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Oui, je suis satisfait de mon syndic...

Oui, je suis satisfait de mon syndic...
Mars 2011
Le Particulier Immo n° 273, article complet.
Auteur : JUERY (Françoise)

Derrière cette affirmation, l’on trouve souvent un conseil syndical satisfait de la gestion de son immeuble. Ce qui passe par un véritable partenariat avec son syndic. La preuve par quatre copropriétés particulièrement bien gérées.

Comment trouver un bon syndic ? C’est la question que se posent la plupart des copropriétaires. Mais est-ce la bonne ? Ne s’agit-il pas plutôt de trouver comment syndic et conseil syndical peuvent collaborer au mieux ? Nous avons rencontré des conseils syndicaux et recueilli le témoignage de ceux qui se déclarent satisfaits de la gestion de leur immeuble, retenant au final quatre copropriétés témoin. Leur point commun : tous ont vécu une expérience peu concluante avec un précédent syndic. Ils connaissent leur immeuble à fond et s’impliquent largement dans sa gestion. Nous avons aussi rencontré les gestionnaires de ces immeubles, qu’ils jugent efficaces. Et tenté de déterminer selon quels critères.
Un constat préliminaire : ce n’est pas tant l’enseigne du cabinet qui fait la différence, que la personnalité et la compétence du gestionnaire dévolu à l’immeuble. Par ailleurs, la présence d’un gardien met de l’huile dans les rouages, parce qu’il les décharge de certaines tâches, tout en épargnant au syndic ­certaines ­interventions. Reste à définir ce qui permet à leur attelage de fonctionner de manière optimale.

Un maître mot, la réactivité

La rapidité du syndic à signifier qu’il a bien reçu chaque message et la prise en charge des problèmes dès qu’ils se présentent est la première des qualités recherchées par le conseil. « Notre précédent syndic, après avoir été aux abonnés absents, était devenu inexistant au moment où nous nous sommes séparés de lui », se souvient Jean Gérothwohl, président du conseil de notre immeuble témoin de Neuilly (voir p. 26). « Notre ancien syndic avait une fâcheuse propension à se défausser sur un avocat, choisi par ses soins, dès qu’une situation – travaux mal exécutés ou différend avec un copropriétaire – se compliquait un peu », observe pour sa part Lothaire Salez, président du conseil de l’immeuble du XIIIe arrondissement (voir p. 22). « Nous devions relancer le nôtre à plusieurs reprises avant de parvenir à fixer une date d’assemblée générale chaque année », se remémore Hélène Soulodre, à la tête du conseil de l’immeuble du VIIe arrondissement (voir p. 21). Anne Anfray, son homologue de l’immeuble du XIVe (voir p. 25) corrobore : « Vers la fin de son mandat, notre homme était devenu atone, indifférent à nos avertissements. » Tous pointent les conséquences de ce défaut de réactivité : aggravation des problèmes techniques et des impayés, indemnités d’assurances non perçues, conflits qui s’enveniment, entreprises refusant de travailler pour le syndicat à cause des factures non réglées…
Ces expériences ont rendu les quatre gestionnaires exigeants vis-à-vis de leurs syndics actuels. Ces derniers, semblent avoir relevé le défi : ils se donnent pour règle de ne jamais laisser un courrier ou un mail sans réponse plus de vingt-quatre heures. Et chaque conseil syndical dispose des coordonnées permettant de les joindre en cas d’urgence, y compris en dehors des heures ouvrables.
Garante de cette réactivité, ainsi que tous l’ont souligné : la proximité géographique entre l’immeuble et le cabinet du syndic. Ainsi le gestionnaire n’hésite-t-il pas à se rendre sur place. Il est familiarisé avec les caractéristiques techniques du bâtiment et connaît une partie de ses occupants. Avoir affaire à un gestionnaire familier de la copropriété implique une certaine stabilité du personnel des cabinets d’administration de bien. La rotation effrénée constatée chez certains d’entre eux est, de ce point de vue, contre-productive. Deux présidents de conseil syndical nous ont avoué avoir traversé, y compris avec leurs syndics actuels, une zone de turbulences durant les premiers mois suivant la nomination d’un nouveau gestionnaire.

