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Copropriété : installer de nouvelles boîtes aux lettres

Copropriété : installer de nouvelles boîtes aux lettres
Mai 2011
Le Particulier Immo n° 275, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Gardien sur le départ, réfection des parties communes, courrier subtilisé ou égaré, étiquetage anarchique et boîtes aux portes béantes… il est temps d’installer ou de remplacer les boîtes aux lettres. Mais pour ce faire, l’improvisation est déconseillée.

Les clés
Des normes imposées pour les seuls immeubles postérieurs à 1979.
Pas de contraintes pour les immeubles plus anciens, mais des règles de bon sens à observer.
Pour une installation initiale, trois majorités de vote possibles en assemblée générale.

La question de la distribution du courrier dans les immeubles collectifs relève souvent du casse-tête chinois. D’un côté, les demandes légitimes des copropriétaires, qui veulent être équipés de boîtes aux lettres sûres, accessibles, et si possibles esthétiques. De l’autre, les exigences des services postaux, qui portent sur l’implantation de la batterie de boîtes aux lettres, les dimensions des casiers et de leurs ouvertures, ou encore le mode d’affichage de l’identité des occupants de l’immeuble. Comment concilier ces intérêts parfois contradictoires ?
La réglementation est claire. Dans les immeubles dont le permis de construire a été déposé après 1979, les boîtes aux lettres doivent respecter les normes actuellement en vigueur pour les constructions neuves. Ce qui implique des batteries aux dimensions imposantes. D’après La Poste, seuls 36 % des immeubles parisiens seraient dotés de boîtes de ce type. Pour les immeubles datant d’avant 1979, aucune norme n’est imposée (sauf surélévation ou extension postérieure des bâtiments). Il existe cependant une norme de référence, publiée par l’Afnor en 1971 et retenue par l’ensemble des fabricants. Elle est déjà ancienne, mais parfaitement valable dès lors que l’immeuble est antérieur à 1979. Rien n’oblige en effet les copropriétaires, à remplacer leurs boîtes aux lettres sous prétexte qu’elles ne seraient pas conformes aux normes actuelles(RM n° 38680 JOAN 14.2.00 et n° 55114 JOAN 21.5.01). A fortiori si elles répondent à la norme de 1971. Pour autant, si la configuration de l’immeuble s’y prête, il est conseillé d’installer des équipements répondant aux normes actuelles, permettant de recevoir des colis. La Poste fait d’ailleurs pression en ce sens, afin de limiter les mises en instance et le coût de gestion correspondant. Car si la distribution n’est pas effectuée par un gardien ou un employé d’immeuble, ou que les boîtes aux lettres ne permettent pas d’assurer la sécurité des correspondances et leur distribution sans erreur, « les objets de correspondance sont mis en instance au bureau de poste de rattachement » (art. D 90 du Code des postes et des communications électroniques).

Après 1979, une norme obligatoire

Les normes applicables (NF D 27-404 pour les installations intérieures et NF D 27-405 pour les installations extérieures) dans tous les immeubles collectifs d’habitation dont la demande de permis de construire a été déposée après le 12 juillet 1979 ont pour caractéristique essentielle d’imposer l’ouverture totale de la batterie de boîtes aux lettres. Ce qui permet au distributeur, grâce à une ou plusieurs portes collectives, de donner ou de condamner, d’un seul tour de clé, l’accès aux alvéoles individuelles de la totalité ou d’un groupe de boîtes. Il peut y déposer des colis. Les dimensions intérieures de chaque alvéole sont au minimum de 26 cm x 26 cm x 34 cm (voir tableau p. 24). Cette dernière dimension est généralement la profondeur, mais il est possible d’inverser ces cotes afin de disposer d’une installation moins saillante (au prix d’un plus vaste pan de mur occupé), sachant qu’un passage d’au moins 1,20 m de large doit subsister devant la batterie pour permettre le débattement des portes collectives. Attention aux boîtes placées très en hauteur ou tout près du sol, qui obligent à se contorsionner pour recueillir son courrier… Bien entendu, chaque
usager possède une clé distincte ouvrant uniquement sa propre boîte. La serrure de la porte collective est fournie et installée gratuitement par les services techniques de La Poste, le fabricant livrant seulement la came. Mais autant le savoir, aux dires mêmes des services postaux, les distributeurs de courrier ne disposent, pour toute la France, que de vingt passes pour l’ensemble des boîtes à ouverture totale. Le risque de voir se développer un phénomène similaire à celui du Passe T – si largement copié et diffusé que l’accès des immeubles équipé d’une serrure acceptant ce passe n’est plus guère protégé (voir LPI n° 272) –, n’est pas négligeable. « À Paris un facteur n’a pas besoin de plus de deux ou trois passes différents pour tout son périmètre de tournée », remarque ainsi Yves Francey dirigeant des Ateliers Léa, distributeur de la marque de boîtes aux lettres Electrobox.

