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Dix logiciels à moins de 100 € pour vous assister dans votre gestion locative

Dix logiciels à moins de 100 € pour vous assister dans votre gestion locative
Octobre 2010
Le Particulier Immo n° 268, article complet.
Auteur : PHILIPPE (Nathalie)

Gérer ses biens implique de la rigueur, mais aussi du temps passé. Celui-ci peut être réduit, par l’utilisation d’un logiciel had hoc. Nous avons testé pour vous quelques produits disponibles sur le marché.

Conseils
- Définissez vos besoins et comparez les produits.
- Entraînez-vous en téléchargeant le logiciel avant de l’acheter.
- Vérifiez que les modèles fournis sont conformes aux textes réglementaires.

Avec un ou deux biens à gérer, le bailleur a en général tout sous contrôle. Les choses se compliquent lorsque son patrimoine s’accroît. La solution peut alors être un logiciel, un outil pour consigner les informations clés et se reposer sur un tableau de bord ­fiable, capable de suivre les locations. Avis, quittances, relances ou régularisation des charges…, autant de tâches que l’on aimerait, à l’ère du tout bureautique, partager avec son ordinateur – voire lui déléguer entièrement.
Dans le but de trouver l’assistant de gestion adéquat, nous avons téléchargé tous les logiciels qui nous paraissaient adaptés aux particuliers et les avons testés pour vous (voir tableau p. 32-33). Notre étude s’est volontairement limitée à une sélection de logiciels simples à utiliser, adaptés au particulier et commercialisés à petit prix. Cela nous a amenés à écarter un certain nombre de produits. En premier lieu, ceux qui requièrent une connaissance informatique trop pointue (le téléchargement préalable d’autres applications, une utilisation trop technicienne, pas assez intuitive, ou exigeant une formation préalable…). Ensuite, nous avons éliminé l’offre professionnelle en ligne ou non (agences, ou agences sur Internet), même mixte, car un excès de fonctionnalités nuit à celle recherchée par un particulier ou une petite SCI. Enfin, nous avons exclu les logiciels dont les frais de licence excèdent 100 euros, afin de rester dans une limite d’investissement raisonnable pour un outil utilisé dans la sphère privée.

Un logiciel, pour quoi faire ?

Un certain nombre de tâches incombant aux bailleurs peuvent être informatisées. Les informations concernant les biens locatifs concernés,tout d’abord : les logiciels présents sur le marché permettent de stocker les informations clés concernant les locaux loués (adresse, numéro de lot, coordonnées du syndic, codes…) ; les locataires (état-civil, adresse antérieure, contrat de travail, revenus…) et les baux (date de signature et d’effet, type de bail, montant du loyer et des charges, clauses particulières…). Ces logiciels prennent aussi en charge la gestion des loyers (édition d’avis de loyers, suivi des paiements, édition de quittances, lettres de relance, de révision du loyer, etc.) et des charges (charges de copropriété, détail des charges déductibles, régularisation des charges, bilans par bien, etc.). Ils ont également la capacité de fournir un certain nombre de documents types (baux, états des lieux, etc.) Des calculateurs intégrés ou en ligne viennent compléter cette offre (indexation des loyers, calculs pour les formulaires fiscaux, etc.). Courriers types et relances, lorsqu’ils sont inclus dans le logiciel, peuvent être personnalisés (formules de politesse, signature etc.), ce qui permet d’en simplifier l’édition.
Tous les produits ne contiennent toutefois pas l’ensemble de ces fonctionnalités (voir notre banc d’essai, p.32-33). Selon la palette qu’ils présentent, on peut les classer en deux catégories : les logiciels de suivi, très simples, plutôt conçus comme base de données, aide à la gestion et aide-mémoire. Et les logiciels assistants de gestion. Plus complets, ces derniers fournissent des documents types, qui s’accompagnent ou non de mises à jour, payantes ou gratuites.
Un point capital : les modèles et documents proposés doivent toujours être conformes aux textes législatifs et réglementaires. Même si des mises à jour sont prévues, un suivi de l’actualité est indispensable. La plupart du temps, il est d’ailleurs possible de modifier le document initial, proposé au format Word.

Des sites d’agences offrent aussi leurs services

Alternative aux logiciels à télécharger moyennant le paiement d’une licence, il existe des services d’agences virtuelles très simples à utiliser sur Internet, qui proposent au bailleur de le guider tout au long de sa location après abonnement. Ils sont gratuits ou payants selon les cas.
Ces sites ne doivent leur viabilité qu’à leurs partenariats avec de nombreux acteurs de l’immobilier : compagnies d’assurances (loyers impayés…), diagnostiqueurs immobiliers (diagnostics à annexer au bail), établissements ­bancaires, autres experts… Ils vous paraîtront donc très commerciaux. Les demandes de devis restent bien entendu sans engagement. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation étant leurs points forts, ces services en ligne sont une alternative aux logiciels à considérer.

