Les contrats de travail et les fiches de paie

Tout au long de sa carrière, le salarié accumule un certain nombre de documents : lettres d’embauche, contrats de travail et fiches de paie, notamment. Ce sont des éléments de preuve de son activité professionnelle. Ils sont essentiels, gardez-les précieusement. 

Même si les employeurs doivent constituer des archives pour leur entreprise et être vigilants quant à la conservation des documents relatifs au personnel, ces archives ne sont qu’un filet de sécurité en cas de perte et pour une période assez courte, variable selon la nature des documents (voir Les archives de l’employeur). 

A savoir : Si vous effectuez des déplacements dans le cadre de votre profession et qu’à ce titre vous bénéficiez d’une déduction fiscale, conservez vos justificatifs pendant 4 ans. Passé ce délai, vos revenus ne peuvent plus faire l’objet d’une rectification par l’administration fiscale.

Or, il peut arriver que certaines cessent leur activité, ou encore que leurs archives soient détruites ou perdues. 

Lettres d’engagement, contrats de travail et fiches de paie doivent ainsi être conservés au moins jusqu’à la fin de votre carrière, voire toute la vie pour les fiches de paie. Celles-ci auront valeur de preuve pour les réclamations en matière de salaire, attesteront des périodes durant lesquelles vous avez exercé une activité professionnelle, et donc celles pour lesquelles vos employeurs ont cotisé pour vous au régime général de la Sécurité sociale. Ils seront donc fort utiles au moment de faire valoir vos droits à la retraite (voir La reconstitution de carrière). 

Sachez que les réclamations en matière de salaires se prescrivent par 5 ans (art. L. 3 245-1 du code du travail). Ce délai est applicable à tous les salariés, quels que soient leur contrat de travail ou le secteur d’activité qui les emploie, et concerne toutes les sommes reçues ou versées en échange d’un travail. Il s’agit du salaire principal, des heures supplémentaires, des indemnités de transport, de congés payés ou de préavis, des primes d’ancienneté notamment. Ainsi, si vous n’avez pas réagi dans les 5 ans, vous ne pourrez plus réclamer à votre employeur le paiement de vos heures supplémentaires. 

A savoir : L’action relative au paiement d’indemnités ou de dommages et intérêts réparant un préjudice occasionnellement subi par un salarié, par exemple du fait de son licenciement (en cas de rupture abusive par l’employeur), se prescrit également par 5 ans. Il en est de même des sommes dues au titre de la participation ou encore de l’allocation de fin de carrière versée lors d’un départ en retraite. 

Suite à la rupture de votre contrat de travail, vous êtes également en possession de plusieurs documents : un certificat de travail, une lettre de licenciement, le cas échéant, et un reçu pour solde de tout compte. Le certificat de travail doit être conservé au moins jusqu’à la fin de votre carrière, comme le contrat de travail. La lettre de licenciement doit, elle, être conservée pendant 5 ans, délai dont vous disposez pour contester votre licenciement. 

Le reçu pour solde de tout compte est facultatif. Vous avez 6 mois pour dénoncer les sommes qui y figurent. Au-delà, le reçu devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. Ce document doit toutefois être conservé pendant 5 ans.