Une exigence de rigueur partagée

Là encore, subsistent les mauvais souvenirs de dossiers égarés, de comptes rendus approximatifs. Difficile d’actionner l’assurance dommage-ouvrages si le syndic a perdu les références du contrat souscrit quelques années plus tôt. Ou de mettre en œuvre une décision d’AG lorsque le procès-verbal a été mal rédigé. La rigueur n’est pas qu’administrative ou comptable, elle est aussi affaire de comportement : « Ni arrogance, ni complaisance », résume Virginie Chaillou, gestionnaire de l’immeuble du XIIIe arrondissement en une formule lapidaire que semblent partager ses confrères. Et Lothaire Salez lui fait écho : « Nous ne voulions surtout pas d’un syndic incarnant l’autorité suprême et rabrouant les copropriétaires à la moindre remarque. Pas plus que d’un syndic prenant des libertés avec la loi ou accordant, par facilité ou par clientélisme, des faveurs, telle qu’une réparation privative facturée au syndicat plutôt qu’au copropriétaire auquel elle incombe… »
Nos conseils syndicaux appliquent la même rigueur dans l’exercice de leur mission telle que définie par la loi de 1965 dans son article 21 : « Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (…) il donne son avis au syndic ou à l’AG sur toutes questions concernant le syndicat pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. » Tous sont conscients de leur rôle de relais impliquant une collaboration étroite avec le syndic. « Sauf exception, le professionnel n’habite pas l’immeuble et aussi compétent et vigilant soit-il, il ne pourra être avisé des dysfonctionnements survenant au quotidien ou des petites négligences des prestataires que via le conseil, ou éventuellement, le gardien de l’immeuble », observe Jérôme Vayssières, gestionnaire de l’immeuble neuilléen. Mais collaboration ne veut pas dire subordination. « Dans l’immeuble que j’habitais précédemment, j’étais stupéfait de constater que le conseil syndical attendait le signal du syndic pour se réunir et ses consignes pour agir », s’indigne a posteriori l’un de nos présidents. Dans les quatre copropriétés analysées, le conseil s’est donné une entière autonomie de fonctionnement, le gestionnaire n’étant convié aux réunions que lorsque sa présence est jugée nécessaire. Étant entendu que, sauf urgence absolue, le conseil ne prend aucune initiative engageant le syndicat sans en référer au syndic. Et nos quatre gestionnaires semblent parfaitement au diapason avec cette vision des choses.

Des conseillers syndicaux organisés et disponibles

Un bon syndic, c’est aussi, et au moins autant, un conseil syndical impliqué. Nos présidents témoins sont retraités, à l’exception de Jean Gérothwohl, pourtant président du conseil dans l’immeuble le plus important, qui exerce une activité professionnelle mais se fait assister par son épouse. Anne Anfray, qui vient tout juste de franchir le cap de la retraite, reconnaît la difficulté de la mission, tant que l’on est absorbé par des activités professionnelles, et insiste sur la nécessité de déléguer : « Avec un immeuble qui compte une centaine de copropriétaires, il faut dégager du temps, ce que j’ai réussi à faire depuis douze ans. Mais c’est aussi et surtout une question d’organisation. Habitant le bâtiment A, j’ai presque mon alter ego au bâtiment B, ce qui me décharge d’une partie des problèmes techniques et je me repose sur un autre conseiller pour le volet comptabilité », explique-t-elle. Pour les aider dans leur tâche, deux de nos syndics mettent systématiquement en ligne les comptes du syndicat, le conseil syndical pouvant y accéder via le site du professionnel, grâce à un mot de passe et un identifiant.
Pour optimiser l’organisation, « chaque conseiller devrait se saisir d’un ou deux dossiers et les traiter à fond avant de rendre compte de son travail aux autres », observe Lothaire Salez. Mais, la prise en charge des missions est souvent le fait de binômes ou de trinômes particulièrement actifs au sein du conseil, alors que les autres membres sont plus en retrait.