Le produit idéal reste  à inventer

Étrangement, nous n’avons pas trouvé le logiciel idéal, même si plusieurs d’entre eux ont retenu notre attention. Tout laisse en effet à penser qu’il reste encore de la place pour une offre de logiciels à la fois conçus selon les besoins spécifiques des propriétaires bailleurs, et aussi agréables à utiliser qu’un bon site Internet d’une banque par exemple. Les interfaces des logiciels de gestion locative, produits de niche, sont souvent bien moins intuitives et esthétiques que celles des logiciels grand public.
Les logiciels testés sont donc, malgré leur valeur d’utilitaire avérée, dénués des mises en pages design et intuitives auxquelles les évolutions technologiques donnent aujourd’hui accès.
Même si la convivialité et l’ergonomie restent donc généralement un point faible pour cette catégorie de logiciels, il existe bel et bien une offre susceptible d’intéresser le propriétaire bailleur, personne physique ou petite SCI, moyennant un investissement relativement faible, sachant que les frais d’achat de logiciels ou d’abonnements en ligne sont déductibles des revenus fonciers.

Comparez pour trouver ce qui vous convient vraiment

Si vous souhaitez compléter ou approfondir ce banc d’essai et tester par vous-même l’offre existante, soyez vigilants notamment si vous recherchez des conseils sur les forums d’Internet : concernant le sujet des logiciels de gestion immobilière, les « faux utilisateurs très satisfaits » rôdent sur la toile, trop souvent promoteurs de leur propre offre ou de celle d’un proche. Les professionnels en démarchage sont ainsi presque plus nombreux que les particuliers,en quête de bons conseils : méfiance, donc, si les commentaires vous semblent trop complaisants pour être honnêtes.
Si vous êtes décidé à tester un logiciel, faites-vous votre propre idée en téléchargeant d’abord une version d’essai gratuite. Vous pourrez ainsi vérifier que vous êtes à l’aise avec l’environnement du logiciel et ses fonctionnalités avant d’acheter la licence.

Les risques à ne pas sous-estimer avec le numérique

Certains problèmes, il faut le savoir, sont inhérents à ce type de support numérique et des précautions sont à prendre.

Une actualisation insuffisante de documents qui vous engagent, tels que les baux.

Le contenu et la validité d’un contrat de location sont des points trop importants pour être entièrement délégués à votre nouveau logiciel. Même mis à jour, il peut présenter un risque d’erreur lorsqu’il met à disposition des modèles de baux. Vous seul serez responsable en ce cas, alors mieux vaut relire ces documents avec une grande attention.
Si votre logiciel ne propose pas de modèles types de baux, ce n’est donc pas forcément un handicap.

Quelques e-mails de relance ou de quittances intempestifs à votre locataire.

Certains logiciels génèrent directement par e-mail ce type de courriel sur un simple clic… Tant que vous ne maîtrisez pas suffisamment votre outil, évitez de renseigner, dans un premier temps, les adresses e-mail, ou mieux encore, entrez la vôtre à la place pour faire les tests ­préalables qui s’imposent.

La pérennité du logiciel et sa stabilité dans votre système 

Imprimez régulièrement vos fiches d’informations clés et la synthèse de vos suivis de gestion, que vous consignerez dans un dossier d’archive. Si votre logiciel disparaît un jour du marché (avec ses mises à jour), ou si votre disque dur rend l’âme, vous vous féliciterez de votre prévoyance.

La perte de vos données non stockées sur disque dur

C’est le risque à courir avec un logiciel ou des services d’agence en ligne, qui peuvent verrouiller vos données du jour où certains services deviennent payants, ou trop chers… Dans ce cas, stockez tout sur votre disque dur et/ou pensez à archiver des impressions sur papier de temps en temps. Vous pourrez ainsi changer de prestataire sans trop de concessions.
Muni de ces informations, vous voilà paré pour vous mettre en quête de ce qui vous convient le mieux et pour l’utiliser, bien sûr, de manière optimale.

Nathalie Philippe

 

 

 


Mots-clés :

GESTION LOCATIVE , INFORMATIQUE , LOCATION IMMOBILIERE , LOGICIEL DE GESTION PERSONNELLE , PRIX




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