Avant 1979, nécessité fait loi

Pour les immeubles dont le permis de construire a été délivré avant 1979, aucune norme n’est imposée. Cela ne signifie pas qu’il n’en existe pas. La première (NF D 27-402 pour les installations intérieures), celle des « boîtes aux lettres autres que les boîtes aux lettres à ouverture totale », correspond aux plus anciens modèles normalisés, dans lesquels le facteur ne peut, en principe, insérer le courrier que par la fenêtre d’introduction. Impossible, par conséquent, d’y déposer des colis et plis volumineux. Les cotes minimales prévoyant une profondeur de 23,5 cm et une hauteur de 10 cm peuvent, là encore, être inversées. Une solution adaptée aux passages très étroits. Deux types de portillons peuvent les équiper : à l’italienne (pivotant de bas en haut) ou à la française (pivotant latéralement), a priori moins robuste mais n’obligeant pas à avoir les deux mains libres pour prendre son courrier.
Les batteries de ce type sont généralement complétées par une boîte collective pour courrier volumineux (équivalent à deux ou trois alvéoles) dotée d’une fenêtre d’introduction du courrier plus importante que celle des boîtes individuelles et d’une serrure pouvant être déverrouillée par toutes les clés des boîtes individuelles. Mais cette boîte n’assure qu’une sécurité relative du courrier déposé.
Aussi est-il possible, à encombrement équivalent, d’envisager une autre solution. De rares fabricants proposent des modèles de mêmes dimensions, munis de portes collectives (Renz), tandis qu’Electrobox se distingue avec un modèle permettant, grâce à un système mécanique de crémones, de déverrouiller simultanément, en activant une serrure centrale, toutes les portes des alvéoles d’une batterie. Ce qui permet,  sans disposer de portes collectives, d’y déposer tout de même des plis épais et petits colis impossibles à introduire par les fenêtres des alvéoles.

Des prescriptions communes à toutes les normes

Plus récente, une double norme datant d’août 2004 et révisée en mars 2010 (NF D 27-407 pour les installations intérieures et  27-408 pour l’extérieur) concernent les « boîtes aux lettres à encombrement réduit et à ouverture totale ». Destinées aux immeubles où, faute de place, il n’est pas possible d’installer des batteries répondant aux normes actuelles mais néanmoins dotées de portes collectives, elles permettent de recevoir des plis volumineux et colis de petite dimension, l’une des trois cotes de la norme post 1979 étant divisée par deux (13 cm au lieu de 26 cm). Mais le choix de modèles est plus restreint et leur prix souvent plus élevé que celui des références répondant aux deux autres normes.
Point commun entre toutes ces normes, des prescriptions relatives à la résistance mécanique des différents éléments constituant les boîtes aux lettres : rigidité de la structure, des portes et portillons, résistance au vandalisme, à l’effraction, résistance du revêtement de surface, comportement au feu, etc.
Les batteries peuvent être fabriquées de plusieurs manières : soit à partir d’un cadre divisé horizontalement et verticalement par des parois de séparation pour former des alvéoles ; soit à partir de modules préconstitués de 2, 3, 4, 6, 10, 20 alvéoles, puis assemblés entre eux. Les tableaux de noms et d’affichage et, s’il y a lieu, une ou plusieurs cases « courrier volumineux » collectif, voire une boîte « borgne » ou une platine d’interphonie seront positionnés de manière à former en façade un quadrilatère parfait. Tous les fabricants proposent des modèles antivandalisme munis de renforts anti-arrachement et de serrures à ancrage multipoint. Moins répandu est le système à commande électronique centralisée pour le facteur et individuelle pour les occupants de l’immeuble, le déverrouillage s’opérant grâce à un badge de type Vigik,  présenté devant la tête de lecture qui se trouve sur chaque portillon (CTS, Edelen, Electrobox, Renz). Plus sécurisé que la serrure s’ouvrant grâce au passe facteur, ce système a pour conséquence de doubler ou tripler le coût de la batterie et il oblige à une gestion rigoureuse des badges individuels.