L’information doit circuler librement

Dans nos quatre copropriétés, la circulation de l’information entre les conseillers est aussi bien balisée que le partage des tâches. La fréquence des réunions du conseil varie selon la taille de l’immeuble, mais tous ont des rendez-vous préprogrammés et se réunissent hors du planning défini si un problème inattendu se présente. Toutes les réunions font l’objet d’un compte rendu écrit dont le syndic sera destinataire. « Il est important de consigner les décisions prises, les objectifs à atteindre et de préciser qui s’engage à faire quoi. Faute de quoi les meilleures intentions risquent de reste lettre morte », souligne Anne Anfray.
Symétriquement et de manière systématique, les syndics avisent le conseil syndical de tout ce qui peut concerner le syndicat. « Dès que je reçois un courrier ou un devis destiné au syndicat, il est scanné et adressé immédiatement au président. Qui jugera s’il est nécessaire ou non de le diffuser auprès des autres membres, voire plus largement. Dans les immeubles
où il existe des tensions au sein du conseil, je diffuse les informations auprès de l’ensemble des conseillers afin qu’aucun d’entre eux ne se trouve écarté des débats par la volonté d’un autre ou des autres. Sauf cas d’urgence, lorsqu’une décision est à prendre, j’attends que l’ensemble du conseil se prononce de manière collégiale », détaille Marc Petitjean, gestionnaire de l’immeuble du XVIe.
Être attentif aux demandes et privilégier le dialogue, se faire connaître (et reconnaître) des autres copropriétaires, partager l’information et favoriser la concertation… une bonne gestion passe par une bonne communication, nos présidents en sont convaincus. « En cas de troubles de voisinage comme des nuisances sonores, une note formulée avec un peu d’humour et affichée dans le hall de l’immeuble fait souvent plus d’effet qu’un rappel administratif émanant du cabinet du syndic », constate Lothaire Salez.
« Inviter un copropriétaire à exposer son problème ou ses griefs au cours d’une réunion de conseil peut désamorcer bien des tensions », observe, pour sa part, Anne Anfray. En cas de gros travaux à envisager, Jérôme Vayssières propose un remède préventif aux AG houleuses et interminables : ouvrir une réunion du conseil syndical (programmée un samedi) aux copropriétaires qui veulent s’informer pour être mieux à même de décider. Quant à Lothaire Salez, il insiste sur le circuit de communication : « Il faut parvenir à faire comprendre que les petites doléances des copropriétaires doivent transiter par le conseil ou par le gardien, qui en référera au conseil ou agira directement pour les dysfonctionnements mineurs (panne d’ascenseur, lampe grillée, etc.). Ce qui permet de ne pas solliciter inutilement le syndic. » Mais réciproquement, le conseil doit associer les copropriétaires aux décisions importantes et ne pas laisser s’installer l’autocratie. Déposer les gros dossiers, ou des échantillons s’agissant d’un choix d’ordre esthétique, en libre consultation à la loge permet ainsi à chacun de s’informer des projets en cours afin de pouvoir s’exprimer par la suite en connaissance de cause.

