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Et si vous rangiez vos papiers dans un coffre-fort numérique ?

Et si vous rangiez vos papiers dans un coffre-fort numérique ?
Décembre 2010
Le Particulier n° 1055, article complet.
Auteur : FERRON (Aurélien)

Bulletins de paie, factures, contrats d’assurance… Il peut être judicieux de déposer ses documents privés dans un coffre-fort numérique accessible à distance. Il faudra tout d’abord les numériser et s’assurer que le stockage est sécurisé.

En mars dernier, des scientifiques français membres de l’Académie des sciences et de l’Académie des technologies ont publié un rapport détonnant : les outils utilisés par le grand public pour sauvegarder leurs données numériques (disques durs, CD, DVD ou clés USB, voir p. 79) sont loin d’être fiables (« Longévité de l’information numérique », éditions EDP Sciences, 14 €). « Aucun support actuellement commercialisé ne peut garantir une bonne conservation au-delà de 5 ou 10 ans environ », alertent-ils. Alors que beaucoup d’utilisateurs ont déjà été confrontés à un « crash » de leur disque dur, entraînant la perte définitive des données qui y étaient enregistrées, la faible durée de vie des CD ou DVD semble moins connue, certains fabricants vantant encore une fiabilité de plusieurs décennies. Pourtant, différentes études menées par le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) ou les Archives de France ont pu démontrer que 10 à 20 % des CD étaient illisibles 3 à 5 ans à peine après avoir été gravés, leur durée de vie étant extrêmement variable (de 1 an à plus de 10 ans). Comment, dès lors, faire en sorte que vos photos numériques, e-mails ou factures électroniques ne disparaissent pas du jour au lendemain ? L’une des solutions consiste à sauvegarder vos données sur plusieurs supports différents (un disque dur externe et des DVD, par exemple) puis de vérifier une fois par ans, ou tous les 2 ans, qu’elles sont encore lisibles. Tous les 4 à 5 ans, il est également recommandé de sauvegarder à nouveau ces mêmes documents sur des supports neufs et de technologie plus récente. Rappelons que, dans les années 1980, les données informatiques étaient stockées sur des disquettes souples (de 5 pouces un quart), remplacées dans les années 1990 par des disquettes rigides (de 3 pouces et demi), deux supports qui ne sont plus lisibles par les ordinateurs les plus récents du marché…

Comme un compte bancaire en ligne

Pour proposer une solution sécurisée à l’archivage, sont apparus ces dernières années des coffres-forts numériques. Il s’agit de services en ligne parfois gratuits, mais généralement facturés quelques euros par mois (voir p. 82-83), qui vous proposent un espace personnel sur internet. Le coffre-fort se présente comme un compte bancaire en ligne, l’adresse est sécurisée (elle débute par https://), vous y accédez en inscrivant votre identifiant et un mot de passe. Pour y déposer un fichier (texte, tableur, photo…), il suffit de le transférer dans le coffre-fort directement depuis son ordinateur. Une opération simple et rapide pour les documents dont le poids n’excède pas quelques centaines de kilooctets (voir p. 79 pour savoir à quoi cela correspond). Pour les fichiers plus volumineux (comme les photos, dont la taille est souvent comprise entre 2 et 4 mégaoctets), la sauvegarde peut prendre plus de temps, la vitesse de téléchargement variant, selon la qualité de votre connexion internet, entre quelques dizaines de secondes et une minute. Quant aux documents ou photos « papier », il convient préalablement de les numériser à l’aide d’un scanner ou d’une imprimante proposant cette fonction, idéalement en format « PDF » (Portable Document Format), qui préserve la mise en forme des documents quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour les visualiser ou les imprimer.

Tous ses dossiers administratifs rassemblés en un même endroit

L’intérêt des coffres-forts numériques ne se limite pas à la sauvegarde à distance. Ils peuvent également faire office de « porte-documents » où ranger et classer tous ses « papiers » importants ensemble. Pour justifier du versement d’une prestation ou faire valoir ses droits à la retraite, par exemple, il est nécessaire de conserver des papiers personnels pendant un certain nombre d’années et parfois à vie (voir tableau p. 80). Bulletins de salaire, factures, contrats d’assurance, déclarations, justificatifs et avis d’imposition… comme dans un ordinateur, tous ces documents peuvent être triés dans des dossiers ou sous-dossiers classés par grandes catégories (logement, travail, factures…) ou de manière plus précise (abonnement téléphone mobile, internet…). Le mode de classement proposé par défaut peut, bien entendu, être modifié. Autre atout : il est possible d’accéder à un coffre-fort numérique 24 heures sur 24, partout dans le monde, depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Ce qui peut se révéler intéressant dans certaines circonstances, notamment en cas de vol de papiers à l’étranger ou de sinistre survenu à domicile (voir p. 81). Sans oublier que des cartons d’archives peuvent s’égarer.