Finitions et coloris au choix

Les finitions des batteries évoluent peu, même si certains décors manifestent une originalité certaine. Les modèles standard sont souvent en acier laqué d’épaisseur variable et donc, plus ou moins résistant, l’aluminium (naturel ou doré) étant plus fragile. Le stratifié, robuste lui aussi, est surtout utilisé pour imiter différentes essences de bois. L’inox, champion de la durabilité, est beaucoup plus coûteux. Tout comme le bois, surtout s’il est massif (voir encadré, p. 26). « Il faudra s’efforcer de concilier considérations pratiques, esthétiques et budgétaires et savoir, par exemple qu’un habillage façon bois en stratifié, résistera mieux que le bois véritable à une étiquette malencontreusement fixée à la colle forte par un nouvel arrivant », conseille Yves Francey. Les nuanciers des fabricants affichent quelques dizaines de coloris RAL (nuancier normalisé utilisé dans l’industrie) pour l’acier, et souvent plusieurs finitions : mat, brillant, sablé, chiné… À découvrir en visitant leurs show rooms ou leurs sites Internet. Avec une mention spéciale pour le site de CTS, qui permet de jouer avec les coloris des portillons et de l’encadrement de la batterie et d’en visualiser instantanément les combinaisons.
Quant aux installations extérieures, souvent posées  sur piétements, les batteries (qui doivent se situer en bordure d’une voie ouverte à la circulation publique) revêtent des caractéristiques leur permettant d’affronter les intempéries : profil à rejet d’eau pluviale, fenêtres d’introduction munies d’un clapet d’étanchéité, voire filtre en partie basse des alvéoles pour isoler le courrier de l’humidité. Pour autant, mieux vaut éviter de positionner la face avant de la batterie à l’ouest, afin de la préserver le plus possible. Dans les zones côtières, les matériaux de type polyester résisteront bien à l’air salin, mais leur teinte risque de changer sous l’effet du soleil. Enfin, certains fabricants se sont fait une spécialité des « blocs portes » d’accès d’immeuble avec batterie de boîtes aux lettres incorporées (Cibox, Decayeux).

Anticiper les changements  d’occupants

Tous les fabricants et installateurs de boîtes aux lettres proposent des tableaux nominatifs, tableaux d’affichage, corbeille à papiers, systèmes d’éclairage dédiés, etc. Lors d’une première installation ou d’un remplacement de batterie, ils se chargent de la gravure des plaques de noms qui serviront à la fois à identifier les boîtes aux lettres et à constituer la liste de noms sur le tableau associé, l’ensemble étant livré clés en main. Cependant, il faut prévoir la gestion future de cet étiquetage, qui devra être modifié à chaque changement d’occupant. Pour éviter des commandes transitant par le syndic et impliquant une procédure lourde pour de petites sommes avec facturation au syndicat, puis refacturation au copropriétaire concerné, certains conseils syndicaux préfèrent s’organiser autrement. Trois possibilités. Premièrement, passer un accord avec une serrurerie locale à qui une étiquette-type aura été fournie (dimensions, coloris, typographie), afin que tout occupant de l’immeuble se présentant puisse obtenir des étiquettes conformes au modèle. Deuxièmement, investir dans une étiqueteuse électronique (Brother, Dymo) produisant des bandes imprimées aux noms des nouveaux occupants. Troisièmement, constituer un fichier informatique des occupants, qui permettra d’actualiser instantanément la liste en remplaçant le nom du sortant par celui de l’entrant. Et prévoir un autre fichier pour la fabrication d’étiquettes au format des porte-étiquettes de la batterie. Enfin, solution d’avenir encore peu répandue, le tableau d’affichage électronique, intégré ou non à la batterie, qui permettra les modifications de noms directement à partir d’un ordinateur (Decayeux, CTS, Electrobox).
Pour le service après-vente et le réapprovisionnement en étiquettes, clés et barillets, voire portillons en cas de détérioration, deux solutions : s’adresser aux installateurs agréés des différentes marques ou choisir une entreprise multimarque (voir ci-dessous). Cette dernière se fera fort de remettre en état la batterie existante, quelle que soit sa marque, en se chargeant du remplacement des serrures hors service, de la mise à jour de l’étiquetage, et fera suivre l’opération d’entretien d’un nettoyage complet de l’ensemble…