Prendre en charge les petits travaux et anticiper les gros chantiers

Pour les petites interventions, une minuterie défaillante par exemple, ou en cas d’urgence, nos conseillers syndicaux ont adopté des pratiques très similaires d’un immeuble à l’autre. Hélène Soulodre en égrène les étapes : « Prise de rendez-vous directe avec une entreprise présélectionnée ou déjà prestataire attitré de l’immeuble, envoi simultané d’un mail au syndic pour lui demander d’adresser un ordre de service à l’entreprise. Ensuite, c’est soit notre gardienne, soit un membre du conseil qui reçoit l’artisan dépêché pour l’intervention. » Ce qui permet de garder une trace de son passage, consigné dans le cahier de loge ou validé par la signature d’un bon d’attachement que l’entreprise devra joindre à sa facture. À la réception de la facture par le syndic, celui-ci avisera le conseil de son montant afin de vérifier qu’il correspond au travail effectué. En cas d’établissement d’un devis préalable, nos syndics ont adopté un principe destiné à prévenir toute contestation après facturation : « Nous soumettons presque tous les devis à nos conseils syndicaux. Et ce, quel que soit le seuil voté en AG à partir duquel le syndic a une obligation de consultation du conseil », soulignent les professionnels.
Quant aux présidents, ils ont pour principe de ne jamais se départir de leur esprit critique : « Il est curieux de noter comme les prix ont tendance à se voir affectés d’un multiplicateur dès que c’est une copropriété et non un particulier qui sollicite un devis », ironise Jean Gérothwohl. Pour les gros travaux, aucun des quatre syndicats n’a jugé utile de constituer un fonds de prévoyance. Conseils et syndics jouent, de concert, la carte de l’anticipation : les copropriétaires connaissent, si ce n’est le coût exact, du moins l’étendue des chantiers qui les attendent. À l’exception de l’immeuble le plus récent, ils ont tous effectué des travaux lourds au cours des cinq dernières années : ravalement, ascenseur, toiture, réseau d’alimentation en eau… Et la procédure est rodée : élaboration du projet en réunion de conseil syndical, sondage du terrain en AG. Puis, sollicitation de plusieurs maîtres d’œuvre ou appel d’offres vers plusieurs entreprises sur la base d’un cahier des charges préétabli. Le syndic ou le maître d’œuvre dressera ensuite un tableau récapitulatif des offres, qui sera soumis au conseil, puis à l’AG. Dans nos copropriétés témoins, les entreprises interrogées sont à la fois celles qui travaillent pour le syndic et celles recommandées par les membres du conseil, voire par certains copropriétaires. « Même si, dans notre cas, c’est souvent l’entreprise suggérée par le syndic qui est retenue, pas question de s’abstenir de négocier pour autant », précise Jean Gérothwohl. « Les entreprises proposées par le syndic doivent montrer patte blanche », affirme de son côté Lothaire Salez. Ainsi, les deux immeubles dotés des ascenseurs les plus anciens, dont la maintenance était confiée à des majors du secteur, ont-ils mené la même démarche en parallèle : un appel d’offres avec quatre entreprises en lice. Mais ils ont abouti à une solution différente : dans l’immeuble du XIIIe arrondissement, l’ascensoriste en place a été évincé au profit d’une petite entreprise et le montant des travaux divisé par deux, moyennant négociations et suppression des prestations inutiles. Tandis que l’immeuble de Neuilly a conservé son ascensoriste, après lui avoir fait réduire substantiellement son devis initial.

Jusqu’où le conseil syndical doit-il s’impliquer dans le suivi des travaux ?

Nos conseils sont divisés quant à la nécessité, ou non, de recourir à un maître d’œuvre. Deux d’entre eux se disent moyennement satisfaits de leur architecte habituel mais continuent recourir à lui. Le troisième ne voit pas d’inconvénient à changer de maître d’œuvre à chaque chantier. Et le dernier espère pouvoir s’en passer grâce aux compétences conjuguées d’un conseiller syndical et du syndic, tous deux anciens professionnels du BTP. Ce qui pose une question épineuse : comment rétribuer le syndic sur les gros travaux, selon qu’il assure uniquement la gestion administrative et comptable du chantier, ou qu’il s’implique davantage, en prenant en charge, totalement ou partiellement, son suivi technique. Entre conseillers et syndics, les négociations sont parfois âpres, surtout à propos des chantiers dont le montant est important et sur lesquels les copropriétaires estiment que le pourcentage devrait être dégressif.