Les originaux signés doivent être conservés

L’archivage des documents dans un coffre-fort numérique ne dispense pas de garder précieusement certains originaux. « Pour faire simple, il est indispensable de conserver les originaux de ses papiers signés, les signatures conférant toute leur valeur juridique aux documents, explique Éric Caprioli, avocat au barreau de Paris, spécialiste en technologies de l’information et informatique. Les documents non signés peuvent, en revanche, être détruits, mais à condition d’en conserver une copie numérique. » Dans cette seconde catégorie figurent, par exemple, les factures, les bulletins de paie ou les relevés de compte bancaire. Comme ces pièces ne sont pas signées, il ne s’agit, d’un point de vue juridique, que de « commencements de preuve par écrit » n’ayant ni la valeur d’un original, ni même celle d’une copie, mais sur lesquelles il est possible de s’appuyer pour contester, par exemple, un paiement ou une erreur de facturation. Même s’il est impératif de conserver les originaux des documents signés (contrats de travail ou d’assurance, bons de garantie…), il n’est pas inutile d’en faire une copie numérique. En cas de disparition d’un original, la version numérisée du même document peut être tout aussi valable, sauf si son existence ou son contenu sont contestés (par l’employeur s’il s’agit d’un contrat de travail ou par l’assureur s’il s’agit d’un contrat d’assurance). En cas de litige, seul un juge peut décider de prendre le document numérisé en considération, ou, à l’inverse, de le rejeter s’il soupçonne qu’il est le résultat d’un montage, par exemple. Par ailleurs, cela facilite l’obtention d’un duplicata (permis de conduite, pièce d’identité) en cas de perte ou de vol.

Attention à la sécurisation des données

Pour vous aider à choisir le bon service de coffre-fort numérique, nous avons sélectionné cinq prestataires (voir p. 82-83) qui nous semblent parmi les meilleurs du marché : trois sont des petites structures privées dynamiques (e-coffrefort, Myarchivebox et Sécuribox), deux autres, plus récents, ont été lancés par des grands groupes : Allianz Protect conçu par Allianz et distribué par Air France et le Coffre-fort de MMA. D’autres produits devraient suivre, comme Digiposte (de La Poste), actuellement en phase de test (www.digiposte.fr) dont le lancement officiel est prévu en début d’année prochaine.
En tête des préoccupations de ces cinq acteurs : la sécurité. Car comme votre domicile, les coffres-forts numériques ne sont pas à l’abri d’une intrusion. C’est pourquoi sont mises en avant des solutions de sécurisation sophistiquées, similaires à celles employées par les banques ou les grandes entreprises. Pour en assurer la confidentialité, les documents sont cryptés avant d’être stockés dans deux centres informatiques géographiquement distincts (pour pallier la déficience de l’un ou de l’autre) gérés par des spécialistes comme Atos Worldline, CDC Arkhinéo ou IBM et protégés contre les intrusions ou les incendies. Par ailleurs, les serveurs hébergeant les données font eux-mêmes l’objet de sauvegardes régulières dans un troisième site, également géographiquement différent. Toutes les précautions semblent donc prises pour s’assurer que les documents confiés ne disparaissent pas ni ne soient altérés, même si la plupart des prestataires (à l’exception notable d’e-coffrefort, proposé par l’Office français pour la sécurité et l’archivage des documents) se refusent contractuellement à voir leur responsabilité mise en jeu en cas de perte ou de destruction des documents qui leur sont confiés.
Vous avez tout de même intérêt à prendre certaines précautions pour parer les intrusions dans votre coffre-fort. Comme pour l’accès à un compte bancaire en ligne (voir le n° 1052 du Particulier, p. 39), il faut choisir un mot de passe difficile à deviner (s’abstenir de prendre sa date de naissance, par exemple), éviter qu’il soit identique à ceux déjà utilisés pour accéder à d’autres sites et ne pas le consigner dans un document conservé sur son ordinateur. Vous devez aussi être conscient que votre prestataire peut très bien cesser son activité. L’un des pionniers du coffre-fort numérique (Foreversafe) a ainsi mis la clé sous la porte fin 2007. Deux années après son lancement, LCL a également cessé de commercialiser son e-coffre fin 2009, faute de demandes suffisantes. Pour se prémunir contre une fermeture du service, il est donc recommandé de sauvegarder régulièrement sur son propre disque dur les données stockées dans un coffre-fort.

Les offres gratuites de stockages ne sont pas toujours adaptées

Nous vous déconseillons, en revanche, les offres de stockage gratuites (mais toujours limitées en taille) proposées par certains fournisseurs d’accès à internet (Orange, SFR…) ou par de grands noms du secteur de l’internet (Google, Microsoft…). Elles se révèlent peu adaptées à l’archivage de documents importants sur de longues périodes. Dans les conditions générales de l’offre de SFR, baptisée « 9 Giga », on peut ainsi lire que ce service « n’a pas pour objet de stocker des données ayant une valeur importante ». Et dans celles de « Mes données » d’Orange, il est expliqué qu’afin « d’éviter la perte ou l’altération de ses contenus », l’utilisateur doit avoir « effectué une sauvegarde sur un support fiable et pérenne » avant d’utiliser ce service. Enfin, les services de coffres-forts numériques proposés depuis plusieurs années par quelques banques comme les Caisses d’épargne (Webcoffre), le Crédit mutuel Centre-Est-Europe (Coffre numérique) ou le Crédit mutuel Arkéa (Domi-Confidens) sont peu attractifs. Leurs prestations sont plutôt basiques (elles ne proposent guère de service associé) et onéreuses. Il en coûte généralement 1 € par mois pour disposer d’1 gigaoctet de stockage.

