syndic. Mais, malheureusement, si la plupart des syndics acceptent que les conseils syndicaux fassent une partie de leur travail, ils sont plutôt réticents à en tenir compte dans leurs honoraires. Serge Déglise, président d'Oralia et de Pleurience, explique de façon peu convaincante, qu' "il n'est pas logique que le syndic diminue ses honoraires, puisqu'il assume l'ensemble des responsabilités, même si le conseil syndical a suivi les travaux. Du moins tant que le régime de délégation de pouvoir n'est pas en place". Les copropriétés désireuses de s'engager dans cette voie doivent donc s'attendre à de dures négociations. À défaut de décrocher une baisse d'honoraires, il faudra au moins obtenir que le syndic ne les augmente pas pour les exercices suivants.

Se passer complètement de syndic professionnel

Toutefois, quitte à s'investir dans la gestion d'un immeuble, pourquoi ne pas pousser la logique jusqu'au bout, en se passant totalement de syndic professionnel, et en économisant la totalité de ses honoraires ? La loi de 1965 permet, en effet, de choisir le syndic parmi les copropriétaires. L'ARC estime qu'un quart des 400 000 copropriétés en France sont gérées ainsi. Seules conditions requises, le candidat doit être copropriétaire d'au moins un lot (fût-ce une cave ou un parking), et doit ouvrir un compte bancaire séparé pour la copropriété. Le syndic non professionnel peut être bénévole, et se faire rembourser ses frais de photocopies, de timbres, d'appels téléphoniques... La copropriété peut aussi décider de lui allouer une indemnité, qui peut être de l'ordre de la moitié de la rémunération d'un syndic professionnel. C'est ce que les associations de copropriétaires conseillent fortement, d'abord par équité, parce que tous les copropriétaires profiteront du travail de l'un d'eux, et surtout parce que gérer une copropriété, même de taille réduite, n'est pas une sinécure. D'ailleurs, constate Bruno Dhont, "après quelques années de syndic non professionnel, un certain nombre de nos adhérents reviennent au syndic professionnel". Outre la masse de travail, les risques juridiques ne sont pas négligeables : que le syndic soit professionnel ou non, sa responsabilité est la même. Un syndic bénévole dans une copropriété parisienne a ainsi été condamné parce que les poutres en bois de l'immeuble s'étaient effondrées. Il avait été précédemment alerté par les copropriétaires sur le délabrement de l'immeuble, mais avait tardé à convoquer une assemblée générale (CA de Paris du 19.9.02 , 19e ch. section B RG, no 2001/04119). D'où la nécessité pour le syndic non professionnel de s'assurer. Une telle assurance est proposée notamment par les associations de copropriétaires, l'ARC, l'ANCC ou la Fédération des syndicats de copropriété coopératifs, FSCC (compter entre 100 et 800 €, selon la taille de la copropriété). Pour les autres copropriétaires, existe le danger de voir le copropriétaire syndic ne pas respecter les règles en matière de comptabilité, faire réaliser des travaux sans l'accord de l'assemblée générale ou encore négliger les appels de charges. Et lorsque les copropriétaires mécontents de cette mauvaise gestion voudront revenir à un syndic professionnel, ils risquent d'avoir du mal à en retrouver un. Aussi, les associations conseillent-elles de limiter la gestion non professionnelle à des copropriétés ne dépassant pas environ 5 lots principaux, où règne la bonne entente, et avec une majorité de copropriétaires occupants plutôt que bailleurs. Il faut aussi que le volontaire soit vraiment motivé, qu'il ait du temps libre et qu'il soit présent la majeure partie de l'année.

Le syndicat coopératif, pour les grosses copropriétés

Autre possibilité, moins connue, pour qu'un copropriétaire assure la gestion : le syndicat coopératif (art. 17-1 de la loi de 1965). Dans ce mode de gestion, les fonctions et les responsabilités du syndic sont dévolues au président du conseil syndical, élu par les autres membres du conseil. Un vice-président peut également être élu afin de remplacer le président en cas d'empêchement. Ainsi, la désignation et l'éventuelle révocation du syndic ne relèvent plus de l'assemblée des copropriétaires, mais du seul conseil syndical. Le passage au syndicat coopératif peut être décidé, à la majorité de tous les copropriétaires, par l'assemblée générale, qui désignera aussi les personnes chargées de contrôler les comptes : des copropriétaires ou un prestataire extérieur (expert-comptable...). Le président-syndic et les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés, mais peuvent se faire assister de professionnels, dont la rémunération entre dans les charges de copropriété. Les syndicats coopératifs restent rares cependant, car cette forme de gestion convient surtout à une copropriété de grande taille, 200 lots et plus. Or la majorité des copropriétés comprend entre 20 et 40 lots. Autre obstacle : ce type de gestion repose autant sur le syndic-président que sur le conseil syndical. Il faut donc que tous ses membres s'investissent dans la gestion, et aient des compétences comptables, techniques ou juridiques.

Pour conclure, la majorité des copropriétés demeurent trop grandes pour pouvoir adopter la solution, de façon viable dans la durée, du syndic non professionnel ; ou trop petites pour passer au syndicat coopératif. La délégation de pouvoirs reste donc la solution la plus envisageable, surtout si la loi évolue. Mais, quoi qu'il en soit, il ne faut pas se leurrer : seul le travail des membres du conseil syndical, et plus encore de son président, permet de mieux gérer une copropriété pour moins cher. Et d'ailleurs, Jean-Yves Girard, après 5 ans d'exercice de cette responsabilité, s'avoue soulagé de finir son mandat et de raccrocher à la fin de l'année, après avoir assuré sa succession. Nathalie Coulaud


Mots-clés :

BENEVOLAT , CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE , HONORAIRE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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