Installer une batterie

La pose de la batterie se fait le plus souvent en applique, mais celle-ci peut aussi être encastrée ou semi-encastrée, une solution plus satisfaisante esthétiquement mais coûteuse et parfois même techniquement impossible.
Lorsqu’il s’agit d’installer une batterie alors qu’il n’en existait pas auparavant, il est indispensable d’établir une liste des occupants de l’immeuble, suivie de leur futur numéro de boîtes aux lettres (selon le schéma de composition de la batterie accompagnant le devis). Elle sera remise à l’installateur, qui fournira le nombre nécessaire d’étiquettes gravées, si la copropriété a retenu cette formule. Cette liste servira également pour remettre, contre émargement, un jeu de clés (les batteries étant livrées avec deux clés par alvéole) à chaque destinataire.
Une fois classée par ordre alphabétique, une telle liste pourra encore faire office de tableau nominatif, les noms étant suivis de l’emplacement des appartements correspondants. Ce qui permet aux distributeurs de remettre en mains propres des plis recommandés et autres, s’il n’existe pas de système d’interphonie dans l’immeuble. Sachant que la mention  de la localisation de l’appartement a pour inconvénient de désigner l’emplacement des locaux inoccupés par l’accumulation de courrier dans les boîtes correspondantes…

Remplacer un ensemble existant

En cas de remplacement d’un ensemble existant, si la nouvelle batterie n’occupe pas le même emplacement que l’ancienne, il faudra prévoir des reprises sur le support mural. Si la réfection complète du hall est prévue, idéalement, il faudrait déposer l’ancienne installation avant travaux, l’installer provisoirement sur des parpaings en attendant de pouvoir poser la nouvelle, après réalisation des travaux de décoration.

À quelle majorité voter?

Le remplacement d’une ancienne batterie par un nouvel ensemble à l’identique se vote à la majorité simple de l’article 24. Mais la situation se complique lorsque le syndicat envisage l’installation d’une batterie dans un immeuble qui en était jusqu’alors dépourvu, le plus souvent en vue de la suppression du poste de gardien ou d’une redistribution de ses tâches : la convention collective de la profession fixant à 30 unités de valeur (UV) par lot la distribution du courrier en porte à porte, on peut alors lui attribuer une autre mission à UV équivalentes.
Deux cas de figure peuvent se présenter : installer une batterie de boîtes aux lettres dans un immeuble dont le permis de construire a été déposé après le 12 juillet 1979 relèvera d’une « mise en conformité », à adopter à la majorité absolue de l’article 25 (RM du 14.2.2000, JOAN n°38680). Alors que si le dépôt de permis de construire est antérieur à cette date, il s’agira d’une installation facultative, équivalant à une « amélioration » et relevant de la double majorité de l’article 26 (RM du 25.9.95, JOAN, n° 28042). Encore qu’un arrêt de la cour d’appel de Paris ait estimé qu’il en allait autrement si le règlement de copropriété se montre précis sur ce point : le service de distribution (en porte à porte) du courrier par le concierge constituant « un service collectif prévu par le règlement de copropriété », la cour a analysé sa suppression comme devant être décidée à l’unanimité (CA de Paris ,23e B, 1er.7.04, n° 03/20380).

La délicate ventilation des coûts

Quant à la ventilation des charges correspondantes, rien n’est prévu expressément dans la loi du 10 juillet 1965. Deux modes de répartition du montant des travaux sont envisageables, sachant que c’est à l’assemblée de se déterminer, à la même majorité que celle du vote des travaux : une répartition aux tantièmes entre les lots qui disposeront de ces boîtes aux lettres, en application du critère de l’utilité, ou une répartition en « parts viriles » (ou « charges compteurs »), égales pour chaque lot doté d’une boîte, quels que soient ses tantièmes, considérant que l’utilité est la même pour tous. C’est la seconde répartition qui semble la plus équitable en la matière, à condition de l’adapter pour prendre en compte la spécificité des  lots occupés par des commerçants ou professionnels libéraux, qui demandent souvent des boîtes doubles ou triples, et de leur imputer les montants correspondants.

Françoise Juéry


Mots-clés :

BOITE AUX LETTRES , COPROPRIETE , COURRIER , POSTE




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