Certains opérateurs numérisent eux-mêmes les documents

Pour proposer à leurs clients plus qu’un simple stockage sécurisé, les distributeurs de coffres-forts numériques multiplient les services annexes. Ainsi, aux personnes rebutées à l’idée de devoir scanner de nombreux documents, des sociétés offrent de s’occuper de la numérisation (Myarchivebox propose les services les plus étoffés en la matière). Il suffit de leur faire parvenir par courrier les documents concernés. Certaines (Myarchivebox et Sécuribox) vont même jusqu’à envoyer un technicien pour numériser les documents à domicile. Il est également possible, sur quelques coffres-forts, de rapatrier automatiquement les factures et documents électroniques qui sont envoyés par certains fournisseurs ou services publics. Vous pouvez disposer de ce service sur e-coffrefort, Myarchivebox et Sécuribox (ce dernier proposant l’offre la plus large à l’heure actuelle). Il suffit de leur confier les identifiants et mots de passe des sites émetteurs et, dès leur apparition, vos factures de téléphonie mobile et d’accès à internet (Free, Numericable, Orange, Bouygues Telecom, SFR…), d’énergie (EDF, GDF, Powéo…) ou encore d’achats sur des sites d’e-commerce (Amazon, Cdiscount, Pixmania…) sont automatiquement mises au coffre. Vos relevés de prestations de Sécurité sociale pourront être récupérés de la même manière dès leur émission sur ameli.fr ainsi que vos avis de prélèvements ou vos attestations fiscales sur cesu.urssaf.fr ou pajemploi.urssaf.fr. Tous les prestataires se refusent toutefois pour l’instant à récupérer les données de sites sensibles et notamment les relevés bancaires. L’intérêt de ce service d’archivage automatique est double. Vous disposez de l’ensemble de vos documents à un même endroit et vous conservez l’historique de vos factures sur de longues périodes. Étant donné que les opérateurs de téléphonie mobile ne mettent à disposition dans leur espace client qu’un an de factures (correspondant aux délais de prescription applicables) et que le site de l’Assurance maladie recense les prestations versées sur les 6 derniers mois seulement, il peut s’avérer intéressant d’avoir à disposition un historique plus long. La plupart des coffres-forts numériques proposent également de convertir tous les documents archivés en format PDF/A (ou PDF Archive), un dérivé du format PDF reconnu au niveau international comme le plus adapté à l’archivage de long terme. Alors que rien ne dit que l’évolution des logiciels rendra possible la lecture d’un document en format Word ou Excel dans plusieurs décennies, le format PDF/A, lui, devrait perdurer (effectuer soi-même la conversion nécessite d’acheter un logiciel).
Autre service souvent proposé par les prestataires : un coffre-fort multi-utilisateur. Cette formule peut intéresser une famille. Chaque membre ayant son propre espace de stockage sur internet et partageant un espace commun avec le reste de la famille. Il est également souvent possible de mettre en place des alarmes sur un coffre-fort (à définir soi-même au préalable). Grâce à ce service, vous serez automatiquement averti par e-mail lorsque votre passeport arrivera à échéance ou lorsque vos appareils électroménagers seront en fin de garantie. Enfin, Allianz Protect inclut, dans sa version Premium, des prestations d’assistance (notamment médicales) à l’étranger, ce qui peut être utile si vous n’en disposez pas, par ailleurs, via votre multirisque habitation par exemple.

Vers un coffre-fort numérique pour tous ?

Comme la plupart des Français disposent aujourd’hui d’une adresse e-mail, de nombreux spécialistes sont persuadés qu’il en sera de même pour les coffres-forts numériques d’ici quelques années. Une réalité qui commence à prendre forme pour les salariés d’entreprises : suite à la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009, les employeurs peuvent remettre les bulletins de paie sous forme électronique, à condition de pouvoir « garantir l’intégrité des données » (art. L. 3243-2 du code du travail). Beaucoup d’entreprises font appel à des sociétés spécialisées (parmi lesquelles figurent celles de notre sélection) afin que leurs salariés y disposent d’un coffre-fort où est envoyé, tous les mois, leur bulletin de paie. Dans la mesure où le document est stocké directement dans le coffre par l’émetteur et où son intégrité est garantie (les technologies associées peuvent démontrer, si besoin, qu’il n’a pas été modifié depuis son dépôt), cet écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur papier, respectant ainsi les dispositions de l’article 1316-1 du code civil. À l’avenir, sans doute, les polices d’assurance, factures et papiers administratifs seront tous transmis de cette façon.

Aurélien Ferron


Mots-clés :

CD ROM , COFFRE FORT , DOCUMENT ADMINISTRATIF , DVD , FACTURE , INFORMATIQUE , INTERNET




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