Les archives de l'employeur

L’employeur a l’obligation de conserver certains documents, les délais sont strictement réglementés. Il doit conserver les statuts de la société pendant toute la vie de celle-ci (99 ans au plus), ainsi que les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. Les livres, registres comptables et bancaires, les factures, les bons de commandes, de livraison et les contrats commerciaux doivent être gardés 5 ans. Les doubles des bulletins de paie et les registres du personnel doivent aussi être conservés 5 ans. Pour les rapports des commissaires aux comptes et des documents relatifs au versement des charges sociales, le délai est de 3 ans. Les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés sont gardés un an.

À savoir : l’Urssaf a 3 ans pour réclamer le paiement des cotisations impayées ; gardez les bordereaux de cotisations trimestrielles pendant ce délai, voire au-delà, jusqu’à ce que votre salarié atteigne l’âge de la retraite. Ils prouveront le versement des cotisations vieillesse, ce qui peut être utile si votre salarié a perdu ses bulletins de salaire. Si vous employez du personnel à domicile, en tant que particulier, vous n’avez pas à tenir de registre du personnel. Vous devez toutefois conserver un certain nombre de documents. Les fiches de paie que vous délivrez à votre employé doivent être gardées pendant un délai de 5 ans minimum. Cette durée correspond au délai dont dispose votre salarié pour réclamer le paiement d’un salaire.