Vigilance accrue sur les contrats et les prestataires

Les contrats au long cours, trois pour la plus petite copropriété mais autour d’une dizaine pour les autres, représentent une part importante du budget courant. Conseillers syndicaux et syndics nous ont dit avoir résilié les contrats superflus. Un exemple : la maintenance d’un digicode moyennant 300 euros par an alors que c’est le prix d’un matériel neuf, pose comprise… À supposer que le contrat soit opportun, encore faut-il s’assurer que la prestation est bien effectuée, grâce à la tenue d’un cahier d’intervention dans lequel les passages sont consignés par le gardien ou un membre du conseil. À tout le moins faut-il vérifier les étiquettes apposées et datées par les prestataires. C’est ainsi que le contrat d’entretien des trappes de désenfumage dans l’immeuble du XIVe et l’entretien des toitures terrasses dans celui du XIIIe ont été résiliés et la prestation non réglée, le prestataire ne s’étant pas manifesté au cours de l’année. « Mais combien de copropriétés continuent-elles à payer des contrats dont les clauses ne sont pas respectées ? » s’interroge Lothaire Salez, après s’être aperçu que le chauffagiste facturait l’approvisionnement en sel de l’adoucisseur d’eau collectif sans l’approvisionner ! Le principe est le même pour le personnel d’immeuble : analyser les besoins, examiner le contrat en cours, adapter, si possible, les UV du gardien ou le temps de présence de l’employé d’immeuble aux tâches qu’il doit accomplir :
« Très efficace, notre gardienne, employée à temps partiel, nous coûte à peine plus cher qu’une entreprise de nettoyage », fait valoir Hélène Soulodre. Et Jean-Christophe Vivarelli confirme l’utilité de la (re)mise en concurrence à l’aide d’un exemple récent : une copropriété qui s’était vu infliger une majoration de 130 % de sa prime d’assurance par la compagnie en place a sollicité un autre assureur qui lui a proposé, à garanties égales, une prime légèrement inférieure à celle qu’elle payait avant application de l’augmentation !
Reste le contrat le plus délicat à aborder avec le syndic : le sien propre. S’il est normal que le montant de ses honoraires par lot soit plus élevé dans les plus petits immeubles, un forfait de base de plus de 200 euros  TTC par lot et par an devrait faire réagir les copropriétaires. Surtout si la copropriété ne dispose pas de compte séparé et si le coût des photocopies et l’affranchissement du courrier non recommandé ne sont pas inclus. Les copropriétaires auraient parfois intérêt à négocier le forfait en fonction de leur nombre physique, et non du nombre de lots, le résultat final pouvant se révéler différent. Enfin, ils doivent rapprocher, en fin d’exercice, la tarification prévue au contrat de la facturation réelle des prestations annexes. En effet, certains syndics prévoient dans leur contrat des vacations qu’ils n’appliquent pas, alors que d’autres ont la main lourde sur les honoraires qui n’ont plus d’accessoires que le nom.

Que retenir de notre enquête ?

Nos lecteurs l’auront compris, les copropriétaires ont souvent le syndic qu’ils méritent, car il n’y a pas de syndic efficace sans conseillers syndicaux impliqués, déterminés, organisés et… lucides. S’il nous est arrivé de croiser des copropriétaires satisfaits de leur syndic qui avaient peu de raisons de l’être, nous avons aussi rencontré des copropriétaires insatisfaits de leur syndic mais incapables d’analyser les causes de leur mécontentement. Si c’est votre cas, prenez le temps de vous interroger sur la façon dont votre conseil syndical s’acquitte de sa mission. Le professionnel n’est pas toujours le seul à blâmer.

Françoise Juéry


Mots-clés :

CONSEIL SYNDICAL DE COPROPRIETAIRES , COPROPRIETE , SYNDIC DE COPROPRIETE




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